Một nghiên cứu của AMR vào năm 2004 chỉ ra rằng 15% thất thoát bán lẻ bắt nguồn do  sai sót từ việc nhập liệu và quản lý hành chính.

Giảm thất thoát trong bán lẻ nhờ giám sát tốt hơn

Sai sót do con người không bao giờ có thể được loại bỏ hoàn toàn, nhưng một giải pháp bán lẻ toàn diện chứa nhiều tính năng có thể giảm bớt tác động của việc nhập sai dữ liệu như:

• Thông tin giá cả và chi phí được tự động nhập vào tài liệu, dựa trên những giá trị đã được mặc định trước đó. 
• Việc tạo ra tài liệu ảnh hưởng đến kho hàng được kiểm soát bởi hệ thống phân quyền cho mỗi nhân viên, cũng giống như việc thay đổi thông tin hàng hóa. Điều này đảm bảo rằng, chỉ những nhân viên được thực sự tin cậy mới có quyền thay đổi các giá trị kho hàng.
• Nhận diện bất cứ thay đổi bất thường nào về chi phí hoặc số lượng, ví dụ như thay đổi bắt nguồn từ sai sót trong nhập liệu, để nhà bán lẻ có thể kịp thời sửa chữa sai sót.

Hàng hóa trả lại và giá trị của chúng lại là một nguyên nhân rắc rối khác trong quản lý kho hàng. Nhà bán lẻ và nhà sản xuất có thể bất đồng ý kiến về việc liệu một hàng hóa có thể được trả lại hay không và giá trị định cho những hàng hóa đó.

Do vậy, để có thể có một bức tranh rõ ràng về giá trị kho hàng, nhà bán lẻ phải hòa giải những bất đồng đó. Cách tốt nhất là thỏa thuận trước với nhà sản xuất về hành động cần thực hiện khi có hàng hóa bị hư hỏng hoặc tổn hại. Những điều khoản này nên được đưa vào hệ thống quản lý bán lẻ mà doanh nghiệp sử dụng.

Đối chiếu các hóa đơn cũng là một quy trình quan trọng khác. Nhà bán lẻ cần đảm bảo hàng hóa được đặt đúng với hàng hóa được nhận. Quá trình này có thể được cải thiện bằng cách sử dụng một hệ thống sao lưu toàn bộ dữ liệu cần thiết để xác minh tình trạng của đơn đặt hàng (PO) so với tình trạng giao hàng. Để có mức độ bảo mật cao nhất, hệ thống quản lý bán lẻ nên cho phép nhiều hơn một cấp độ phê duyệt trước khi hàng hóa được cập nhật.

Đọc tài liệu "Hướng dẫn tài chính dành cho nhà bán lẻ: làm cách nào để tuân thủ và thành công" để có thêm nhiều lời khuyên phòng tránh sai sót trong báo cáo tài chính của nhà bán lẻ.