Việc triển khai một dự án ERP chắc hẳn sẽ đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích cũng như khó khăn do tính phức tạp và khối lượng công việc khổng lồ đi kèm theo dự án. Trong kỳ trước, TRG đã đề cập 3 vấn đề nổi trội mà bất kỳ CEO nào cũng sẽ đối mặt khi triển khai ERP: tìm kiếm nhân sự cho dự án, định nghĩa rõ ràng chỉ số hoàn vốn (ROI) và giải pháp để quản lý nỗi sợ thay đổi của nhân viên.

Đọc thêm: [Infographic] Lợi ích kinh tế của ERP đám mây (Cloud ERP)

Bài viết hôm nay sẽ tiếp tục tìm hiểu những yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu đầu tư vào triển khai dự án ERP.

Bạn có thực sự hiểu chi phí thực tế của phần mềm?

Thấu hiểu tổng chi phí sở hữu (total cost of ownersip, TCO) đóng vai trò thiết yếu trong việc lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm ERP. TCO thường bao gồm nhiều thành phần.

Chi phí bản quyền

Đây là chi phí cho phần mềm ERP mà doanh nghiệp phải trả trước. Chi phí thường thay đổi tùy vào nhiều yếu tố như số lượng phân hệ (mô-đun) và số lượng người dùng (số lượng account hoặc số người dùng đăng nhập tại một thời điểm). Nhiều nhà cung cấp ERP, đặc biệt là những nhà cung cấp hàng đầu, thường có chính sách phí bản quyền rất phức tạp.

Chi phí tư vấn

Một vài doanh nghiệp cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ những công ty tư vấn. Do việc lựa chọn và triển khai ERP đem đến nhiều rủi ro, một công ty tư vấn giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao sẽ giúp giảm đáng kể sai sót. Chi phí này có thể giao động từ 20-70% chi phí bản quyền. Khi chọn, hãy chắc chắn rằng công ty đó không có bất kỳ động cơ nào để ưu ái một giải pháp cụ thể nào đó hơn những giải pháp khác.

Đọc thêm: 3 thế hệ & 5 giai đoạn phát triển của phần mềm ERP

Chi phí triển khai

Chi phí triển khai đôi khi còn đắt hơn cả chi phí bản quyền. Phần mềm càng phức tạp với nhiều tính năng đa dạng, chi phí triển khai càng cao. Bạn phải tính đến nguy cơ năng suất giảm nếu nhân viên của bạn tham gia vào việc triển khai hệ thống.

Chi phí bảo trì hằng năm

Bạn phải trả phí này cho nhà cung cấp hằng năm để họ có thể duy trì hệ thống và hỗ trợ khi cần thiết. Phí này thường chiếm khoảng 10-20% phí bản quyền.

Chi phí đào tạo

Việc đào tạo cho nhân viên là một việc cấp thiết và diễn ra thường xuyên chứ không chỉ một lần duy nhất. ERP là một hệ thống phức tạp, vì vậy cần nhiều buổi tập huấn nhằm đảm bảo nhân viên của bạn có thể sử dụng thành thạo. Thêm vào đó, hệ thống ERP có tuổi thọ đến hơn 10 năm nên bạn cần liên tục trau dồi kỹ năng cho nhân viên mới.

Chi phí IT

Ngoài việc phải đầu tư một khoảng khá lớn vào phần cứng (server, thiết bị mạng…) và phần mềm (hệ điều hành, quản lý cơ sở dữ liệu), bạn sẽ cần một vài chuyên gia về IT để duy trì hệ thống, khắc phục sự cố và hỗ trợ người dùng khi cần thiết. Do các nhà cung cấp đang dần hướng đến phần mềm ERP nền tảng cloud, một số chi phí có thể cắt giảm đáng kể hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Với ERP nền tảng cloud, chi phí bản quyền trả trước và phí bảo trì hằng năm được thay bằng phí thuê bao. Doanh nghiệp của bạn không cần đầu tư vào các phần cứng đắt đỏ, đồng thời cũng giữ số lượng chuyên viên IT ở mức tối thiểu. Thời gian để triển khai phần mềm ERP nền tảng cloud cũng ngắn hơn, góp phần gia giảm chi phí thực hiện.

