- Days
- Hours
- Minutes
Giải Pháp Tự Động Hóa Quy Trình Thu Mua - Thanh Toán
Giải Đáp Những Câu Hỏi Phổ Biến Nhất
Bạn có biết rằng tự động hóa quy trình thu mua – thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp giảm đến 80% chi phí xử lý hóa đơn?
Các quy trình thu mua - thanh toán P2P thủ công là ví dụ điển hình cho sự kém hiệu quả trong hoạt động tài chính!
Hãy tưởng tượng mọi giai đoạn, từ khi nhận được hóa đơn cho đến lúc thanh toán đều có thể hoàn toàn tự động nhờ các giải pháp tiên tiến mà không cần con người can thiệp. Việc loại bỏ nhập liệu bằng tay chỉ là một trong rất nhiều ứng dụng thực tiễn của giải pháp tự động hóa!
Vì sao doanh nghiệp cần tự động hóa?
Xem thêm bài viết này để hiểu rõ hơn vì sao doanh nghiệp của bạn đang lãng phí tiền cho việc xử lý hóa đơn và quản lý quy trình thu mua- thanh toán cũng như quản lý công nợ thủ công.
Nhập nhằng việc nhập liệu
Tiêu tốn hàng giờ liền cho việc nhập dữ liệu bằng tay dẫn đến sai sót, chậm trễ và gián đoạn quy trình vận hành.
Rủi ro thất lạc hóa đơn giấy
Xử lý hóa đơn thủ công dễ dẫn đến thất thoát hoặc sai sót thông tin, gây trì hoãn công việc thậm chí cũng có thể khiến đối tác không hài lòng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp.
Chậm trễ phê duyệt
Hóa đơn bị mắc kẹt trong vòng tuần hoàn kiểm tra/ phê duyệt "không lối thoát", thậm chí rơi vào trạng thái không xác định khiến doanh nghiệp phải chịu các khoản phạt, bỏ lỡ cơ hội hưởng chiết khấu thanh toán sớm và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận.
Tầm nhìn mù mịt
Không thể nắm rõ dòng tiền và xu hướng chi tiêu, cản trở doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, lập kế hoạch ngân sách hiệu quả và kịp thời xác định cơ hội để tối ưu chi phí.
Nỗi ác mộng mang tên “tuân thủ quy định”
Khó khăn trong việc theo dõi và xác minh giao dịch khiến việc duy trì hồ sơ kiểm toán và đảm bảo tuân thủ trở nên phức tạp, tăng nguy cơ bị phạt nặng hoặc gia tăng nguy cơ mắc phải vi phạm do không nắm rõ quy định.
Tự động hóa quy trình P2P mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Lợi ích của giải pháp tự động hóa quy trình thu mua – thanh toán (P2P) không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm nguồn lực, mà còn giúp:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giúp bộ phận tài chính tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
- Nâng cao độ chính xác, minh bạch, nắm bắt nhanh bức tranh tài chính tổng thể: Giảm thiểu sai sót và chênh lệch do xử lý thủ công, đồng thời cung cấp cái nhìn theo thời gian thực về dòng tiền và mô hình chi tiêu.
- Đảm bảo tuân thủ: Giải pháp hiện đại đảm bảo doanh nghiệp luôn thực thi theo đúng chính sách đã ban hành cũng như luôn tuân thủ đúng quy định hiện hành, nhờ đó doanh nghiệp có thể an tâm tránh những rủi ro pháp lý.
- Duy trì mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp: Cập nhật đầy đủ thông tin của đối tác, nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn.
- Giảm thời gian xử lý, hạn chế rủi ro, sai sót, tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa chi phí vận hành và tận dụng hiệu quả các ưu đãi chiết khấu thanh toán sớm.
- Tích hợp với hệ thống quản lý tài chính và ERP hiện tại: Hỗ trợ báo cáo chính xác, phân tích chuyên sâu và đưa ra quyết định kịp thời.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa gian lận.
- Phân tích xu hướng tiêu dùng: Xác định các nhà cung cấp hoặc nhà bán lẻ chiến lược và củng cố mối quan hệ với họ.
