Bước khởi đầu cho việc tích hợp hệ thống thống tin doanh nghiệp luôn là triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường ít quan tâm đến ERP, mặc dù họ lại rất quan tâm đến các giải pháp quản lý sản xuất cho doanh nghiệp. Việc các doanh nghiệp tỏ ra hoài nghi về giải pháp ERP trong việc xử lý thông tin tài chính và điều hành là một việc dễ hiểu khi họ không có đủ thông tin.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp 1 góc nhìn khác trong việc xử lý tích hợp thông tin tài chính và thông tin điều hành, quản trị công ty. Từ đó, giúp doanh nghiệp gỡ bỏ những hoài nghi về ERP, và có thể đưa ra những chiến lược phù hợp khi ứng dụng 1 hệ thống ERP vào doanh nghiệp.

Trong buổi hội nghị dành cho ngành kế toán gần đây, có 1 câu hỏi thú vị được được ra cho diễn giả rằng, “Anh có tin rằng khi việc ứng dụng hệ thống diễn ra, doanh nghiệp sẽ ngừng suy nghĩ, là đúng không?”. Nói cách khác hơn 1 chút, khi chọn 1 giải pháp hỗ trợ đưa ra quyết định thông qua phân tích các thông tin về điều hành và tài chính, việc cân nhắc hay tìm mua sẽ hiệu quả hơn.

Đương nhiên là bạn có thể chọn trả lời là cả hai. Tuy vậy, trong cuộc tìm kiếm phần mềm phù hợp, doanh nghiệp thường bị lái sang hướng khác: thay vì tập trung phân tích những nhu cầu của công ty, họ chỉ chăm chăm đi tìm 1 phần mềm tốt nhất hoặc người cung cấp giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề của mình. Và thông thường khi doanh nghiệp đi tới phần chi phí thì số lượng các giải pháp ERP bị thu hẹp dần. Bởi vì khi đó, chi phí cho ERP cũng chẳng thấp hơn chi phí kế toán truyền thống là bao nhiêu.

Chiến lược và giải pháp ERP

Các giải pháp quản lý sản xuất đòi hỏi phải có phân tích sâu về chiến lược, điều hành, nhu cầu đưa ra quyết định và cách tiếp cận với thông tin chi phí của công ty bạn. Nếu bạn không thể cân nhắc hoặc không thể phân tích kỹ lưỡng, bạn sẽ sử dụng giải pháp mà nhà cung cấp ERP hiểu rõ về nó và có nhiều kinh nghiệm khi triển khai nhất. Việc này sẽ giúp việc sử dụng giải pháp ERP có độ rủi ro thấp, không phức tạp và luôn luôn đáp ứng những yêu cầu khi các báo cáo tài chính đòi hỏi diễn tả mức độ ‘thành công’ của doanh nghiệp. Nhà cung cấp giải pháp được trả công khi lắp đặt hệ thống và tính phí bản quyền theo năm, kèm với việc nâng cấp và bảo trì.

Việc kết nối giữa điều hành và ước tính chi phí đòi hỏi kiến thức cơ bản về các nguyên tắc hỗ trợ đưa ra quyết định và chi phí, đồng thời phải có kế hoạch cặn kẽ. Ví dụ, bước đầu tiên là hiểu những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và loại quyết định nào nhà quản lý cần phải đưa ra có ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp. Bước thứ 2 là hiểu được nguyên lý để nguồn lực và hoạt động điều hành, cả sản xuất và hỗ trợ, tương tác để tạo nên giá trị. Bước chuẩn bị tư tưởng này dùng để thiết kế một mô hình vận hành theo sau là mô hình tài chính của doanh nghiệp, cung cấp cho nhà quản lý thông tin cần thiết khi đưa ra quyết định. Mô hình này áp dụng luật nguyên nhân – ảnh hưởng để tích lũy các dữ liệu cần thiết.

Một khi thiết kế này đã có sẵn trong đầu, bạn có thể dễ dàng tìm và áp dụng giải pháp phần mềm tốt nhất. Toàn bộ doanh nghiệp sẽ đánh giá rõ ràng hơn mức độ thành công của ERP bởi vì khi đó lãnh đạo công ty đã có 1 bức tranh rõ ràng về mô hình và những quyết định mà nó hỗ trợ rồi.

Hỗ trợ quyết định tài chính và dự toán kinh phí là 1 bước đi nhìn xa trông rộng. Ngay cả những giải pháp ERP có năng suất cao được cung cấp theo kiểu ‘làm sẵn’ cũng rất ít khi đáp ứng được nhu cầu của báo cáo tài chính. Nếu doanh nghiệp đang có ý định phó thác hoàn toàn cho nhà cung cấp giải pháp lắp đặt hệ thống ERP mà không có 1 chiến lược nhất định thì hãy thận trọng, họ không phải lúc nào cũng là bạn của doanh nghiệp .

Bạn muốn biết nên bắt đầu với ERP như thế nào? Tải ngay tài liệu của chúng tôi.