English 
Vietnamese Việc đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh luôn liên tục, không bị gián đoạn trong và hậu COVID là một thách thức khó nhằn. Ngoài việc nâng cấp hệ thống IT, doanh nghiệp còn phải cẩn thận xem xét lại các quy trình làm việc hiện tại, văn hoá của doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự.
Làm thế nào các doanh nghiệp có thể cùng lúc giải quyết các vấn đề vốn không hề tồn tại trước đó, đáp ứng nhu cầu liên tục thay đổi của khách hàng và khám phá các cơ hội mới? Để lập nên một kế hoạch liên tục kinh doanh (business continuity plan) hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn, hãy cân nhắc 5 câu hỏi sau đây.
Đọc thêm: Vì sao đa số dự án Digital Transformation thất bại?
1. Bạn có thể vượt qua cơn bão với các chiến lược và quy trình kinh doanh hiện tại?
Doanh nghiệp sẽ thay đổi đáng kể hậu COVID-19 do các tác nhân mới như cải cách quy định y tế, hành chính, các chính sách mới của Nhà nước, sự gia tăng của đội ngũ nhân sự từ xa, nhu cầu sụt giảm mạnh, khả năng phục hồi chậm và kéo dài . Vì vậy, các công ty phải trở nên linh hoạt hơn để ứng phó với bất kì thách thức gây gián đoạn nào.
Khi đại dịch diễn ra, chúng ta thấy rõ ràng là những doanh nghiệp sở hữu chiến lược kỹ thuật số linh hoạt phục hồi nhanh hơn và ổn định hơn.
Một tổ chức linh hoạt (agile) sẽ trao quyền chủ động vừa tìm hiểu vừa ra quyết định cho các đội nhóm nội bộ. Cách tiếp cận này cho phép những người gần nhất với thông tin có quyền đưa ra quyết định, trái ngược với hệ thống quản lý theo chiều dọc truyền thống.
Nhưng trước nhất, các nhà lãnh đạo cần sở hữu một số công cụ phân tích để kịp thời nắm bắt insights chất lượng, một “cộng sự xuất sắc” luôn đồng hành với khả năng phản hồi nhanh và sự nhạy bén.
Theo một báo cáo do Aberdeen thực hiện, doanh nghiệp đang phải đối đầu với những áp lực đến từ cuộc khủng hoảng sức khỏe mà còn có khủng hoảng kinh tế, sự giám sát và hạn chế của chính phủ kết hợp với tổn thất doanh thu gây ảnh hưởng đến đội ngũ lao động, thị hiếu người tiêu dùng, khả năng hợp tác và phản hồi thay đổi và mô hình kinh doanh.
Tăng cường sự linh hoạt có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường, tăng cường cộng tác, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Tăng cường sự linh hoạt cho toàn bộ doanh nghiệp đòi hỏi thay đổi cơ cấu tổ chức, vì vậy cần cam kết từ các quản lí cấp cao. Các tổ chức có thể bắt đầu bằng cách ưu tiên các bộ phận cần được đổi mới trước tiên, ví dụ như bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, hoặc quản lý dự án.
Xác định các nhóm cần chuyển đổi, nuôi dưỡng văn hoá doanh nghiệp, thiết lập các mục tiêu rõ ràng để mọi người cùng hướng tới, cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết để đáp ứng với nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong những thời điểm không chắc chắn.
Đọc thêm: 7 yếu tố cần thiết để xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp
2. Làm thế nào để nhân viên của bạn trở nên linh hoạt hơn để đối phó với các sự kiện bất ngờ, đặc biệt là khi họ phải làm việc từ xa?
Tự do làm việc ở bất kỳ nơi đâu là một xu hướng được nhiều doanh nghiệp đón nhận trong những năm gần đây. Tuy nhiên, phần lớn các công ty xem làm việc từ xa giống như một lợi ích “có thì tốt” thay vì là một phần DNA của công ty.