Khi được tự động hóa, các chức năng của bộ phận xử lý nợ công của doanh nghiệp (accounts payable, AP) cần đảm bảo toàn bộ hóa đơn và thông tin liên quan được ghi nhận một cách tự động, kể cả từ các nhà cung cấp không sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, hệ thống cũng phải hỗ trợ xử lý linh hoạt các hóa đơn định kỳ và các trường hợp đặc biệt.
Một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình hình công nợ, đồng thời hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến nhà cung cấp, các khoản đến hạn thanh toán và ưu đãi chiết khấu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập kế hoạch và tối ưu hóa quy trình thanh toán. Chẳng hạn, trong trường hợp thiếu hụt dòng tiền, hệ thống có thể hỗ trợ ưu tiên xử lý những hóa đơn cần thiết để tránh trễ thanh toán.
Tương tự, việc tận dụng chiết khấu thanh toán sớm hay trì hoãn thanh toán đến hạn đều cần dựa trên tình hình tài chính hiện tại và dự báo trong tương lai. Do đó, quản trị công nợ phải trả không chỉ đòi hỏi khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực mà còn yêu cầu khả năng phân tích, khai thác thông tin chuyên sâu nhằm quản lý dòng tiền hiệu quả.
Tình hình hiện tại và xu hướng tương lai của giải pháp tự động hóa công nợ, thu mua-thanh toán (P2P) sẽ như thế nào? Tìm hiểu ngay trong bài viết này.
Những tính năng cốt lõi trong giải pháp tự động hóa quy trình P2P
Các giải pháp tự động hóa hiện đại thường tích hợp hàng loạt tính năng hữu ích nhằm loại bỏ những tác vụ thủ công, tinh giản quy trình và nâng cao hiệu suất vận hành. Từ đó góp phần làm thay đổi cách doanh nghiệp quản lý không chỉ hoạt động thu mua mà còn cả các quy trình tài chính.
Một nền tảng tự động hóa quy trình thu mua – thanh toán P2P cần cung cấp:
- Dữ liệu
- Quy trình làm việc
- Thanh toán
- Tích hợp
- Dashboard
Tính năng thu thập và trích xuất dữ liệu
Một trong những tính năng then chốt của các giải pháp tự động hóa P2P hiện đại chính là khả năng thu thập và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn thông qua công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR).
OCR cho phép trích xuất nhiều định dạng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (ví dụ: email, fax, hệ thống ERP, v.v.). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lần nhập liệu bằng tay, hạn chế tối đa rủi ro sai sót và chênh lệch dữ liệu.
Tự động hóa quy trình
Điều nhân viên không mong muốn nhất chính là phải liên tục gửi từng email để đôn đốc, nhắc nhở người mua, quản lý hoặc nhà cung cấp. Hãy tưởng tượng một hệ thống mà hóa đơn, email nhắc nhở, thông báo duyệt lệnh được tự động chuyển đến đúng người, đúng lúc. Thậm chí, hệ thống còn tự động gửi thông báo/ cảnh báo khi có vi phạm hoặc hoạt động đáng ngờ xảy ra. Để có được điều đó, doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình làm việc.
Một giải pháp tự động hóa P2P phù hợp không chỉ thiết lập sẵn cho bạn những quy trình (workflow) phổ biến như phê duyệt yêu cầu mua hàng/ thanh toán, nhắc nhở, phân bổ ngân sách, v.v. mà còn cho phép linh hoạt tùy chỉnh workflow tùy theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp khi cần. Việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, từ đó tập trung hơn vào những hoạt động mang lại giá trị cao hơn.
Tự động xử lý và đối soát thanh toán
Xử lý và đối soát thanh toán bao gồm việc quản lý và đối chiếu các khoản chi với dữ liệu ngân hàng, kiểm tra số dư tài khoản một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Ngay sau khi được phê duyệt, các khoản thanh toán sẽ được tự động lên lịch chi và đối soát ngay trong thời gian thực.
Giải pháp tự động hóa quy trình P2P không hoạt động một cách biệt lập mà cần được tích hợp chặt chẽ với các nền tảng khác như ERP, kế toán và các hệ thống quản lý vận hành liên quan nhằm tạo thuận tiện để dữ liệu lưu chuyển trong toàn bộ doanh nghiệp. Việc tích hợp cũng đồng thời đảm bảo tất cả tài liệu liên quan đến thu mua (như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, v.v.) đều được lưu trữ tập trung tại một nơi, tạo thành nguồn dữ liệu duy nhất và đáng tin cậy.
