English 
Vietnamese Bắt đầu một công việc mới, ở một công ty mới nghe có vẻ hào hứng nhưng không kém phần lo âu. Lý do nào khiến cho nhân sự mới phải đau đầu, nhức óc?
Việc tạo bầu không khí thoải mái trong quá trình “onboarding” quan trọng như thế nào? Bộ phận nhân sự và các bên liên quan cần chuẩn bị những gì để giảm sốc - sang chấn cho cả “tân binh” và các thành viên “lão làng” để cùng xây dựng một tập thể đoàn kết hơn vì mục tiêu chung?
Nội dung
- I. Những nỗi sợ thường gặp của ma mới
- II. Hơn cả một lời chào, không chỉ chào cho vui
- III. Chiến lược của HR để giúp nhân viên mới nhanh thích nghi
- IV. Tổ chức quy trình chào đón của các bên liên quan
- V. Kết luận
I. Những nỗi sợ thường gặp của ma mới
Luật ngầm và những điều chưa biết
Mỗi nơi làm việc đều có một văn hóa riêng biệt. Nhân sự mới thường cảm giác mơ hồ về văn hóa làm việc, phải vật lộn với việc tìm hiểu những quy tắc ngầm và các bí ẩn trong mối quan hệ giữa các đồng nghiệp. Nói gì để không mích lòng? Chọn phe sao cho đúng?
Đọc thêm: Culture fit vs Culture add: Văn hóa doanh nghiệp & sự phát triển
Mối quan hệ với đồng nghiệp mới và Kì vọng về hiệu quả công việc
Theo nghiên cứu từ Hiệp hội Lo âu và Trầm cảm Mỹ (ADAA), hai yếu tố gây áp lực lớn nhất tại nơi làm việc là hiệu suất làm việc (56%) và mối quan hệ với đồng nghiệp (51%).
Ưu tiên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để giúp “tân binh” vượt qua thời gian thử việc và không bị "đá" trong vòng 2 tháng đầu tiên. Trong khi đó, áp lực phải tạo ấn tượng tốt và hòa nhập nhanh với đồng nghiệp khiến cho họ cảm thấy ngột ngạt.
Đọc thêm: Khoảng cách khi 4 thế hệ trong cùng 1 công sở - Lợi thế hay Nguy cơ?
Thay đổi và thích nghi
Nhất là khi người đồng nghiệp mới đã quen với những công vụ và quy trình ở công ty trước, áp lực phải thành thạo quy trình mới một cách nhanh chóng sẽ khiến họ ngay lập tức cảm thấy hoang mang.
Cảm giác yên tâm với những gì quen thuộc đang bị lấn áp bởi nỗi lo hoài nghi về khả năng thích ứng của bản thân. Việc phải làm quen với công nghệ hoặc hệ thống mới có thể tạm thời làm giảm năng suất, dẫn đến stress và sản sinh suy nghĩ chống cự.
Rào cản trong giao tiếp
Người mới tới có thể gặp khó khăn trong việc giao tiếp vì sự khác biệt giữa các thế hệ hoặc do rào cản ngôn ngữ (thường gặp trong các công ty đa quốc gia). Những yếu tố này có thể làm giảm khả năng kết nối hiệu quả với các đồng nghiệp đến từ những bối cảnh khác nhau. Cái cảm giác không biết phải bắt chuyện với người khác như thế nào dẫn đến việc lo âu, ngại giao tiếp.
II. Hơn cả một lời chào, không chỉ chào cho vui
1. Đối với sinh viên mới ra trường (Freshers)
Chào đón những “tân binh” mới tốt nghiệp nên có kế hoạch cụ thể để giúp họ hòa nhập vào môi trường doanh nghiệp, tìm hiểu cách vận hành của phòng ban liên quan. Các chương trình đào tạo cần phải được thiết kế với cấu trúc phù hợp, bao gồm kỹ năng/ kiến thức chuyên môn, phép tắc nơi công sở và giao tiếp trong công việc.
Bầu không khí thân thiện, hỗ trợ nhiệt tình từ các thành viên kì cựu là vô cùng quan trọng để giúp các tân binh bồi dưỡng chuyên môn như là thông qua các chương trình cố vấn thân mật. Việc tạo ra một cảm giác được thuộc về thông qua các hoạt động xây dựng đội nhóm và các dự án chung chắc chắn sẽ mang lại sự hài lòng trong công việc và giữ chân tài năng mới.
