English 
Vietnamese Liệu các công ty có nên sử dụng giải pháp phản hồi 360? Những lợi ích mà giải pháp này mang lại là gì?
Với vô vàn lựa chọn trên thị trường, việc chọn sai công cụ có thể gây lãng phí tài nguyên, tỷ lệ chấp nhận thấp, và quy trình phản hồi thiếu hiệu quả. Tin tốt là bạn không cần phải đánh giá từng giải pháp để tìm ra lựa chọn tối ưu. Bạn có thể thu hẹp danh sách tiềm năng bằng việc tập trung vào những yếu tố then chốt.
Đọc thêm: Đánh giá hiệu suất công việc cho những nhân viên "cá biệt"
Bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về năm đề xuất quan trọng nhất khi chọn công cụ phản hồi 360 phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp.
Mục lục
Tại sao các doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp phản hồi 360?
Công nghệ không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hoá các giai đoạn trong quy trình, mà còn cải thiện đáng kể trải nghiệm của người cho và nhận phản hồi.
Gần 90% công ty thuộc Fortune 500, bao gồm Netflix, GE và Facebook, đã áp dụng một số dạng của mô hình đánh giá 360. Chỉ trong năm 2023, thị trường phần mềm phản hồi 360 đã đạt giá trị 943 triệu USD. Ngày càng nhiều doanh nghiệp đầu tư vào phần mềm này cho quy trình quản lý thêm hiệu quả. Con số này vẫn đang tiếp tục tăng lên.
Vậy giải pháp TRG đang đề cập tới là gì? Hãy tưởng tượng bạn hoàn thành một loạt bài khảo sát trực tuyến và ngay lập tức nhận được kết quả phân tích chi tiết của bản thân.
Với khả năng thu thập và lưu trữ tất cả đánh giá vào trong một nguồn, giải pháp phản hồi 360 giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thu thập và định dạng từng ý kiến phản hồi. Ngoài ra, giải pháp này có thể được thiết lập để tự động gửi câu hỏi hoặc nhắc nhở, thu thập phản hồi, và lập báo cáo theo lịch định trước, giảm thiểu rủi ro sai sót do con người gây ra.
Đọc thêm: Quản trị hiệu suất nhân viên: Đánh giá công bằng và hiệu quả
Việc tận dụng các nền tảng đám mây đảm bảo tính hiệu quả và bảo mật của quá trình phản hồi cũng như sự riêng tư của các thông tin cá nhân. Hơn nữa, các giải pháp chuyên biệt này thường đi kèm với các dashboard trực quan và công cụ phân tích chuyên sâu, giúp diễn giải dữ liệu và xác định tiềm năng phát triển.
Các yếu tố cần cân nhắc trong giải pháp phản hồi 360
Việc số hóa quy trình phản hồi 360 của doanh nghiệp cần được cân nhắc cẩn thận. Một yếu tố then chốt cần được doanh nghiệp ưu tiên đó chính là lòng tin của nhân viên.
Khi nhân viên hiểu rõ mục đích của quy trình và các bước cần làm, họ sẽ sẵn lòng tham gia và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng hơn.
Đọc thêm: Đánh giá nhân viên bằng phản hồi 360 độ nên bao gồm những ai?
Cân nhắc về quyền riêng tư
Có vô vàn hệ thống, mức giá và cấu trúc giá cả khác nhau trên thị trường. Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Phần lớn các giải pháp phản hồi 360 hiện nay đều có nền tảng đám, cho phép người dùng truy cập bằng bất kỳ trình duyệt nào mà không cần phải cài đặt gì cả. Đi kèm với mô hình đám mây là tính linh hoạt và khả năng mở rộng/ thu nhỏ quy mô tức thì theo nhu cầu.
Để duy trì tính bảo mật, đảm bảo nền tàng của bạn:
- Áp dụng phương pháp thu thập dữ liệu thông minh, duy trì tính ẩn danh cho mọi phản hồi
- Cung cấp thông tin rõ ràng về chính sách quyền riêng tư
- Cung cấp tuỳ chọn từ chối cho người tham gia
- Thiết lập quy trình quản lý leo thang minh bạch
- Thiết lập uỷ ban phản hồi để giải quyết xung đột.
Bảo mật dữ liệu
Một giải pháp với các tính năng bảo mật chuyên sâu giúp củng cố yếu tố bảo mật, từ đó tăng tỷ lệ tham gia. Hiện nay, bảo mật dữ liệu không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà là một nhu cầu pháp lý.
Giải pháp bạn chọn nên bao gồm các tính năng bảo mật như mã hóa đầu-cuối, kiểm tra bảo mật định kỳ, và kiểm soát quyền truy cập nghiêm ngặt.
