Có khá nhiều bài viết về ý nghĩa của các số liệu theo dõi việc thực hiện các chiến lược và hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, nhiều nhà điều hành tìm ra rằng có nhiều số liệu rất tốn kém để theo dõi. "Tôi cần phải theo dõi những số liệu chính nào và tại sao?" Là một trong những câu hỏi thường gặp. Mặc dù không có câu trả lời dễ dàng về vấn đề này, nguyên tắc "ít hơn là nhiều hơn" thường đúng.

Nguồn: Google Image

Theo Jim Collins, tác giả và đồng tác giả của nhiều cuốn sách bán chạy về chủ đề phát triển bền vững và tăng trưởng doanh nghiệp với hơn mười triệu bản được bán ra trên toàn thế giới, nhiều công ty nâng cao đáng kể sự cạnh tranh khi họ chỉ tập trung vào một số liệu duy nhất để điều hành động hoạt động kinh doanh của họ. Số liệu đo lường duy nhất đó khác nhau từ doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác. Một số có thể chọn lợi nhuận trên mỗi nhân viên, trong khi số khác chọn lợi nhuận trên mỗi khách hàng. Việc chọn những số liệu quan trọng để theo dõi là hoàn toàn phụ thuộc vào ngành công nghiệp và chiến lược kinh doanh cụ thể của bạn.

Điều đó không có nghĩa là bạn nên dùng hầu hết các chỉ số của bạn. Thay vào đó, bạn nên tập trung vào một vài số liệu chính được sử dụng để quản lý hiệu quả. Trong thực tế, nếu có quá nhiều số liệu chính, các nhà quản lý sẽ có xu hướng tự chọn một vài số liệu mà họ tập trung vào.

Số liệu so với số liệu chính

Nhờ việc sử dụng rộng rãi các ứng dụng kinh doanh thông minh, các doanh nghiệp dễ dàng đưa số liệu lên bảng điều khiển để theo dõi hoặc trình bày với đồ thị và biểu đồ bắt mắt. Tuy nhiên, chỉ số chính không nên được sử dụng chỉ để đo lường hiệu suất. Chúng cần được gắn liền với hành động, hành vi ảnh hưởng, và hướng kinh doanh của bạn về phía trước.

Bạn phải tự hỏi mình nếu một trong các số liệu đi lên hoặc xuống, và bao nhiêu, thì những hành động cần được thực hiện là gì, và bởi ai. Tập trung vào việc sử dụng quá nhiều số liệu 'sẽ làm phức tạp các kế hoạch hành động và khiến bạn đánh mất những gì thực sự quan trọng. Một thuộc tính chung của các số liệu quan trọng là mở rộng các chức năng - sản xuất, bán hàng, tài chính, vv. – nhằm gây sự chú ý của mọi người và làm cho họ vội vàng tìm ra câu trả lời.

Một số liệu quan trọng cần phản ánh các yếu tố cơ bản thúc đẩy sự thành công của công ty. Bạn cần phải tìm ra một vài số liệu chính mà các số liệu khác nhắm đến. Một ví dụ là Perfect Order Metric của Dell (POM) được tính toán dựa trên 4 chỉ số riêng lẻ: (% về thời gian giao hàng) x (% đơn đặt hàng đầy đủ) x (% đơn đặt hàng đã phân phối không có bất cứ hư hỏng nào) x (% đơn đặt hàng cung cấp với tài liệu chính xác). Đối với một doanh nghiệp mà tập trung vào kinh doanh tùy chỉnh theo yêu cầu hàng loạt như Dell, để đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý hoàn hảo là những gì quyết định thành công của công ty. Để trở nên hoàn hảo ở đây bao gồm thời gian giao hàng, hàng hóa không bị hư hại, có nghĩa là cả máy tính và hộp đựng máy tính không bị hư hại, các tài liệu chính xác, được xác định là đúng với đơn hàng gồm hướng dẫn sử dụng thích hợp cho người dùng và vật liệu sử dụng phù hợp.

Một khía cạnh thú vị của số liệu quan trọng như vậy là ngay cả khi mỗi thành phần duy nhất có thể tốt, thì tổng số liệu có thể không như vậy. Trong trường hợp của Dell, nếu mỗi thành phần là 95%, mà âm thanh khá tốt, POM sẽ chỉ ở mức 81%. Thuộc tính như vậy cho bạn có một cái nhìn sâu hơn về mọi mặt hoạt động của bạn nhằm cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của bạn.

Quá trình tìm kiếm số liệu đúng đắn và phù hợp sẽ mất một thời gian và công sức, nhưng nó cũng là một cơ hội tuyệt vời để tinh chỉnh chiến lược và đạt được cái nhìn sâu sắc về động lực kinh doanh của bạn. Việc làm nên thành công như vậy sẽ tăng cường đáng kể khả năng cạnh tranh lâu dài và lợi nhuận của bạn.