English 
Vietnamese Ngành khách sạn ngày nay đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ khi nhu cầu nghỉ dưỡng ngày đang dần vượt mức trước đại dịch. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của du khách đồng thời vẫn đảm bảo hiệuquả kinh doanh, phần mềm quản lý khách sạn PMS (Property Management System) đã trở thành công cụ không thể thiếu cho các chủ khách sạn.
Nhưng giải pháp PMS là gì? Vì sao khách sạn cần giải pháp này?
Mục lục
I. Giải pháp quản lý khách sạn PMS là gì?
II. Lợi ích của việc sử dụng giải pháp PMS đối với doanh nghiệp khách sạn
III. Các tính năng cốt lõi của một phần mềm PMS
Giải pháp quản lý khách sạn PMS là gì?
PMS là phần mềm được thiết kế để quản lý mọi khía cạnh hoạt động của khách sạn, từ thông tin khách hàng, đặt phòng, thanh toán, dịch vụ đến báo cáo và phân tích dữ liệu.
PMS là một giải pháp toàn diện không chỉ hỗ trợ quản lý khách sạn mà còn cả chủ trọ và chuyên gia bất động sản quản lý tốt mọi bất động sản mình đang sở hữu. Phần mềm cung cấp một loạt các chức năng, chẳng hạn như quản lý khách trọ, hợp đồng thuê, ngày gia hạn và quản trị chi phí, v.v…
Thị trường phần mềm quản lý tài sản toàn cầu hiện nay được ước tính có giá trị 3,2 tỷ USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ đạt 7,8 tỷ USD vào năm 2033, với tốc độ tăng trưởng CAGR đạt mức 8,9% từ năm 2024 đến năm 2033. [nguồn]
Đọc thêm: Điểm danh các xu hướng nổi bật trong ngành khách sạn năm 2024
Lợi ích của việc sử dụng giải pháp PMS đối với doanh nghiệp khách sạn
Phần mềm PMS không chỉ là một “trợ thủ” đắc lực cho các quản lý khách sạn mà còn là một công cụ hữu ích cho nhân viên.
Nâng cao hiệu quả hoạt động
PMS cho phép tự động hóa các tác vụ định kỳ, chẳng hạn như cập nhật giá và lượng phòng trống, gửi email trước và sau khi khách đến, lập hóa đơn, lập báo cáo, v.v.
Khách sạn còn có thể kết nối phần mềm PMS với công cụ quản lý kênh. Tất cả chi tiết đặt phòng từ các nền tảng du lịch trực tuyến OTA (Online Travel Agency) như Booking, Airbnb, Hostelworld, v.v.) sẽ tự động cập nhật trong PMS. Nghĩa là bạn không cần phải sao chép thủ công từng kênh đặt phòng.
Tính năng quản lý kênh cũng tự động cập nhật số lượng phòng còn trống trên mạng lưới OTA, giúp tiết kiệm thời gian đăng nhập vào từng trang và tránh tình trạng overbooking.
Ngoài ra, khách sạn còn có thể liên kết PMS với các hệ thống nội bộ hoặc bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống chìa khóa phòng, máy POS tại nhà hàng, minibar, lễ tân, hệ thống quản lý doanh thu, v.v. giúp dễ dàng truy cập thông tin bất kỳ lúc nào.
Đọc thêm: Khách sạn và OTA: mối quan hệ 2 bên cùng có lợi
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
PMS đẩy nhanh quá trình đặt, nhận và trả phòng cho cả khách hàng và nhân viên. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép cá nhân hóa dịch vụ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của từng khách hàng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và thu hút khách hàng quay lại.
Ngoài việc đảm bảo quy trình nhận và trả phòng nhanh hơn, PMS còn giúp quản lý dữ liệu và thông tin của khách một cách hiệu quả hơn.
Một hệ thống quản lý khách sạn phù hợp có thể giúp bạn dễ dàng quản lý 3 khía cạnh dữ liệu sau:
- Thu thập, bao gồm tên, quốc tịch, ngày sinh, sở thích, v.v.