Kho lưu trữ tập trung này cho phép bộ phận thu mua và các cấp quản lý dễ dàng tổ chức, truy cập tài liệu bất cứ khi nào cần thiết.
Dashboard
Các dashboard trực quan được thiết kế để thuận tiện cho quản lý nắm bắt nhanh tổng quan các chỉ số hiệu suất cốt lõi. Khi dữ liệu được cập nhật liên tục trong thời gian thực và được trình bày một cách sống động, dễ hiểu, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác, đồng thời tối đa hóa hiệu quả chiến lược mà giải pháp tự động hóa P2P mang lại.
Bạn vẫn còn thắc mắc về giải pháp tự động hóa quy trình thu mua - thanh toán P2P?
Khám phá bài viết dưới này và cùng TRG làm sáng tỏ những quan niệm sai lầm phổ biến nhất về công nghệ tự động hóa nói chung, điển hình như: liệu tự động hóa có thực sự chỉ dành cho các tập đoàn lớn với ngân sách “khủng”?
Bên cạnh đó, hãy theo dõi webinar theo yêu cầu “Procure-to-Pay: From Cost-Cutting to Value Creation” để hiểu rõ hơn về vai trò đang thay đổi mạnh mẽ của bộ phận thu mua. Họ không còn chỉ là bộ phận "làm nền" hỗ trợ trong âm thầm mà đang dần khẳng định vị thế chiến lược và có khả năng thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và đổi mới. Xem ngay >>
Lộ trình triển khai giải pháp tự động hóa quy trình thu mua - thanh toán P2P
Không phải nhân viên nào cũng sẵn sàng chấp nhận doanh nghiệp thay đổi. Những e ngại, hoặc thậm chí phản kháng điều hoàn toàn dễ hiểu.
Hy vọng lộ trình chi tiết mà TRG gợi ý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp bạn triển khai giải pháp tự động hóa quy trình thu mua – thanh toán P2P một cách suôn sẻ, hiệu quả ngay từ những bước đầu tiên.
- Đánh giá hiện trạng
- Đặt mục tiêu
- Lựa chọn giải pháp
- Triển khai giải pháp
- Quản lý thay đổi
- Đào tạo người dùng
Xác định rõ ràng các mục tiêu và KPI phù hợp cho dự án triển khai giải pháp P2P. Cũng đừng quên tìm hiểu những doanh nghiệp cùng ngành đã từng triển khai thành công giải pháp tự động hóa P2P để học hỏi và xác định những điểm doanh nghiệp bạn cần cải thiện.
Đây là giai đoạn then chốt, cần có sự đồng thuận và cam kết từ ban lãnh đạo cùng sự tham gia của các đại diện từ bộ phận tài chính, thu mua và IT để đảm bảo sự ủng hộ toàn diện cho sáng kiến này.
Thị trường hiện nay cung cấp rất nhiều lựa chọn đa dạng. Mặc dù một giải pháp duy nhất có thể không giải quyết được toàn bộ vấn đề nhưng hoàn toàn có thể xử lý phần lớn các điểm nghẽn trọng yếu.
Điều quan trọng là doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu thực tế, năng lực triển khai và xác định các ưu tiên chiến lược. Bạn đang cần tối ưu chi phí, giảm tải công việc thủ công hay nâng cao khả năng kiểm soát toàn bộ quy trình hậu cần? Việc xác định đúng trọng tâm sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp và mang lại giá trị rõ rệt nhất.
Tiến hành triển khai giải pháp tự động hóa quy trình thu mua - thanh toán P2P với quy mô phù hợp. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một dự án thí điểm. Đồng thời đừng quên theo dõi sát sao quá trình vận hành để kịp thời xử lý sự cố và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng mở rộng quy mô khi cần.
Đảm bảo nhân viên được đào tạo, hỗ trợ đầy đủ để tự tin sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả cũng như có khả năng tự xử lý các vấn đề kỹ thuật cơ bản, giảm bớt sự phụ thuộc vào đội Support của nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình để duy trì hiệu quả và thích ứng với nhu cầu mới của doanh nghiệp.