Đọc thêm: ERP Đám Mây cho ngành sản xuất: Câu chuyện thành công của JR Watkins

Tuy nhiên, bạn vẫn nên cảnh giác và không tin tưởng quá mức vào khái niệm “ERP nền tảng đám mây luôn rẻ hơn.” Với ERP đám mây, bạn phải thường xuyên trả phí thuê bao, dần dà phí này có thể vượt cả chi phí trả trước cộng với phí bảo trì định kỳ. 

Nên chọn bộ ứng dụng tích hợp hay nhiều ứng dụng riêng lẻ?

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp chắc hẳn đã có khá nhiều hệ thống kinh doanh được cài đặt sẵn cho từng bộ phận khác nhau như kế toán hoặc sales và marketing. Bạn có nên duy trì hay thay thế những hệ thống đó với ERP? Dù sao đi nữa, ERP về cơ bản đã tích hợp toàn diện các ứng dụng giúp liên kết mọi phòng ban và quy trình cho toàn doanh nghiệp.

Một thắc mắc tương tự là bạn có nên tiếp tục đầu tư vào từng hệ thống riêng lẻ thay vì mua thêm một phân hệ tương tự, hay các ứng dụng tích hợp từ nhà cung cấp ERP.

Ví dụ, bạn có nên mua thêm phân hệ phân tích dữ liệu (business intelligence, BI) từ nhà cung cấp ERP hay dùng một giải pháp riêng biệt chuyên về BI như Tableau? Bạn nên đầu tư phân hệ CRM hay sử dụng Salesforce?

Cuộc tranh cãi giữa việc lựa chọn một bộ giải pháp tích hợp như ERP với hay nhiều hệ thống riêng lẻ (best-of-breed) đã kéo dài trong nhiều năm nay. Các chuyên gia chưa thực sự đạt đến một kết luận thỏa đáng cho vấn đề này. Đáng chú ý là mỗi giải pháp đều có điểm mạnh và yếu riêng.

Một số phòng ban có thể có các yêu cầu rất đặc thù mà chỉ các phần mềm chuyên biệt mới có thể đáp ứng. Nếu doanh nghiệp của bạn có các phòng ban này thì best-of-breed sẽ phù hợp hơn. Những hệ thống chuyên biệt thường tốn ít thời gian triển khai hơn các bộ giải pháp tích hợp.

Mặt khác, triển khai giải pháp riêng lẻ không thuận tiện cho các quy trình liên phòng ban. Bộ giải pháp tích hợp đem đến lợi thế về mặt liên kết và bảo trì hệ thống. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, đây là lựa chọn thích hợp nhờ khả năng mở rộng, tiết kiệm chi phí hơn so với việc mua và bảo trì nhiều hệ thống cùng lúc.

Đọc thêm: Đánh giá phần mềm ERP cho ngành sản xuất Infor CloudSuite

Trên thực tế, đa số doanh nghiệp duy trì một chiến lược công nghệ thông tin kết hợp giữa giải pháp tích hợp và các giải pháp chuyên biệt. Theo đó, doanh nghiệp tuy sử dụng ERP nhưng một số phòng ban chức năng có nhu cầu chuyên sâu vẫn sử dụng phần mềm riêng của mình.

Quyết định hợp lý cuối cùng thường không phải là “chỉ dùng ERP” hay “chỉ dùng các giải pháp khác” mà là tìm được một cách kết hợp cân bằng và phù hợp cho nhu cầu cụ thể của bạn.

Đón đọc phần cuối của serie những khó khăn thường gặp và những yếu tố trọng điểm CEO nên cân nhắc trước khi triển khai một dự án ERP bất kỳ. Đăng ký nhận tin từ TRG Blog hoặc yêu cầu một buổi demo hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!