English 
Vietnamese Trong khi nhiều công ty hàng đầu đã tự động hóa quy trình quản lý chi phí thì không ít các công ty vẫn quản lý chi phí thông qua hệ thống sổ sách, bảng biểu hoặc bằng hệ thống tự xây dựng lỗi thời và tốn kém. Đã đến lúc bạn cần nói lời chia tay với những phương pháp ghi chép chi phí truyền thống. Bài viết này sẽ cho 10 lý do vì sao tự động hóa quản lý chi phí là cần thiết và không thể tránh khỏi ở những tập đoàn.
1. Không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thời gian
Rất nhiều doanh nghiệp lo lắng về chi phí khi thay đổi hệ thống, dẫn đến việc họ bị kẹt lại với hệ thống hiện tại của mình. Việc triển khai áp dụng mô hình định giá dựa trên nhu cầu có thể tiến hành vô cùng nhanh chóng và đơn giản. Quy trình này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không tạo thêm gánh nặng cho bộ phận IT và tài chính.
Cụ thể, việc liên kết các công cụ quản lý chi phí với thẻ tín dụng và việc tự động xuất dữ liệu cho các mục chi tiêu của bạn giúp bạn có đầy đủ thông tin cần có trong tờ khai yêu cầu chi tiền. Việc này giúp bạn tối ưu hóa chi phí xử lý các yêu cầu chi lên đến 78% mỗi giao dịch. Đồng thời việc có toàn bộ thông tin trong một bản kê khai sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí bằng cách cho bạn biết được mình đã chi tiền vào khoản nào, và bạn có thể yêu cầu giảm giá với nhà cung cấp nào.
2. Đưa công ty bạn vào trật tự
Việc nhận biết các quy định mới và tìm hiểu tất cả những thay đổi liên quan đến nó có thể ngốn của khá nhiều thời gian và tiền bạc. Đối với những doanh nghiệp lớn có chi nhánh tại nhiều quốc gia, rào cản ngôn ngữ và khoảng cách địa lý thậm chí còn làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn.
Quản lý chi phí tự động sẽ xóa bỏ những rủi ro xoay quanh việc tuân thủ quy định công ty. Hệ thống hoàn toàn có thể áp dụng các luật thuế phức tạp và cho phép bạn tích hợp khả năng kế toán. Thậm chí hệ thống còn giúp bạn đưa ra các dữ liệu cần thiết để báo cáo cho các khoản chi của doanh nghiệp và truy khai thuế thu nhập.
3. Quản lý dòng tiền đi
Đưa ra những quyết định sáng suốt sẽ rất khó khăn nếu thiếu thông tin. Vì vậy thông tin về những chuyến công tác và chi phí được tập hợp lại sẽ giúp việc làm báo cáo trở nên đơn giản hơn. Không chỉ đưa ra thông tin, hầu hết các hệ thống tự động đều có chức năng thực hiện những báo cáo thông minh để phân tích các chỉ số tài chính, so sánh hiệu suất quản lý chi phí hoàn trả.
Những phân tích chuyên sâu này mang tính chiến lược đối với quá trình hoàn thiện chính sách chi phí công tác cũng như xác định những lợi thế khi đàm phán với nhà cung cấp. Hệ thống tự động này cũng giúp bạn nhận diện khuynh hướng chi tiêu thông qua phương tiện vận chuyển, khách hàng, quốc gia hoặc qua chính nhân viên. Vì vậy, công ty có thể giảm thiểu được gian lận hoặc vi phạm.
4. Giảm thiểu rủi ro
Dữ liệu chính xác là điều bắt buộc đối với một hệ thống hiệu quả vì nó giảm thiểu nguy cơ gian lận. Những giải pháp tự động đảm bảo các quy định được thực hiện một cách công bằng, thống nhất và xuyên suốt. Nhân viên của bạn sẽ không có cơ hội yêu cầu những khoản chi không nằm trong chính sách. Ngoài ra, một giải pháp cho phép nhập thông tin trực tiếp từ nhà cung cấp sẽ giúp bạn lữu trữ thông tin của nhà cung cấp, tự động điền vào các mẫu cho các giao dịch sau. Việc này giúp bạn giảm được nguy cơ sai sót từ con người.
5. Quản lý chi phí công tác hiệu quả
Khi bạn sử dụng giải pháp tổng thể, mọi chi tiết về kê khai chi phí sẽ được điền sẵn trong các mẫu yêu cầu chi phí. Chẳng hạn như chi phí cho công tác. Các chuyến công tác có thể được đặt với tất cả các nhà cung cấp quen thuộc của bạn, từ các hãng hàng không, khách sạn đến công ty cho thuê xe. Bằng việc sử dụng 1 giải pháp tổng thể, bạn sẽ thấy chi phí tiết kiệm được có thể lên đến 79% cho mỗi giao dịch.
Bằng cách lưu trữ tất cả dữ liệu về các chuyến công tác và chi phí vào cùng một nơi, hệ thống sẽ giúp bộ phận Tài chính kế toán tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi đối chiếu các khoản này với chính sách và quy định mới của công ty.
Nếu bạn muốn biết nhiều hơn về hệ thống quản lý chi phí tự động, bạn có thể yêu cầu demo giải pháp của chúng tôi để xem nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.