Read more: Đào tạo & Phát triển Nhân viên - Làm thế nào cho đúng?
2. Đối với quản lý cấp trung (Mid-level Managers)
Đối với vị trí này, quan trọng nhất là cần tập trung vào việc giao tiếp rõ ràng, hòa nhập vào nhóm và định hình văn hóa. Đặt ra các kì vọng, mục tiêu một cách rõ ràng rõ ràng giúp các quản lý mới tới hiểu rõ vai trò của họ trong tổ chức.
Sự gắn kết là yếu tố then chốt được thúc đẩy thông qua các dự án liên phòng ban. Việc định hướng các quản lý phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty đảm bảo rằng họ trở thành những đại diện tích cực của doanh nghiệp, thúc đẩy sự nhất quán, đoàn kết trong nhóm mà họ quản lý.
Read more: Yếu tố lãnh đạo then chốt nào đang vô tình bị lãng quên?
3. Đối với lãnh đạo cấp cao (CEO/COO)
Việc hỗ trợ cho các lãnh đạo C-suite là điều cần thiết để đảm bảo rằng các vị trí cấp cao hiểu rõ và thấm nhuần văn hóa, giá trị và chiến lược của tổ chức và tạo điều kiện cho việc xây dựng quan hệ với các bên liên quan quan trọng và cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động.
Việc thường xuyên cung cấp phản hồi góp ý xây dựng được ưu tiện nhằm cải thiện và giảm nguy cơ nghỉ việc, tăng cường khả năng phục hồi và nhanh nhạy của tổ chức.
Đọc thêm: 3 Bước đi đúng để không tự đánh giá cao kỹ năng lãnh đạo
III. Chiến lược của HR để giúp nhân viên mới nhanh thích nghi
Nhân viên mới không chỉ đang hòa nhập với môi trường làm việc mới mà còn đang tìm kiếm một cảm giác thuộc về khi họ từng bước tham gia vào đội ngũ. Những tuần đầu tiên là cực kỳ quan trọng và việc tổ chức hỗ trợ người mới ra sao có thể ảnh hưởng lớn đến mức độ hoàn thành công việc theo kì vọng của nhà tuyển dụng.
Dưới đây là cách giúp cho bộ phận nhân sự thúc đẩy quá trình làm quen cho nhân viên mới:
A. Từ buổi gặp mặt đầu tiên
- Hoạt động giới thiệu & Chào đón
Các buổi giao lưu đầu tiên được thiết kế để tạo ra một bầu không khí thân thiện, nơi nhân viên mới có thể giao lưu thoải mái. Những hoạt động này có thể từ việc giới thiệu đơn giản đến những trò chơi tương tác khuyến khích chia sẻ câu chuyện cá nhân và sở thích.
Chẳng hạn như trò chơi "2 Truths and 1 Lie", không chỉ tạo tiếng cười mà còn kích thích cuộc trò chuyện và sự kết nối. Mục tiêu ở đây là thoát ra khỏi hình thức trang trọng nhưng chỉ mang lại cảm giác xa cách và tạo dựng một không gian thoải mái để nhân viên mới có thể tự do thể hiện bản thân và kết nối với đồng nghiệp.
Đọc thêm: Tối đa hóa tính đa dạng, hòa nhập và hiệu suất làm việc bằng dữ liệu
- Các buổi đào tạo tương tác
Tổ chức các buổi đào tạo tương tác, nơi nhân viên mới được tham gia vào các thảo luận nhóm, giải quyết vấn đề và thực hành kỹ năng cần thiết cho công việc của họ. Những buổi đào tạo này không chỉ nâng cao kiến thức mà còn khuyến khích sự hợp tác và phát triển mối quan hệ trong đội ngũ.
B. Cung cấp nguồn tài nguyên hỗ trợ
- Cổng thông tin trực tuyến
Phát triển một cổng thông tin trực tuyến dành riêng cho nhân viên mới, nơi họ có thể truy cập vào thông tin chính sách của công ty, hướng dẫn công việc và các nguồn lực hữu ích khác. Cổng thông tin này nên được thiết kế thân thiện với người dùng và dễ dàng điều hướng, giúp nhân viên mới có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng.
Đọc thêm: TRG thích nghi với môi trường làm việc ảo trong COVID-19 như thế nào?