Cốt lõi của các kế hoạch quản lý và phát triển nhân sự vốn được xây dựng dựa trên mô hình văn phòng truyền thống. Vì vậy, khi toàn bộ nhân viên chuyển sang chế độ làm việc online thì hiển nhiên là chiến lược nâng cấp sau này không đủ chu đáo và các nhóm ngay lập tức gặp phải vô vàn vấn đề như:
- Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác
- Các yếu tố cá nhân gây gián đoạn công việc (do thành viên gia đình, thú cưng…)
- Khả năng hỗ trợ về mặt kỹ thuật
- Quyền truy cập vào các nguồn tư liệu cần thiết
- Khả năng tiếp tục các quy trình làm việc quan trọng
- Kết nối và truy cập vào hệ thống kinh doanh
Tuy nhiên, cũng chính nhờ đại dịch đã thúc đẩy nhanh quá trình doanh nghiệp tái cấu trúc chiến lược quản lí nhân tài, đưa ra các chỉ số hiệu suất mới đồng thời cung cấp cho những tài năng ưu tú đầy đủ tài nguyên để giảm thiểu gián đoạn.
Các nhà lãnh đạo cũng có thể tận dụng cơ hội này để củng cố lại văn hoá tổ chức hiện tại, cơ cấu, chính sách và thậm chí từng cá nhân và vị trí của họ để xác định những tác nhân có thể gây trở ngại cho việc sáng tạo và linh hoạt giải quyết vấn đề.
- Văn hoá: tầm nhìn, niềm tin, và mục tiêu trước đây có thể không còn phù hợp với giai đoạn “bình thường mới”. Vì vậy, đòi hỏi các nhà lạnh đạo phải điều chỉnh lại cách hoàn thành công việc, cách đánh giá hiệu suất, giờ làm việc và hơn thế nữa.
- Con người: Làm việc từ xa đòi hỏi chuỗi các kĩ năng, thái độ và trình độ chuyên môn đặc biệt. Không phải ai cũng sẵn sàng chấp nhận sự sắp xếp mới này hoặc có những quy trình chỉ có thể thực hiện tại văn phòng. Vì vậy, các tổ chức không chỉ phải chọn đúng người phù hợp với văn hoá công ty và có khả năng đối phó với môi trường hỗn loạn hiện nay mà còn phải đánh giá lại mô hình kinh doanh và chức năng công việc hiện có để loại bỏ những người không còn phù hợp.
- Công nghệ: Sự thay đổi trong nhân sự kéo theo những thay đổi trong công nghệ nhằm tạo thuận tiện cho việc tiếp cận, trao quyền và gắn kết với nhân viên của bạn. Những công ty thừa nhận sự thay đổi trong mong muốn của lực lượng lao động hiện đại và lợi ích mà các công nghệ mới có thể đem đến sẽ cho phép họ tự tin tiếp bước hơn.
Đọc thêm: Yếu tố cần có khi xây dựng môi trường làm việc kỹ thuật số
3. Làm thế nào để giúp khách hàng của bạn vượt qua thời điểm hỗn loạn mà vẫn đảm bảo dịch vụ xuất sắc?
Cũng như cách các công ty đấu tranh để duy trì lợi nhuận, khách hàng cũng đang đối mặt với những xáo trộn hoạt động tương tự và thực trạng thị trường không thể đoán trước. Do đó, khi kỳ vọng và ưu tiên của công ty bị thay đổi, nhu cầu và đòi hỏi của khách hàng cũng biến đổi một cách mạnh mẽ.
Hơn bao giờ hết, các công ty phải duy trì niềm tin với khách hàng và tiếp tục cung cấp các giải pháp chất lượng để giúp họ tiếp cận những cơ hội mới bất chấp ngân sách hạn hẹp. Nói cách khác, để hoạt động hiệu quả sau khủng hoảng, các tổ chức cần phải điều chỉnh hành trình trải nghiệm của khách hàng, kết hợp các hoạt động sáng tạo để cung cấp dịch vụ và tương tác từ xa.
