English 
Vietnamese Một bài học vô giá mà đại dịch COVID-19 tàn khốc này mang lại cho các doanh nghiệp là các luôn phải chuẩn bị sẵn các kế hoạch dự phòng. TRG tin rằng chìa khoá để thành công trong nghịch cảnh là khả năng phản ứng nhanh với sự thay đổi. Trong bài blog này, TRG sẽ chia sẻ cho bạn câu chuyện của chính chúng tôi.
Một thế giới mới
Các chính phủ trên khắp thế giới đang dần dần dỡ bỏ các lệnh giãn cách xã hội, và hiển nhiên mọi người đang quay trở lại cuộc sống hàng ngày và theo một quỹ đạo như thường lệ.
Mặt khác, đại dịch đã buộc các doanh nghiệp phải áp dụng các chính sách làm việc từ xa tại nhà. Hơn nữa, các nhân viên sẽ hoàn toàn ủng hộ việc các doanh nghiệp phát triển một văn hoá mới với tên gọi là “môi trường làm việc ảo".
Từ đó, làm việc từ xa sẽ trở nên phổ biến hơn và nhiều công ty sẽ bắt đầu áp dụng nó cho tất cả mọi nhân viên. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng sẵn sàng thực hiện một kế hoạch như vậy. Do đó, một trong những mục tiêu của chúng tôi là tạo ra các giải pháp phù hợp nhất cho các doanh nghiệp.
Đọc thêm: 5 câu hỏi sống còn cho lãnh đạo doanh nghiệp thời hậu COVID
Bước tiếp theo khi thực hiện chiến lược 'văn phòng ảo' (Virtual Office) là gì?
Chúng tôi tin rằng chìa khóa để đối phó với đại dịch tàn khốc và các diễn biến trong tương lai là khả năng thích ứng nhanh. Nghe có vẻ khá là dễ dàng để thực hiện được điều này, nhưng không phải. Để làm được như vậy, điều cốt yếu là phải có một chiến lược và cách tiếp cận phù hợp.
Sứ mệnh và giá trị cốt lõi của TRG là giúp cho doanh nghiệp của bạn phát triển và trở thành một phiên bản tốt hơn. Để thực hiện được, chúng tôi nhận ra rằng thay vì nói với bạn, tốt hơn là chúng tôi nên hướng dẫn cho bạn. Vì vậy, chúng tôi muốn mời bạn xem qua những gì chúng tôi đã làm và đạt được.
Cách tiếp cận của TRG với chiến lược văn phòng ảo
Có thể bạn đã quen với chính sách COVID-19 của chúng tôi, chính sách này là nền tảng để có thể vận hành và phục vụ khách hàng 100% trực tuyến.
Đọc thêm: Thông điệp từ CEO TRG International về COVID-19
Trọng tâm của chính sách là bảo vệ mọi người và ngăn họ tiếp xúc với virus. Bằng cách đảm bảo sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên, chúng tôi hoàn toàn có thể tiếp tục cung cấp các dịch vụ cho khách hàng mà không có bất kỳ sự gián đoạn nào.
Tuy nhiên, việc tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến mang nhiều khó khăn. Nó mang đến rất nhiều thách thức, đặc biệt là các doanh nghiệp thiếu đi một hệ thống giao tiếp hay liên lạc tốt.
Khái niệm làm việc ảo này nghe có vẻ khá đơn giản cho đến khi thực hiện, những khó khăn liên quan đến công nghệ và con người sẽ xảy ra. Nó không chỉ là việc bạn ở nhà, bật máy tính và thực hiện các nhiệm vụ như thường lệ.
Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp và Digital Transformation (P.1)
TRG đã tạo ra một chiến lược làm việc ảo hoàn chỉnh nhằm cố gắng bình thường hóa việc làm của các nhân viên tại nhà càng nhiều càng tốt.
