English 
Vietnamese Trong một nghiên cứu gần đây do Sage People thực hiện, 67% trong tổng số 3000 kế toán viên tham gia nghiên cứu cho biết "họ đang cân nhắc các giải pháp đám mây." Và hơn một nửa trong số họ đã triển khai áp dụng các giải pháp được xây dựng trên nền tảng hiện đại này.
Những người dùng đầu tiên hiện đã gặt hái được không ít lợi ích từ các ứng dụng đám mây thông minh này. Không thể phủ nhận rằng điện toán đám mây đang ngày một trở nên phổ biến hơn. Đã đến lúc bạn cần “cải tiến” bộ phận kế toán của bạn với các phần mềm kế toán hiện đại.
Phần mềm kế toán đám mây là gì?
Phần mềm kế toán nền tảng đám mây (cloud accounting) cho phép người dùng truy cập mọi chức năng kế toán cần thiết thông qua bất kỳ trình duyệt web thông dụng nào.
Có hai định dạng kế toán đám mây điển hình:
- Lưu trữ online (hosted application): với tùy chọn này, phần mềm kế toán của chính doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trong một máy chủ (server) từ xa, và doanh nghiệp truy cập vào phần mềm và các chức năng kế toán thông qua một trình duyệt web.
- Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS): Doanh nghiệp sử dụng giải pháp của một đối tác chuyên cung cấp phần mềm kế toán. Người dùng cũng truy cập ứng dụng thông qua một trình duyệt web. Ngân hàng trực tuyến, mạng xã hội hoặc tài khoản email là một vài ví dụ điển hình cho mô hình SaaS.
Phần mềm kế toán đám mây khác gì so với phần mềm truyền thống?
Hệ thống kế toán tại chỗ truyền thống yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập một trung tâm dữ liệu vật lý. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bỏ một khoản lớn vào đầu tư phần cứng, nhân sự cũng như thời gian và công sức để cài đặt và duy trì giải pháp.
Đọc thêm: Tự động hóa hệ thống báo cáo tài chính với Infor SunSystems
Mặt khác, các giải pháp kế toán đám mây lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp “trên mây,” trong các server từ xa. Do đó, người dùng có thể nhanh chóng truy cập thông tin tài chính quan trọng mọi lúc, mọi nơi.
Phần mềm kế toán đám mây còn đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập, startup và doanh nghiệp nhỏ nhờ khả năng mở rộng và khả năng xử lý mạnh mẽ vốn chỉ dành cho các doanh nghiệp có ngân sách khổng lồ.
Thêm vào đó, kế toán đám mây còn giúp bộ phận kế toán kết nối với khách hàng 24/7, cho phép cả hai bên theo dõi chặt chẽ tình trạng đơn hàng, thanh toán và thậm chí nhanh chóng xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Từ tính năng ghi sổ đơn giản đến các chức năng dự báo và lập ngân sách tinh vi, giải pháp kế toán đám mây có thể đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp.
Lợi ích của việc có phần mềm kế toán đám mây
Phần mềm kế toán đám mây loại bỏ quá trình cài đặt hệ thống thủ công. Người dùng có thể giải quyết các tác vụ thường nhật từ bất kỳ máy nào, vào bất cứ lúc nào. Tất cả dữ liệu cũng được lưu tự động trên mây và có thể được truy xuất nhanh chóng.
Hơn nữa, giải pháp còn có thể linh động mở rộng hoặc thu hẹp ngay lập tức tùy theo nhu cầu, không yêu cầu doanh nghiệp phải tốn cho chi phí đầu tư, vì vậy kế toán đám mây là một giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và quy mô.
Đọc thêm: Phần mềm kế toán Infor SunSystems cho tổ chức phi lợi nhuận
Ngoài những ưu điểm nêu trên, phần mềm kế toán đám mây còn sở hữu năm lợi ích đặc biệt sau.
