Vấn đề giao tiếp khi làm việc trong môi trường kỹ thuật số

Thực tế đã khẳng định tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày, giúp con người hiểu nhau hơn. Tuy nhiên, các vấn đề về giao tiếp không phải là không phổ biến, đặc biệt là trong môi trường công sở tích hợp kỹ thuật số như hiện nay đã đem lại không ít thử thách khiến các quản lý phải đau đầu.

Những con số biết nói

Theo nghiên cứu của San Bruno thì cứ ba người lao động tại Mỹ sẽ có một người nghỉ việc vì các vấn đề liên quan đến giao tiếp. Nghiên cứu cũng chỉ ra mâu thuẫn trong giao tiếp hoặc quản lý kém trực tiếp gây gián đoạn công việc và khiến nhân viên bản trở nên thiếu tự tin khi làm việc.

Trong một nghiên cứu khác của Crumbling State Employee Communication:

• Có khoảng 75% nhân viên cho rằng họ tốn nhiều thời gian để theo kịp các tin nhắn, chat và những cuộc trò chuyện khác.
• Có tới 66% nhân viên mất từ 30 phút đến 1 tiếng mỗi ngày để bắt kịp nhịp độ thông tin, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất 3 tỷ USD hằng năm vì sự lãng phí này.
• 42 % lại cho rằng họ đã bỏ lỡ những thông tin quan trọng cho công việc của họ vì công cụ giao tiếp không thực sự hiệu quả.

Ảnh hưởng của mạng xã hội trong việc giao tiếp

Theo Nhà sáng lập và Tổng Giám Đốc của HK Productions, Alexis Davis, “nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hòa nhập vào môi trường làm việc kỹ thuật số nếu thiếu đi sự tương tác giữa các nhân viên với nhau.” Họ cần phải cảm thấy thoải mái khi kết nối, nghe và giao tiếp với các thành viên trong nhóm.

Giải pháp tốt nhất là nhóm nên kết hợp cả hai phương pháp giao tiếp truyền thống và giao tiếp thông qua các công cụ hiện đại, nhằm:

Duy trì các ảnh hưởng tích cực:

• Khi kết hợp cả hai phương pháp giao tiếp vào mô trường kỹ thuật số, nhóm nhân viên bạn sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian cho các việc trao đổi hằng ngày hoặc có thể nhanh chóng đưa ra quyết định mà không cần gặp mặt.
• Quá trình liên lạc được tiếp diễn liên tục dù cho bạn đang ở bất cứ nơi nào và vào bất cứ lúc nào.

Tránh các ảnh hưởng tiêu cực:

• Lạm dụng giao tiếp qua mạng xã hội khiến nhân viên không chú trọng trao đổi trực tiếp, dẫn đến thiếu gắn kết giữa các nhân viên.
• Sự phát triển nhanh chóng của mạng xã hội tạo thuận tiên cho con người tìm kiếm thông tin nhưng cũng mang lại hậu quả không tránh khỏi đó là việc lười giao tiếp hay trầm cảm, thậm chí là các căn bệnh về sức khỏe.

Giải pháp thích hợp cho các vấn đề về giao tiếp

+ Các nền tảng mạng xã hội cho doanh nghiệp

Tận dụng các tiện ích từ các nền tảng xã hội cho doanh nghiệp như Slack hay Teamweek có thể giúp nhóm bạn phát triển thêm các phương thức giao tiếp hiệu quả. Davids cho rằng: ‘’Tất cả những gì bạn cần để tối ưu hóa năng suất nhóm trong môi trường kỹ thuật số chính là đảm bảo việc giao tiếp giữa các thành viên luôn diễn ra suôn sẻ và kết nối luôn dễ dàng, không bị ngăn cản.”

+ Khuyến khích họp mặt trực tiếp

Công nghệ càng phát triển càng khiến chúng ta trở nên xa cách. Ngày nay, không ít người ưu tiên lựa chọn thảo luận qua email hay điện thoại thay vì gặp gỡ trực tiếp. Tuy nhiên, một phần của việc giao tiếp chính là đọc vị những hành vi, biểu cảm của đối phương. Đó chính là ranh giới tách biệt giữa công nghệ và thế giới thực.

+ Cung cấp các chương trình đào tạo nhân viên

Các doanh nghiệp nên tích cực khuyến khích nhân viên tham gia các khóa đào tạo nhằm mở rộng con đường sự nghiệp, đồng thời tạo cho họ cơ hội để cải thiện các kỹ năng cần thiết và cố vấn cách để họ vận dụng các kĩ năng đó vào thực tiễn.