- Lưu trữ dữ liệu an toàn theo cách có cấu trúc và hợp lý.
- Sử dụng dữ liệu cho mục đích tiếp thị nhằm cung cấp những dịch vụ tốt hơn.
Một khi quản lý dữ liệu tốt hơn, bạn có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ được cá nhân hóa, từ đó nâng cao toàn bộ trải nghiệm của khách và quy trình hoạt động. Về lâu dài, điều này có tác động trực tiếp đến doanh thu và doanh thu.
Tự động hóa các tác vụ thủ công
PMS tự động hóa các quy trình thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời nâng cao độ chính xác và nhất quán trong quản lý dữ liệu. Tự động hóa các tác vụ định kỳ giúp loại bỏ khả năng xảy ra sơ suất. Nhờ vậy, việc quản lý phòng ốc, đặt phòng và thanh toán trở nên hiệu quả và tối ưu hơn.
PMS có thể tạo nhiều báo cáo và hiển thị số liệu chính xác, cho phép quản lý theo dõi hiệu suất và nắm bắt nhanh thực trạng vận hành của khách sạn, từ đó ra quyết định nhanh hơn, lập chiến lược giá linh hoạt hơn.
Việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình thông qua PMS giúp giảm thiểu chi phí vận hành. Đồng thời, việc nâng cao chất lượng dịch vụ còn giúp thu hút thêm khách hàng, tăng doanh thu.
Đọc thêm: Tự động hóa Quản trị doanh thu khách sạn: bài học từ Vienna House
Tích hợp hệ thống tốt hơn
Mô-đun quản lý kênh, hệ thống quản lý doanh thu, giải pháp CRM, cổng thanh toán, POS bán hàng, v.v. chỉ là một số cách thức tích hợp tiềm năng mà giải pháp PMS có thể thực hiện.
Hai lợi thế chính mà việc tích hợp đem lại:
- Quản lý phân phối hiệu quả: nhờ khả năng theo dõi tỷ lệ và tình trạng phòng sẵn có theo thời gian thực trên tất cả các kênh phân phối.
- Cải thiện quản lý doanh thu: nhờ các chức năng quản lý hoạt động và lợi nhuận cũng như kết nối với hệ thống quản lý doanh thu hiện đại.
Truy cập dữ liệu khách sạn trực tuyến và trên nhiều thiết bị
Trong khi nhiều chủ khách sạn vẫn truy cập phần mềm quản lý khách sạn thông qua máy tính cá nhân, không ít quản lý lại lựa chọn cập nhật thông tin về tình hình hoạt động thông qua di động và máy tính bảng.
Nếu bạn đang ngồi trong văn phòng hoặc trong một không gian làm việc thoải mái, tất nhiên bạn sẽ muốn truy cập vào một hệ thống phức tạp như PMS qua máy tính. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn có thể tự do truy cập ngay trên chính thiết bị cá nhân của mình. Mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn dù bạn đang ở bất kỳ đâu.
%20(1).jpg?width=1600&height=800&name=992782c5f6fa9267b12de0b7e28aa7d4%20(1)%20(1).jpg)
Các tính năng cốt lõi của một phần mềm PMS
Tùy vào nhà cung cấp, sự kết hợp giữa các mô-đun và chức năng có thể khác nhau. Ngoài ra, một số nhà cung cấp còn cung cấp các mô-đun riêng biệt nhằm đáp ứng nhu cầu đặc biệt của từng khách sạn.
Dưới đây là một số tính năng, mô-đun cơ bản của một giải pháp PMS dành cho khách sạn.
Quản lý thông tin khách hàng
- Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về khách hàng như họ tên, số điện thoại, email, lịch sử đặt phòng, sở thích cá nhân, v.v.