Tự động sao lưu, cập nhật, bảo trì
Thay vì chờ đợi vài tuần, thậm chí vài tháng cho lần cập nhật mới nhất, nhà cung cấp giải pháp kế toán đám mây sẽ chịu trách nhiệm quản lý và cập nhật phần mềm theo định kỳ. Hơn nữa, việc bảo trì và nâng cấp được tiến hành đồng thời trên toàn doanh nghiệp. Việc bảo trì đã được bao gồm trong gói dịch vụ phải trả hằng tháng.
Phần mềm kế toán đám mây cung cấp cho doanh nghiệp công cụ cần thiết để tự động hóa các quy trình thủ công, tạo điều kiện cho chuyên viên kế toán tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn.
Truy cập dữ liệu trong thời gian thực
Giải pháp kế toán đám mây cung cấp cho doanh nghiệp một bức tranh tổng thể về các hoạt động gần đây nhất của doanh nghiệp, tự động cập nhật các giao dịch tài chính, cho phép người dùng theo dõi hiệu suất kinh doanh và giúp quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên thông tin và thực trạng tài chính trong thời gian thực.
Thêm vào đó, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm hóa đơn, hợp đồng, theo dõi tình trạng thanh toán, giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, nhà phân phối, nhân viên và đối tác kinh doanh.
Tăng cường bảo mật và an ninh mạng
Người quản lý có thể thêm người dùng và cho phép mỗi người quản lý một chức năng cụ thể. Điều này giúp quản lý dễ dàng giám sát các hoạt động và thẩm quyền của từng người dùng. Người dùng chỉ có thể xem thông tin liên quan đến vai trò của mình, tránh trường hợp nhân viên lợi dụng các tính năng không cần thiết hoặc truy cập các dữ liệu mật không liên quan đến nhiệm vụ của họ.
Giảm thiểu rủi ro do thiên tai, tấn công mạng
Nhà cung cấp phần mềm đồng thời cũng chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi sát sao nhằm ngăn ngừa các vấn đề về an ninh có thể xảy ra.
Các hệ thống kế toán tại chỗ thường và các trung tâm dữ liệu vật lý sẽ khó tránh khỏi thiên tai như mưa bão, hỏa hoạn hoặc trộm cắp. Máy chủ, ổ cứng và thiết bị dễ dàng bị hỏng hoặc bị đánh cắp dẫn đến việc mất toàn bộ dữ liệu được lưu trữ bên trong. Quá trình phục hồi dữ liệu thường tốn kém và tốn thời gian.
Với giải pháp đám mây, dữ liệu được lưu trữ "trên mây" và có thể được truy xuất bất cứ lúc nào mà không có bất kỳ cản trở nào. Do đó, các tổ chức hoàn toàn có thể hoạt động bình thường bất chấp thiên tai.
Đọc thêm: 'Transformers' và bài học về an ninh mạng doanh nghiệp
Thúc đẩy hợp tác giữa các phòng ban
Ngoài những thời điểm phải khai thuế, các quản lý điều hành hoặc chủ doanh nghiệp thường ít giao tiếp với bộ phận kế toán. Tồn đọng công việc hoặc báo cáo và ngân cần phê duyệt là điều không thể tránh.
Phần mềm kế toán đám mây giúp duy trì mối liên kết giữa quản lý và bộ phận kế toán, thúc đẩy cộng tác, trao đổi để tránh mọi rủi ro cũng như đảm bảo mọi quá trình diễn ra suôn sẻ.
Các giải pháp kế toán trong những năm gần đây đã không ngừng cải tiến. Trí tuệ nhân tạo (AI) dưới dạng trợ lý thông minh cũng bắt đầu thâm nhập vào cuộc sống hàng ngày của kế toán viên.
Cách tiếp cận tốt nhất là chào đón những công nghệ mới nổi này với một tinh thần cởi mở, bình tĩnh, tập trung và đừng để nỗi sợ làm lu mờ phán xét của bạn.
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán nhằm tinh giản và tự động hóa hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp? Yêu cầu tư vấn giải pháp kế toán của TRG ngay hôm nay!