- Tài liệu đào tạo trực tuyến
Cung cấp các tài liệu đào tạo trực tuyến, bao gồm video hướng dẫn, mô-đun eLearning và tài liệu tham khảo, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi. Điều này cũng tạo cơ hội cho họ tự học theo tốc độ của riêng mình, giúp nâng cao hiệu quả đào tạo.
C. Cố vấn & Bạn đồng hành
- Trao đổi với cố vấn nhiều kinh nghiệm
Triển khai chương trình cố vấn tại nơi làm việc, nơi mỗi nhân viên mới được kết nối với nhân sự kì cựu giàu kinh nghiệm từ cùng bộ phận hoặc tổ chức. Cố vấn sẽ hỗ trợ nhân sự mới trong việc giải quyết các câu hỏi liên quan tới công việc chuyên môn, cung cấp thông tin về văn hóa doanh nghiệp và giúp họ xây dựng mối quan hệ trong đội ngũ.
- “Ghép đôi” với bạn đồng hành đáng tin cậy
Có thêm bạn đồng hành cho phép những nhân viên mới có một người bạn đồng hành để chia sẻ trải nghiệm, giải quyết khó khăn và kết nối với các hoạt động trong công ty. Họ có thể cùng nhau tham gia vào các sự kiện xã hội hoặc chỉ đơn giản là ăn trưa cùng nhau, tạo cơ hội cho những cuộc trò chuyện không chính thức và thiết lập mối quan hệ tốt đẹp ngay từ đầu.
Đọc thêm: 3 năng lực lãnh đạo và quản lý thiết yếu trong kỷ nguyên số
IV. Tổ chức quy trình chào đón cùng các bên liên quan chính
Thực tế là, trải nghiệm của nhân viên mới là trách nhiệm chung của toàn bộ tổ chức. Mỗi cá nhân có thể đóng góp vào việc tạo dựng một bầu không khí chào đón, thúc đẩy sự hòa nhập và tạo cảm giác giá trị cho tất cả mọi người.
- Đồng nghiệp
Các đồng nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình onboarding của nhân sự mới bằng cách cung cấp sự hỗ trợ, hướng dẫn và chia sẻ kiến thức cho những nguời mới. Việc tạo ra một không gian chào đón và thân thiện giúp dễ dàng hơn cho những người mới hòa nhập, đồng thời củng cố văn hóa hợp tác và đoàn kết trong tổ chức.
- Quản lý trực tiếp
Quản lý có trách nhiệm thiết lập rõ ràng các kỳ vọng và mục tiêu cho nhân viên mới, đảm bảo họ hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm thuộc về công việc của mình. Bằng cách cung cấp phản hồi liên tục và khuyến khích việc giao tiếp thẳng thắn cởi mở hơn, các quản lý sẽ giúp nhân viên mới phát triển và thích nghi với môi trường làm việc một cách hiệu quả hơn.
- Nhân sự
Bộ phận Nhân sự là trụ cột của quá trình onboarding cho nhân viên mới, đóng góp không nhỏ tới việc thiết kế và triển khai các chương trình định hướng toàn diện cũng như đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty.
Họ là điểm tiếp xúc đầu tiên cho nhân viên mới, đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các mối quan tâm, trả lời câu hỏi và cung cấp động lực, tài nguyên tham khảo xuyên suốt quá trình hòa nhập.
Đọc thêm: Khi các nhà quản lý thầm lặng khơi dậy uy quyền từ trong bóng tối
V. Kết luận
Hành trình bước vào một công ty mới có thể đầy thách thức nhưng với những nỗ lực, quyết tâm từ cả 2 phía: cá nhân người mới tới và các đồng nghiệp tương lai sẽ nhanh chóng hòa thành một tập thể gắn kết.
Bằng cách giải quyết những lo lắng liên quan đến việc bắt đầu công việc mới và triển khai các hoạt động thúc đẩy sự hòa nhập, tổ chức có thể cải thiện quá trình “giảm sốc” cho nhân viên mới, góp phần tạo dựng một văn hóa nơi làm việc tốt. Cuối cùng, khi nhân viên mới cảm thấy được trân trọng và kết nối, cả tổ chức sẽ hưởng lợi từ việc một tập thể đoàn kết vì mục tiêu chung.
Bạn đang tìm kiếm cách quản lý và lãnh đạo hiệu quả, mang lại kết quả tối đa? Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia TRG Talent để cùng chia sẻ và xác định giải pháp phù hợp với bài toán của doanh nghiệp bạn. Đừng ngần ngại yêu cầu một buổi tư vấn miễn phí ngay hôm nay!
