Nghiên cứu gần đây của công ty tư vấn Anaplan đã chỉ ra rằng hiện nay các giám đốc tài chính (CFO) ở khu vực châu Á Thái Bình Dương vẫn còn đang gặp khó khăn trong việc sử dụng bảng tính để lên kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách. Ngoài ra, mức độ hài lòng với độ chính xác, tính kịp thời và dễ sử dụng của Excel trong công việc này là tương đối thấp.

Chỉ sử dụng Excel liệu đã đủ cho doanh nghiệp đang lớn mạnh của bạn?

Hạn chế của Excel trong lập kế hoạch & ngân sách

Cũng theo nghiên cứu này, 43% số người phản hồi sử dụng Microsoft Excel để lập kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách và 19% sử dụng Excel để lên kế hoạch hoạt động cho đến 70% công việc của họ. Tuy nhiên, gần một phần ba những người sử dụng Excel trong 70%  số người sử dụng để lên kế hoạch tài chính và ngân sách không hài lòng với độ chính xác của nó. Đây là kết quả của việc Excel không đủ linh hoạt để đem lại một cái nhìn chủ động và đa dạng hơn, nghĩa là không những không chính xác trong tính toán mà Excel còn hạn chế trong việc cung cấp một cái nhìn toàn cảnh cho kế hoạch tài chính và ngân sách công ty.

Đọc thêm: Đã đến lúc thay bảng tính Excel của bạn bằng EPM

Biểu đồ dưới đây (Anaplan 2013) chỉ ra những công cụ mà các công ty sử dụng cho việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách của họ:

Từ biểu đồ trên, có thể thấy rõ rằng mặc dù còn nhiều giới hạn, Excel vẫn đang chi phối các hoạt động tài chính của CFO tại châu Á. Chỉ có khoảng 20% số người phản hồi sử dụng phần mềm doanh nghiệp cài đặt tại chỗ hoặc một hệ thống tự phát triển và chỉ 2% chọn giải pháp điện toán đám mây bên ngoài.

Về mức độ hài lòng với độ chính xác của Excel trong việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách, kết quả cho thấy những công ty chỉ sử dụng Excel trong ít hơn 30% quá trình lên kế hoạch và lập ngân sách của mình tương đối hài lòng hơn so với những người sử dụng nhiều hơn 70%.

Đọc thêm: Infor Cloudsuite - Excel add-ins, giải pháp soạn thảo báo cáo thông minh

Theo lời giải thích, 59% số người được hỏi cho biết nguyên nhân phổ biến nhất là vì Excel không có khả năng phân tích giả định "what if" (Nếu thì), phân tích chi tiết tích hợp và kế hoạch hoạt động. 53% phàn nàn về sự khác biệt giữa các kết quả thực và kết quả dự báo. Ngoài ra, người dùng Excel cảm thấy tốn rất nhiều thời gian để lên kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách. Họ mất rất nhiều thời gian để thu thập dữ liệu từ các phòng ban liên quan và xử lý nó trước khi họ có thể nhận được thông tin hữu ích nào đó. Một số vấn đề khác bao gồm cả sự thiếu đa dạng của Excel, giao diện không thân thiện, hay thiếu nhân lực có đủ kỹ năng, tất cả những vấn đề này đều khiến các CFO không cảm thấy hài lòng.

Tìm hiểu thêm: Kempinski Hotels tăng độ chính xác dự báo tài chính lên 90% như thế nào?

Để trả lời cho câu hỏi "Điều gì sẽ làm cho bạn hài lòng hơn với việc lên kế hoạch và lập ngân sách tài chính?" Nhiều nhà hoạch định bày tỏ rằng họ muốn kết quả tốt hơn bằng cách áp dụng một quy trình dựa trên hệ thống chứ không phải chỉ đơn thuần là dựa trên một bảng tính. Họ yêu cầu một nền tảng có khả năng phân tích tình huống 'nếu… thì', có thể tăng độ chính xác cho dự đoán và khả năng thu thập dữ liệu từ tất cả mọi lĩnh vực kinh doanh. Ngoài ra, 69% số người được hỏi muốn có một hệ thống xử lý có thể thu giữ và tải dữ liệu  nhanh hơn, và 53% thích một hệ thống phân tích dữ liệu nhanh và thông minh hơn.

Các công cụ thay thế Excel

Vậy nếu những người tham gia khảo sát có cơ hội để thiết kế và thực hiện các kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách một lần nữa, họ sẽ làm gì và làm như thế nào? Mặc dù hiện nay có khá nhiều giải pháp khác nhau, đa số người được hỏi đều muốn một hệ thống nào đó tích hợp bao gồm phần mềm kế toán, ERP,  hoặc phần mềm quản lí hiệu suất. Hệ thống này phải có khả năng thao tác trên dữ liệu như tải lên, trích xuất, phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, tăng độ chính xác và tốc độ xử lý, đồng thời giao diện của nó phải linh hoạt và thân thiện với người dùng.

***

Trong những thập kỷ qua, Excel từng là sự lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực hoạt động tài chính. Tuy nhiên, thời thế đã thay đổi nhưng sự lựa chọn này vẫn chưa được phát triển và nâng cấp cho phù hợp với nhu cầu ngày càng khắt khe của các CFO. Vì thế, phải chăng đã đến lúc bạn cần phải bắt đầu thay đổi, khám phá và trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời từ công nghệ mới hay không ?

Tìm hiểu các bước trong "Làm thế nào để tạo ra một hệ thống ngân sách cao cấp" ngay bây giờ!