Đây cũng là thời điểm thích hợp để đầu tư vào trí tuệ nhân tạo, phân tích dữ liệu và các giải pháp công nghệ phục vụ khách hàng để doanh nghiệp thấu hiểu các xu hướng thay đổi trong hành vi và mô hình tương tác. Quan trọng hơn là có một giải pháp phân tích phù hợp nhằm cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu các tác vụ thủ công đồng thời chứng minh rằng doanh nghiệp hiểu được những thách thức mới mà khách hàng phải đối mặt.
4. Làm thế nào để bộ phận văn phòng nâng cao hiệu suất và sự linh hoạt?
Điều quan trọng là ưu tiên hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính. Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá các phương thức vận hành mới, cụ thể là hợp lí hoá các quy trình, tự động hoá các hoạt động thủ công (ví dụ phát hành và phê duyệt hoá đơn), tăng khả năng hiển thị dữ liệu cũng như cải thiện việc lên kế hoạch và dự báo.
Kế toán là một trong những bộ phận cốt lõi có thể được hưởng lợi từ công nghệ tiên tiến. Đáng kể nhất chính là khả năng tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại vô tận, hàng núi bảng tính và hằng hà các tác vụ thủ công tốn thời gian khác. Tự động hoá là chìa khoá để giảm sai sót và các góc khuất của dữ liệu cũng như nâng cao hiệu quả và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục tiếp diễn.
Đọc thêm: Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm kế toán đám mây ngay hôm nay
Deloitte dự đoán trí tuệ nhân tạo sẽ trở nên thông dụng hơn trước năm 2025 nhằm phục vụ các công việc văn phòng thông qua tự động hoá, khả năng xử lý hình ảnh, quy trình ngôn ngữ tự nhiên, phân tích dự đoán, phát hiện bất thường, cùng với tính năng khác.
5. Làm cách nào bạn có thể bảo vệ các tài sản kỹ thuật số có giá trị nhất của doanh nghiệp cũng như thông tin nhạy cảm của khách hàng?
Số lượng các cuộc tấn công mạng và vi phạm an ninh đã tăng lên đáng kể từ khi xảy ra đại dịch. Khi các đang cố gắng ổn định đội ngũ nhân sự khi làm việc từ xa, doanh nghiệp cũng phải chú ý đến việc bảo vệ tài sản kỹ thuật số của công ty.
Nhân viên truy cập thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng từ nhà thông qua thiết bị cá nhân của họ. Điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ an ninh mạng gánh trọng trách triển khai và thực hiện các biện pháp phòng ngừa đồng thời đảm bảo không làm xáo trộn hoạt động kinh doanh hằng ngày.
Đọc thêm: Top 5 nguy cơ bảo mật đến từ hành vi hằng ngày của nhân viên
Chính vì vậy, an ninh mạng nên là một trong những ưu tiên hàng đầu. Nhân viên ở mọi cấp độ cần được phổ cập thường xuyên về tầm quan trọng, rủi ro và cơ chế phòng thủ cần thiết để tránh các cuộc tấn công tiềm ẩn. Các quản lý cấp cao nên giải quyết các vấn đề bảo mật dữ liệu ngay cả trước khi bất kỳ sự cố nào xảy ra
Nhưng cũng đừng quên rằng bảo mật có thể được tìm thấy trên đám mây. Các tổ chức áp dụng các giải pháp nền tảng đám mây đã vượt qua thời kỳ hỗn loạn này với ít sự gián đoạn hơn nhiều. Và họ liên tục khám phá những cơ hội mới, có được sự linh hoạt toàn diện và khả năng hợp tác liền mạch dù ở xa nhau.
Không ai có thể đưa ra câu trả lời chắc chắn là cần bao lâu để thị trường có thể phục hồi hoàn toàn. Để có thể tiếp tục vận hành trong thời điểm khủng hoảng như hiện tại, doanh nghiệp cần chấp nhận thời thế thay đổi và nhu cầu thị trường bất ổn, trở nên linh động hơn và phản ứng nhanh chóng.
Để hiểu hơn về quy trình chuyển đổi số digital trasnformation cho doanh nghiệp, hãy tham khảo tài liệu bên dưới của TRG.
