English 
Vietnamese Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, nhu cầu kết nối ngay lập tức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, góp phần xóa mờ khoảng cách và giới hạn giữa thực tế và thế giới số. Ngày nay, các thế hệ Y và Z đang từng bước tiếp quản lực lượng lao động; một nơi làm việc trang bị công nghệ tân tiến để hỗ trợ công việc hàng ngày là điều mà nhiều doanh nghiệp đang hướng đến.
Đọc thêm: Khoảng cách thế hệ trong công việc - Thách thức cho người quản lý
Một môi trường làm việc kỹ thuật số là gì?
Văn phòng kỹ thuật số là nơi áp dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động doanh nghiệp thường nhật nhằm cải thiện hoặc loại bỏ các quy trình truyền thống và nâng cao hiệu quả.
Khi các nơi làm việc vẫn tiếp tục phát triển và nhu cầu của nhân viên cũng dần dần thay đổi theo thời gian, các tổ chức không thích ứng kịp với xu hướng có thể bị bỏ lại phía sau. Vì thế, xây dựng một môi trường kỹ thuật số thích hơp cho nơi làm việc đã trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu cho những người quản lý.
Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp và Digital Transformation
5 lợi ích của môi trường làm việc kỹ thuật số
Khả năng để kết nối với mọi nhân viên từ mọi phòng ban mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý sẽ đem lại năm lợi ích cụ thể sau:
- Thúc đẩy quá trình chuyển đổi kỹ thuật số (digital transformation), tự do tương tác với mọi bộ phận bên trong và bên ngoài doanh nghiệp bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu.
- Hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh khác nhau nhưng vẫn tuẩn thủ theo các tiêu chuẩn luật của ngành.
- Thu thập, chia sẻ và trao đổi các ý tưởng sáng tạo, thúc đẩy các cải tiến diễn ra trong thời gian ngắn hơn.
- Nâng cao trải nghiệm của nhân viên, gia tăng sự gắn kết và cho phép tổ chức của bạn duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Tái cấu trúc nơi làm việc hiện tại của bạn, về lâu dài sẽ giúp đào tạo nên những nhân viên có tay nghề cao, chất lượng công việc tốt hơn và tỷ lệ giữ chân cao hơn.
Đọc thêm: Xây dựng, quản lý, giữ chân và phát triển đội ngũ bán hàng
Cốt lõi của môi trường làm việc kỹ thuật số
Cộng tác, giao tiếp và kết nối
Văn hóa của tổ chức bạn góp phần thúc đẩy và tạo điều kiện cho nhân viên của bạn tận dụng lợi thế của môi trường làm việc kỹ thuất số để kết nối, giao tiếp và cộng tác.
- Cộng tác: Cung cấp các giải pháp công nghệ (như phòng họp chung, trò chuyện qua video trực tuyến, v.v…) nhằm tạo điều kiện cho nhân viên bạn đóng góp, chia sẻ thông tin.
- Giao tiếp: Có rất nhiều công cụ cần thiết để hỗ trợ cho giao tiếp bên trong và bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như hội thoại trong thời gian thực, video truyền dữ liệu trực tuyến.
- Kết nối: Cung cấp cho nhân viên bạn quyền truy cập suôn sẻ, liền mạch các ứng dụng kinh doanh (ERP, CRM, BI hoặc các ứng dựng quản trị khác) bất kể vị trí, múi giờ hoặc thiết bị để tăng năng suất và hỗ trợ các đối tác liên quan.
Đọc thêm: 3 năng lực lãnh đạo và quản lý thiết yếu trong kỷ nguyên số
Công cụ thích hợp
Để có tầm nhìn toàn diện về nơi làm việc mới, hiện đại, bạn cần đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn sở hữu các công cụ thích hợp được tích hợp sẵn tại nơi làm việc của nhân viên, đồng thời giúp bạn đáp ứng được các yêu cầu về quản lý trong kỷ nguyên số.
Công cụ phải có khả năng tăng tốc các quá trình thủ công nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác để nếu có bât kì sai sót nào, doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian để sửa chữa.
Ngoài ra, công nghệ ứng dụng trong văn phòng kỹ thuật số cũng tạo điều kiện cho nhân viên bạn truy cập từ xa một cách an toàn nếu họ phải di chuyển liên tục. Bên cạnh đó, khả năng tự động trả lời các lỗi phổ biến cần được cân nhắc cài đặt vào quy trình hoạt đồng hằng ngày để đảm bảo phản ứng nhanh khi xuất hiện vấn đề.
Đọc thêm: Chọn đúng người cho đúng vị trí với giải pháp Phù hợp Công việc
Quản lý môi trường kỹ thuật số
Theo một nghiên cứu gần đây của Digital Working Group, quản trị kỹ thuật số có thể được hiểu là ‘’chính sách, cấu trúc, vai trò, quy tắc, quy trình và tiêu chuẩn cần áp dụng cho nơi làm việc để duy trì hoạt dộng tối ưu và bền vững’’.
Có 5 yếu tố quan trọng để quản trị văn phòng kỹ thuật số hiệu quả:
- Chính sách: thiết lập nguyên tắc, chuẩn mực và đảm bảo chúng luôn được tuân theo.
- Nhận thức và giáo dục: tạo cho mọi nhân viên cơ hội tiếp cận đào tạo cần thiết để tối đa hóa hiệu suất thông qua công nghệ sử dụng trong văn phòng kỹ thuật số.
- Hạn chế: áp dụng quy định giới hạn một vài hoạt động nhất định, ví dụ như đặc quyền của quản trị viên.
- Giám sát: kiểm tra để chắc chắn rằng mọi quy định quản trị được thực thi.
- Hướng dẫn: thiết lập các quy định cần thiết trong quản trị và làm thế nào để phổ biến, giải thích quy định cho nhân viên.
