3 trở ngại của việc đưa ra quyết định quản trị đúng đắn

Một báo cáo vào năm 2011 của Gartner Inc. cho rằng thời đại chúng ta đang sống là "thời đại của thông tin", và đối với doanh nghiệp, "sự tận dụng triệt để các tài sản thông tin chính là yếu tố quyết định thành công, và doanh nghiệp nào có khả năng khai thác tối đa sự thông hiểu này sẽ có được lợi thế rất lớn trong thế giới kinh doanh toàn cầu." Tuy nhiên, viễn cảnh đó vẫn còn rất xa đối với các doanh nghiệp Việt Nam, nơi mà thông tin tràn ngập trên các phương tiện truyền tải nhưng lại thiếu hụt các công cụ xử lý thông tin đúng đắn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về 3 trở ngại lớn nhất của việc ra quyết định quản trị - nguyên nhân chính gây ra sự sút giảm hiệu suất doanh nghiệp.

Tốc độ truy cập vào thông tin kinh doanh chậm

Khối lượng dữ liệu một công ty nhận được hàng ngày là khổng lồ vì chúng đến từ rất nhiều bộ phận trong toàn công ty. Đó là chưa kể đến dữ liệu từ bên ngoài truyền vào hệ thống. Vài doanh nghiệp không có một phương pháp rõ ràng để hệ thống các dữ liệu trên thành thông tin có ý nghĩa và phát triển chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) từ các thông tin đó.

Để có được các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản trị, doanh nghiệp cần phải trải qua 4 bước: thu thập dữ liệu thô, phân loại dữ liệu thô, phân tích dữ liệu và sàng lọc thông tin. Tuy nhiên, bước đầu tiên là nơi mà hầu hết mọi người bị mắc kẹt. Làm thế nào chúng ta có thể có được thông tin chính xác và thiết thực đúng thời điểm để ra quyết định quản trị khi mà bước đầu thu thập dữ liệu đã tốn quá nhiều thời gian như vậy? Điều này đã làm chậm lại quy trình ra quyết định, và từ đó trở thành bất lợi rất lớn ngăn cản sự phát triển của doanh nghiệp.

Hơn nữa, hầu hết các công ty Việt Nam vẫn còn đang sử dụng bảng tính Excel làm công cụ xử lý dữ liệu chính. Mặc dù bảng tính Excel dễ dàng tùy biến và bao gồm tất cả các chức năng cần thiết để hệ thống hóa dữ liệu như bộ lọc, macro, bảng pivot, biểu đồ..vv..., nhưng người dùng buộc phải bỏ ra rất nhiều thời gian để tìm kiếm dữ liệu một cách thủ công, đặc biệt là trong tình hình kinh tế suy thoái như hiện nay, khi mọi thứ trở nên khó khăn và phức tạp hơn.

Thông tin không rõ ràng, gọn ghẽ và nhất quán

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi làm thế nào để khiến thông tin kiếm được rõ ràng, gọn ghẽ hơn trước khi trình chúng lên cho người ra quyết định. Trở ngại này có thể bao gồm rất nhiều hình thức; đôi khi doanh nghiệp không có cấu trúc thống nhất cho việc hệ thống dữ liệu, gây ra khó khăn trong việc theo dõi và kiểm tra thông tin, từ đó làm sụt giảm hiệu suất chung toàn doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, kết quả khảo sát gần đây của Aberdeen cho thấy rằng mức độ hài lòng của nhân viên với tốc độ truy cập vào các thông tin cần thiết để hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị và sự đúng thời điểm của việc chuyển tải thông tin trong các doanh nghiệp hàng đầu cao hơn doanh nghiệp khác rất nhiều (Xem hình 2). Điều này đã chứng minh rằng thông tin không rõ ràng và rối rắm sẽ dẫn đến quyết định không chính xác, và từ đó làm giảm hiệu suất doanh nghiệp.

Thông tin không có tính ứng dụng

Để tôi nói rõ hơn: phương pháp ứng dụng thấu hiểu kinh doanh (BI) và công cụ phân tích thông tin cũng như động cơ xe hơi của bạn vậy. Bạn sẽ đến đích nhanh hơn nếu bạn sở hữu một động cơ có công suất mạnh hơn cùng với dịch vụ bảo trì hợp lí. Quy trình ra quyết định quản trị cũng vậy.

Vài công cụ xử lý dữ liệu, mặc dù sở hữu tính năng hệ thống dữ liệu khá tốt, nhưng vẫn thiếu khả năng chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Một khảo sát gần đây từ Forrester Consulting vào năm 2013 cho biết "71% người tham gia khảo sát nói rằng họ phải yêu cầu các nhân viên phân tích dữ liệu viết báo cáo tùy theo nhu cầu cho họ, và một lượng 36% báo cáo chuyên biệt đó đòi hỏi dữ liệu đặc biệt để đáp ứng yêu cầu."

Kết luận

Mỗi doanh nghiệp đều cần có quyết định chính xác để định hình hướng đi tương lai, và từ đó, phát triển. Cách duy nhất để cải thiện chất lượng quyết định chính là cải thiện hệ thống thông tin trước, để cung cấp thông tin thiết thực, nhất quán và ứng dụng cho người ra quyết định. Trong bài tiếp theo, chúng tôi sẽ thảo luận sâu hơn về giải pháp giúp loại trừ ba trở ngại kể trên, giúp doanh nghiệp đưa quá trình ra quyết định quản trị đến thành công.

Không muốn phải chờ đợi? Tải ngay tài liệu của chúng tôi để tìm hiểu ngay hôm nay! (Lưu ý: tài liệu được trình bày bằng tiếng Anh)