- Phân loại khách hàng theo nhóm để áp dụng các chiến dịch marketing phù hợp
- Tìm và truy xuất thông tin nhanh chóng, dễ dàng
Đọc thêm: 5 yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp Cloud PMS
Quản lý đặt phòng
- Tiếp nhận đặt phòng trực tiếp, qua website, email, OTA
- Cập nhật tình trạng phòng trống, sắp xếp lịch đặt phòng
- Quản lý nhiều loại phòng khác nhau theo mức giá và quy định riêng
- Gửi thông báo xác nhận đặt phòng, thay đổi, hủy phòng cho khách
Housekeeping
- Kết nối bộ phận lễ tân với housekeeping
- Tạo danh sách công việc, phân công, cập nhật tình trạng phòng trong thời gian thực
- Quản lý công tác dọn phòng và bảo trì cơ sở vật chất, đảm bảo phòng luôn chỉn chu, hoạt động tốt
- Ghi nhận lịch sử sửa chữa và lên lịch bảo trì phù hợp
Quản lý thanh toán
- Hỗ trợ đa phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng/ghi nợ, chuyển khoản
- Ghi nhận giao dịch thanh toán, quản lý hóa đơn
- Theo dõi tình trạng thanh toán, nhắc nhở khi cần thiết
- Tạo báo cáo doanh thu chi tiết theo ngày, tháng, năm
Quản trị doanh thu
- Dự tính mực độ đặt phòng, từ đó đưa ra các chiến lược giá cạnh tranh hơn
- Định giá phòng dựa trên xu hướng và lịch sử
- Theo dõi mức giá của đối thủ, tính toán giá dựa trên các dữ liệu về du lịch, thời tiết, sự kiện, v.v.
- Cập nhật giá trên mọi nền tảng
Đọc thêm: Tự động hóa Quản trị doanh thu khách sạn: bài học từ Vienna House
Quản lý dịch vụ
- Quản lý thông tin các dịch vụ khách sạn như nhà hàng, spa, tour du lịch, v.v.
- Hỗ trợ khách đặt dịch vụ trực tiếp qua PMS
- Quản lý lịch sử sử dụng dịch vụ của khách hàng
- Tính chi phí dịch vụ và lập hóa đơn
Quản lý nhân viên
- Phân công công việc cho nhân viên theo bộ phận và vai trò
- Theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất làm việc của nhân viên
- Quản lý bảng lương, thưởng phạt
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên, lịch nghỉ phép, v.v.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
- Tạo báo cáo chi tiết theo yêu cầu
- Phân tích xu hướng đặt phòng, khách hàng, dịch vụ
- Hỗ trợ quản lý ra quyết định, tối ưu hóa lợi nhuận
Quản lý hậu cần, hành chính văn phòng
Bộ phận hành chính văn phòng (back office) bao gồm các phòng ban như kế toán, nhân sự, kỹ thuật, hậu cần hoặc các bộ phận liên quan khác. Vì vậy, giải pháp PMS phải bao gồm các tính năng có khả năng:
- Quản lý sự kiện, bao gồm catering, hội thảo và các sự kiện lớn nhỏ tại khách sạn
- Phân tích chi phí tiêu thụ, chi tiêu trong khách sạn
- Quản lý hàng hóa
- Quản lý các chiến dịch ưu đãi và bán hàng
Quản lý kênh bán hàng
- Kết nối với các OTA để quản lý việc kinh doanh đa nền tảng như GDS, môi giới, v.v.
- Cập nhật thông tin phòng, giá cả và tình trạng phòng trên tất cả các kênh
- Quản lý giá tập trung theo từng kênh hoặc nhóm, giúp tối ưu hóa doanh thu
- Theo dõi hiệu suất của từng kênh bán hàng, giúp khách sạn xác định kênh nào hiệu quả nhất
Việc lựa chọn phần mềm quản lý khách PMS phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô khách sạn, ngân sách, nhu cầu quản lý và mục tiêu kinh doanh. Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng cả giải pháp và nhà cung cấp, đồng thời tham khảo ý kiến từ các chuyên gia để lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất cho khách sạn của mình.