Ngoài việc thiết lập sự kiểm soát và hướng dẫn cần thiết, chiến lược này cho phép các nhân viên duy trì cảm giác thân thuộc và đoàn kết với nhau, do đó, không những củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm mà còn thúc đẩy mọi người làm việc cùng nhau nhằm hướng tới một mục tiêu chung.
- Các cuộc gọi check-in hàng ngày - Các bộ phận của TRG sẽ có các cuộc gọi check-in hai lần một ngày, không hẳn là một cuộc tụ họp chính thức mang tính căng thẳng. Nó chỉ đơn thuần là một cuộc trò chuyện video dài 5 phút, trong đó nội dung liên quan đến việc lên kế hoạch và các trả lời câu hỏi thắc mắc.
- Các cuộc trò chuyện trong công việc - Để giữ liên lạc và tránh làm gián đoạn luồng thảo luận, các nhân viên TRG luôn sẳn sàng trả lời các tin nhắn chỉ trong vài giây.
- Microsoft Teams - là nền tảng được TRG lựa chọn để giao tiếp. Nền tảng mang nhiều lĩnh vực khác nhau giúp mỗi bộ phận dễ dàng truy cập tất cả các thông tin như cuộc họp, trò chuyện, tập tin và nhiệm vụ.
Tuy là một chiến lược đơn giản nhưng nó mang hiểu quả tích cực đối với TRG. Bằng cách triển khai các kênh liên lạc và sử dụng công nghệ phù hợp đã đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu mà chúng tôi đưa ra.
Hơn nữa, một số nhân viên của chúng tôi sẽ tiếp tục làm việc hoàn toàn tại nhà, một số khác sẽ linh hoạt làm việc tại nhà và văn phòng, và một số sẽ hoàn toàn làm việc tại văn phòng.
Công ty của bạn có thể áp dụng những chiến lược nào?
Các chiến lược của chúng tôi luôn luôn được phát triển và mở rộng hơn và đảm bảo là không có bất cứ sự gián đoạn nào. Đáng tiếc là không phải các công ty nào cũng sẵn sàng đi theo hướng này. Điều quan trọng là công ty của bạn cần phải xác định hệ thống công nghệ nào là phù hợp nhất. Hiện TRG đang có các giải pháp dựa trên đám mây. Chúng được chứng minh là có chi phí thấp hơn và có tốc độ phát triển nhanh hơn.
Để biến văn phòng “ảo” thành hiện thực, công ty của bạn cần áp dụng các công cụ giao tiếp phù hợp. Bằng cách tận dụng các ứng dụng như Skype, Zoom, Google Hangouts hoặc các hệ thống lưu trữ đám mây như Google Drive, MS Office 365.
Tìm hiểu thêm: Top 10 giải pháp cộng tác và giao tiếp khi làm việc từ xa
Một bước quan trọng khác là theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc phân tích mang nhiều khó khăn và thử thách. Gợi ý của TRG là bạn nên thiết lập một mục tiêu mang tính thực tế và linh hoạt ngay từ đầu.
Điều cần thiết là bạn phải đo lường các mục tiêu của mình để biết liệu chúng đã được hoàn thành hay chưa. Do đó, KPI là cách tiếp cận phổ biến nhất, trong khi OKR là cách tiếp cận mới mang tính "cách mạng". Cả hai đều cần thiết trong việc phân tích chiến lược của bạn.
Cuối cùng, TRG tin rằng đây là những chiến lược cơ bản và tổng quát mà bạn nên đầu tư. Trong tương lai, bạn sẽ cần phải đầu tư nhiều hơn và tìm kiếm thêm những lời khuyên hay là những hướng dẫn tận tình khác. TRG luôn ở đây và sẵn lòng hỗ trợ bạn!
Liệu doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng để số hóa và hoạt động 100% trực tuyến? Cùng tìm hiểu 7 bước khởi đầu để thành công thông qua whitepaper bên dưới.