Đọc thêm: Top 5 nguy cơ bảo mật đến từ hành vi hàng ngày của nhân viên
Khuôn bảo mật vững chắc sẽ bảo vệ thông tin, ngăn chặn truy cập và sử dụng trái phép. Bảo mật cũng là yếu tố quan trọng để duy trì sự tuân thủ, đặc biệt là ở các quốc gia có luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt.
Ưu tiên bảo mật giúp các tổ chức tránh được các rủi ro pháp lý ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu.
Báo cáo và phân tích
Phân tích là công cụ quan trọng cho phép người dùng đúc kết insight từ các luồng dữ liệu vô tận. Các insight từ phản hồi có thể giúp phát hiện những lỗ hổng trong đào tạo, ghi nhận các cá nhân xuất sắc, từ đó lập kế hoạch phát triển phù hợp.
Hơn nữa, công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ có thể hỗ trợ điều chỉnh phản hồi của các nhóm đánh giá khác nhau, giúp đảm bảo tính nhất quán trong quá trình phản hồi. Đây là điều quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh và đa văn hoá.
Đọc thêm: Thách thức thường gặp trong đào tạo & phát triển nhân viên
So sánh dữ liệu phản hồi giữa các đội nhóm, phòng ban, kể cả công ty khác nhau, giúp xác định những phương pháp thực hành tốt nhất và lĩnh vực cần cải thiện. Từ đó tăng hiệu suất doanh nghiệp và sự hài lòng nhân viên.
Đào tạo người dùng
Thành công của việc áp dụng phản hồi 360 phụ thuộc lớn vào cách hiểu và sử dụng thành thạo của người dùng. Tuy một số nền tảng chỉ yêu cầu đào tạo cơ bản, việc đảm bảo cách sử dụng đúng là điều quan trọng để có được kết quả ý nghĩa. Hãy chọn các công cụ cung cấp tài nguyên đào tạo toàn diện, bao gồm tài liệu tự học và tư liệu hỗ trợ.
Những nền tảng tốt nhất thường cung cấp đào tạo riêng cho từng vai trò người dùng cụ thể - quản lý, nhân viên, và quản trị viên. Điều này đảm bảo mọi người nắm rõ vai trò của họ trong quá trình phản hồi và sử dụng hệ thống hiệu quả.
Tuỳ chỉnh
Phản hồi 360 phải tương thích với yêu cầu doanh nghiệp, bao gồm thiết kế bộ câu hỏi và định dạng của báo cáo.
Công cụ phản hồi 360 hiện đại cho phép các doanh nghiệp tạo các bảng câu hỏi dựa trên khung năng lực của mình, từ đó có thể đánh giá các khía cạnh quan trọng nhất.
Các lựa chọn tuỳ chỉnh không nên chỉ giới hạn ở bộ câu hỏi mà còn cần cân nhắc cả những nội dung khác như lời chào mừng và các email liên lạc. Điều này cho phép dung hoà công cụ với phong cách giao tiếp và văn hoá doanh nghiệp.
Mặc dù khả năng tuỳ chỉnh quan trọng nhưng lại không quan trọng bằng trải nghiệm khách hàng. Công cụ hiệu quả nhất phải cân bằng giữa tính đơn giản và sự linh hoạt, đảm bảo quá trình phản hồi không phức tạp hoặc không khiến người dùng cảm thấy choáng ngợp.
So sánh chi phí và ROI
Vậy, chi phí để đầu tư cho một giải pháp phản hồi 360 sẽ là bao nhiêu? Sau đây là một vài yếu tố doanh nghiệp nên xem xét để xác định mức giá của giải pháp.
Mô hình định giá và tổng chi phí sở hữu
Có vô vàn hệ thống, mức giá và cấu trúc giá cả khác nhau trên thị trường. Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Khi đánh giá chi phí tổng sở hữu, hãy nhớ rằng chi phí của giải pháp có sẵn thường rẻ hơn các giải pháp tuỳ chỉnh. Một số nhà cung cấp đề xuất bản dùng thử cho trước khi cam kết chính thức. Doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm gần như toàn bộ quy trình để đánh giá sự phù hợp và xác định lỗ hổng giữa hệ thống mới và quy trình cũ.
Vậy còn lợi tức đầu tư? Một yếu quan trọng nhưng ít khi được chú trọng là quy trình quan sát sau phản hồi. Việc cải thiện quy trình phản hồi là cần thiết, nhưng hành động tiếp theo của công ty sẽ quyết định tầm ảnh hưởng và hiệu quả của việc phản hồi tới nhân viên.
Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để đo lường lợi tức đầu tư ROI:
- Giảm tỉ lệ nghỉ việc và chi phí liên quan đến tìm kiếm nhân sự thay thế
- Cải thiện hiệu quả quản lý
- Nâng cao sự gắn kết và năng suất của nhân viên
- Phát triển đội ngũ lãnh đạo mạnh hơn
- Phát triển những bộ kỹ năng phù hợp hơn với nhu cầu doanh nghiệp
Chi phí ẩn và giá trị lâu dài
Tuy mức giá ban đầu của công cụ phản hồi 360 có vẻ rõ rang nhưng có thể vẫn còn tồn tại nhiều chi phí ẩn như:
Thời gian đầu tư
- Chi phí quản lý cho việc thiết lập và bảo trì
- Thời gian đào tạo cho người dùng và người hướng dẫn
- Thời gian phân tích phản hồi
Phân bổ nguồn lực
- Nhân sự chuyên quản lý hệ thống
- Tích hợp với hệ thống nhân sự hiện tại
- Tài liệu đào tạo và hỗ trợ bổ sung
Tác động đến tổ chức
- Giảm năng suất tạm thời trong quá trình triển khai
- Giai đoạn thích nghi văn hoá
- Giải quyết các xung đột phát sinh từ phản hồi
Đọc thêm: Culture fit vs Culture add: Văn hóa doanh nghiệp & sự phát triển
Các giải pháp phản hổi 360 phổ biến trên thị trường
Các hệ thống giải pháp 360 đã được cải tiến vượt bậc, giúp các doanh nghiệp thúc đẩy sự phát triển và cải thiện hiệu suất của nhân viên. Sau đây là một vài nhà cung cấp hàng đầu và cách giải pháp của họ hỗ trợ quá trình phản hồi của doanh nghiệp.
Great People Inside
Great People Inside (GPI) là kết quả của hàng trăm năm nghiên cứu và chuyên môn của tập thể. Giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vòng đời nhân viên.
Bài khảo sát 360 của GPI xem xét những yếu tố, tính chất và đặc điểm của công tác quản lý, từ đó đánh giá cách quản lý tương tác với đội ngũ của họ và khả năng họ thích ứng với thị trường.
Các chức năng nổi bật:
- Độ tuỳ chỉnh cao
- Tự động đề xuất cho cải thiện và phát triển tương lai
- Chi phí linh hoạt, chỉ cần chi trả cho những gì cần thiết
- Không yêu cầu giấy chứng nhận hay chuyên gia để triển khai, đánh giá, hoặc diễn giải kết quả
SurveyMonkey
SurveyMonkey là nền tảng trực tuyến đa năng phục vụ cho mục đích khảo sát, tạo biểu mẫu và nghiên cứu thị trường. Công cụ này nổi tiếng nhờ vào các mẫu khảo sát, form và phân tích có sẵn, cho phép người dùng truy cập thông qua giao diện chi tiết nhưng thân thiện.
Các chức năng nổi bật:
- Các mẫu thiết kế có sẵn
- Tạo khảo sát toàn diện với nhiều định dạng câu hỏi
- Tận dụng bộ theme sẵn có hoặc tuỳ chỉnh font chữ, màu sắc, hình ảnh, v.v… cho phù hợp với thương hiệu
- Tổng hợp ý kiến phản hồi từ nhiều kênh khác nhau: email, web, SMS, mạng xã hội, mã QR, ngoại tuyến, v.v.
- Báo cáo thời gian thực
- Trực quan hoá dữ liệu và dashboard tuỳ chỉnh
Viva Glint
Viva Glint (từng được biết đến với tên “Glint”) được mua lại bởi LinkedIn năm 2018. Hiện nay, sản phẩm là một phần của hệ sinh thái Microsoft Viva. Viva Glint cung cấp chiến lược toàn diện để cải thiện hiệu suất nhân viên và sự gắn kết doanh nghiệp.
Các chức năng nổi bật:
- Tính bảo mật cao và tuân thủ quy định đầy đủ
- Tích hợp AI (Copilot) giúp tóm tắt phản hồi khảo sát
- Sử dụng Glint và Viva Insights để xem dữ liệu
- Cung cấp tài nguyên mà các quản lý cần
Những công cụ mà bài viết này đề cập chỉ là bề nổi. Thị trường của giải pháp phản hồi 360 đang phát triển mạnh mẽ và đa dạng. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến việc tìm hiểu chi tiết hơn về các nhà cung cấp, TRG sẵn lòng giúp bạn khám phá trong những bài viết sau.
Tóm lại, việc chọn một công cụ quản trị tài năng, giống như lựa chọn bất kỳ sản phẩm nào khác, đều đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Quá trình theo dõi sau phản hồi cũng quan trọng không kém. Một giải pháp cung cấp cho đội ngũ HR và các nhà lãnh đạo những đề xuất phát triển sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc lên chiến lược cho từng cá nhân.
Bạn vẫn băn khoăn về tiềm năng của giải pháp phản hồi 360? Có lẽ bạn đang tự hỏi làm thế nào để trang bị cho nhân sự và quản lý, để họ sẵn sàng cho dự án đặc biệt này? Tải ngay whitepaper mới nhất của TRG để biết thêm thông tin!
