English 
Vietnamese Hóa đơn điện tử (e-invoicing) là quá trình trao đổi, xử lý các chứng từ giao dịch dưới dạng kỹ thuật số giữa nhà cung cấp và khách hàng. Một phương thức hóa đơn điện tử thực thụ phải hoàn toàn được số hóa, nghĩa là dữ liệu từ nhà cung cấp phải có thể được tích hợp trực tiếp vào hệ thống của người mua.
Do đó, một hóa đơn giấy được scan dưới dạng PDF không phải là một hóa đơn điện tử thực thụ vì nó còn phải được gửi bằng email, sau đó có thể phải được nhập liệu lại, quá trình này mất thời gian và có thể gây ra sai sót.
I. Sơ lược về lợi ích của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đem lại lợi ích cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Nó giúp:
- Cắt giảm chi phí
- Thúc đẩy tự động hóa
- Cắt ngắn thời gian thanh toán
- Cải tiến quy trình đối chiếu hóa đơn
- Nâng cao khả năng tuân thủ
- Ngăn chặn sai sót, thất lạc hóa đơn hay lừa đảo
- Nâng cao quan hệ với khách hàng / nhà cung cấp
- Bảo vệ môi trường
II. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với nhà cung cấp
1. Được thanh toán sớm và cải thiện dòng tiền
Sau khi nhận hóa đơn giấy hay pdf từ nhà cung cấp, công ty mua hàng phải phân loại, nhập liệu lại, và chuyển các hóa đơn này đến các quản lý bộ phận để duyệt. Quy trình này tốn không ít thời gian. Ngoài ra, còn phải kể đến khả năng hóa đơn bị thất lạc.
Ngược lại, hóa đơn điện tử sẽ có thể được truy cập ngay lập tức trên hệ thống của công ty mua hàng, và do đó có thể được phân loại và phê duyệt nhanh hơn nhiều. Kết quả là việc thanh toán diễn ra đúng hạn hơn, giúp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
2. Đối chiếu hóa đơn nhanh hơn
Quá trình đối chiếu hóa đơn đã được xuất cho các khách hàng với các khoản thu nhận được là một thách thức mà mọi nhà cung cấp phải đối mặt. Khách hàng có thể gộp nhiều hóa đơn vào một lần chuyển khoản. Bên cạnh đó, số tiền được chuyển có thể khác với tổng số tiền trong các hóa đơn vì các lí do khác nhau, như khách hàng khấu trừ vì hàng hóa hư hỏng.
Kết quả là nhà cung cấp có thể xuất 5 hóa đơn trị giá 20 triệu VND và nhận được thanh toán một lần trị giá 90 triệu đồng. Bộ phận kế toán nhà cung cấp khi đó phải liên hệ bộ phận kế toán của công ty khách hàng để làm rõ các chi tiết.
Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể gửi thông tin chi tiết kèm theo khi chuyển khoản, giúp đơn giản hóa quy trình đối chiếu.
Đọc thêm: Làm sao để thực hiện thành công tự động hóa quản lý nợ phải trả (AP)3. Cắt giảm chi phí
Đối với các nhà cung cấp, áp dụng hóa đơn điện tử giúp cắt giảm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ, xử lý và gửi hóa đơn giấy. Tính chính xác của hóa đơn điện tử cũng làm giảm nhu cầu phải gọi điện cho khách hàng.
4. Giảm sai sót và hóa đơn bị từ chối
Việc giải quyết các sai sót và hóa đơn bị từ chối tốn không ít thời gian và chi phí, và có thể dẫn đến thanh toán trễ. Với hóa đơn, dữ liệu từ hệ thống quản lý các khoản phải thu (AR) được truyền thẳng đến hệ thống quản lý các khoản phải trả của khách hàng, giảm thiểu nguy cơ có sai sót gây ra do lỗi nhập liệu. Và vì thế mà nguy cơ hóa đơn bị từ chối cũng giảm xuống.
5. Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
Chất lượng dịch vụ khách hàng được cải tiến vì hóa đơn điện tử có quá trình xử lý nhanh hơn và ít sai sót hơn. Kết quả là mức độ hài lòng của khách hàng được nâng cao.
III. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với công ty mua hàng
1. Tăng năng suất và tự động hóa
Hóa đơn giấy phải được lưu trữ, phân loại, và nhập liệu vào hệ thống quản lý các khoản phải trả (AP). Những bước này, đặc biệt là bước nhập liệu, tiêu tốn rất nhiều thời gian và vẫn có thể xảy ra sai sót.
Với hóa đơn điện tử, dữ liệu được gửi trực tiếp từ nhà cung cấp đến hệ thống kế toán của khách hàng, loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công. Nhờ đó mà các nhân viên kế toán có thể tập trung vào những hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn.
Hóa đơn điện tử cho phép bộ phận kế toán xử lý các khoản phải trả tự động hóa các bước kiểm tra, xác nhận hóa đơn trước khi chúng được đưa đến các trưởng bộ phận để phê duyệt. Các bước này đảm bảo các con số, ví dụ như VAT, là chính xác. Chúng cũng giúp xác định hàng hóa, dịch vụ được phòng ban nào mua.
Bộ phận xử lý cũng phải khớp hóa đơn với các chứng từ mua hàng khác, như hợp đồng và đơn đặt hàng. Ví dụ, giá bán trên hóa đơn phải khớp với mức giá trong hợp đồng. Hay quy cách hàng hóa phải giống với trên đơn đặt hàng.
Các bước kiểm tra, xác nhận này có thể được tự động hóa với hóa đơn điện tử.
Do quy trình nhập liệu và xác nhận được tự động hóa, nhu cầu gọi điện cho nhà cung cấp để xác nhận đã nhận được hóa đơn hay hỏi thêm về các thông tin khác cũng được giảm thiểu.
Lợi ích của hóa đơn điện tử cho các công ty mua hàng sẽ càng được thể hiện rõ nếu giải pháp hóa đơn điện tử đi kèm tính năng cổng thông tin nhà cung cấp (supplier portal). Nó cho phép các nhà cung cấp theo dõi tình trạng của hóa đơn, cũng như thông tin về quy trình phê duyệt và thanh toán.
Thông qua cổng này, các nhà thanh toán có thể xem hóa đơn nào của họ đã được nhận, được duyệt, và chuẩn bị được thanh toán.
2. Giảm chi phí
Khi các bước nhập liệu, phân loại, kiểm tra, đối chiếu hóa đơn thủ công được giảm thiểu, hay thậm chí loại bỏ hoàn toàn, hóa đơn điện tử có thể đem đến mức cắt giảm chi phí từ 60% đến 80%.
3. Tận dụng chính sách chiết khấu vì thanh toán sớm
Các nhà cung cấp thường có các chính sách chiết khấu cho các khách hàng thanh toán sớm. Hóa đơn điện tử thúc đẩy quy trình xử lý và qua đó rút ngắn thời gian thanh toán. Nhờ vậy, các công ty dùng hóa đơn điện tử có nhiều cơ hội nhận được chiết khấu hơn.
4. Nâng cao mối quan hệ với các nhà cung cấp
Một phương thức thanh toán nhanh và hiệu quả hơn chắc chắn sẽ giúp củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp. Đó cũng là nền tảng của một chuỗi cung ứng tinh gọn hơn.
5. Bảo vệ môi trường
Hóa đơn điện tử loại bỏ nhu cầu hóa đơn giấy. Ngoài ra, quá trình sản xuất và vận chuyển số hóa đơn giấy này cũng tiêu hao nhiều năng lượng.