Yooz: Giải pháp tự động hoá quy trình P2P dành cho bạn
TRG International tự hào hợp tác cùng Yooz nhằm mang đến cho khách hàng một giải pháp tự động hóa quy trình thu mua – thanh toán (P2P) đột phá.
Yooz là một giải pháp tự động hóa toàn diện, sử dụng công nghệ AI và nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp:
- Cắt giảm đến 80% chi phí bằng cách loại bỏ quy trình xử lý thủ công
- Rút ngắn thời gian xử lý công nợ xuống chỉ còn vài giờ
- Tận dụng ưu đãi chiết khấu nhờ thanh toán sớm
- Nắm bắt nhanh tổng quan tình hình thu chi, ngăn ngừa nguy cơ thất lạc chứng từ
- Đảm bảo an toàn với các biện pháp bảo mật nền tảng đám mây mạnh mẽ của Yooz
- Ghi nhận 100% thông tin hóa đơn, bất kể được gửi qua kênh nào
- Tìm kiếm chứng từ dễ dàng nhờ giao diện tìm kiếm quen thuộc
- Tích hợp liền mạch với hơn 250 giải pháp ERP và kế toán
- Tích hợp sẵn AI, deep learning, big data và RPA để đảm bảo độ chính xác tối ưu khi trích xuất dữ liệu
- Lưu trữ chứng từ, tạo nhật ký kiểm toán và giảm thiểu rủi ro gian lận
- Duyệt hóa đơn, tương tác với nhà cung cấp và nhiều tính năng khác ngay trên ứng dụng di động của Yooz
- Tiếp cận công nghệ tiên tiến mà vẫn tiết kiệm chi phí với mô hình thanh toán linh hoạt và không giới hạn người dùng
TRG International hiểu rõ tác động tích cực mà các giải pháp tự động hóa tiên tiến có thể mang lại cho doanh nghiệp. Đây chính là chìa khóa mở ra những cơ hội mới và thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Vì vậy, chúng tôi đã hợp tác với Yooz nhằm nâng tầm hiệu quả vận hành và đưa doanh nghiệp bạn tiến xa hơn.
Case Study: Five Guys UK
Chi nhánh của chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh cao cấp Five Guys tại Anh gặp khó khăn trong việc đảm bảo bảo mật và truy xuất dữ liệu do quy trình quản lý công nợ quá thủ công, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp đang phát triển nhanh và không ngừng.
Yooz được lựa chọn là giải pháp cho vấn đề trên nhờ những tính năng nổi bật như AI, machine learning và khả năng tự động hóa bằng RPA. Giải pháp được triển khai, tích hợp với hệ thống tài chính mà Five Guys UK hiện sử dụng và được đưa vào sử dụng chỉ trong hai tuần.
Kết quả mà Five Guys UK đạt được sau khi số hóa quy trình quản lý công nợ:
- Tự động hóa 90% quy trình xử lý hóa đơn
- Rút ngắn thời gian xử lý từ vài tuần còn vài ngày
- Tiết kiệm 25% chi phí vận hành của bộ phận công nợ
- Tăng cường minh bạch và kiểm soát tài chính
Nhận Bản Demo Của Yooz
Bạn đã sẵn sàng để "nâng cấp quy trình thu mua - thanh toán p2p của doanh nghiệp?
Một viễn cảnh mà quy trình thu mua. - thanh toán hiệu quả hơn, chính xác hơn và tiết kiệm thời gian, công sức cho bạn hơn đang ở ngay trước mắt. Dù nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp bạn như thế nào, một quy trình P2P tự động chắc chắn sẽ là "cộng sự" hoàn hảo cho bộ phận Tài chính.
Bạn muốn hiểu rõ hơn về Yooz? Tìm hiểu những bộ tài liệu được chắt lọc dành riêng cho bạn sau đây:
➡️ Khám phá cách tự động hoá P2P trong thực tế thông qua webinar “P2P Automation: The Future of Finance” ▶️ Xem ngay!
➡️ Làm thế nào Yooz và Infor SunSystems kết nối để cập nhật dữ liệu tài chính tức thì? Khám phá ngay qua ▶️ bản demo này!
➡️ Nhận demo chỉ với vài thao tác đơn giản qua form trên trang này!