English 
Vietnamese Ngân sách thường được xem như la bàn dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công. Tựa như mạch máu trong cơ thể của tất cả chúng ta, ngân sách cung cấp nguồn sống cho mọi hoạt động kinh doanh và là cốt lõi quyết định khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc điều phối dòng chảy tài chính không hề đơn giản, đặc biệt khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, quy mô hoạt động ngày càng phức tạp. Lúc này, thay vì phụ thuộc vào những phương pháp thủ công truyền thống phí thời gian và tiềm ẩn vô vàn sai sót, không ít doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp "cứu cánh" hiện đại - phần mềm quản lý ngân sách.
Vậy, phần mềm quản lý ngân sách có thực sự là "chìa khóa vàng" mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp bạn?
Mục lục
I. 3 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý ngân sách
II. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp
III. Một số thắc mắc thường gặp
3 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý ngân sách
1. Quá trình quản lý thủ công tốn thời gian, công sức và dễ sai sót
Doanh nghiệp thường quản lý ngân sách bằng các phương pháp thủ công như Excel hoặc ghi chép sổ sách bằng tay. Việc quản lý thủ công này tốn nhiều thời gian, công sức của nhân viên, đồng thời dễ gây sai sót trong quá trình nhập liệu, thanh toán hóa đơn, quản lý thuế... không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn gây tổn thất tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Hơn nữa, khi doanh nghiệp phát triển, các hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp, khối lượng dữ liệu tài chính ngày càng lớn, thì việc quản lý thủ công sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.
Đây cũng chính là một trong những dấu hiệu hàng đầu báo hiệu đã đến lúc doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp hoặc triển khai một giải pháp chuyên sâu để tối ưu hóa quy trình quản lý ngân sách.
2. Thiếu dữ liệu tài chính xác, kịp thời gây khó khăn trong việc kiểm soát và lập kế hoạch
Doanh nghiệp làm thế nào để cập nhật những thông tin mới nhất về ngân sách? Liệu rằng những thông tin đó có chính xác? Là một quản lý, bạn có thể truy vết ngược lại và tìm hiểu cặn kẽ đến từng giao dịch một để nắm toàn bộ thông tin về giao dịch phát sinh đó? Những thông tin đó có giúp bạn đưa ra quyết định nhanh hơn?
Ngoài nhanh chóng nắm bắt tình hình, một phần quan trọng không kém của việc quản lý ngân sách chính là phân tích và dự toán cho tương lai nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ tài nguyên cho mọi hoạt động vận hành và đầu tư.
Đọc thêm: Lập ngân sách từ đầu (Zero-based Budgeting) là gì và cách thực hiện
Rất khó để doanh nghiệp xác định các khoản chi tiêu không hiệu quả hoặc lãng phí nếu thiếu dữ liệu chi tiêu chi tiết. Khi không có cái nhìn chi tiết cũng như toàn diện về thực trạng tài chính, việc vượt quá ngân sách dự kiến là điều không thể tránh khỏi.
Thêm vào đó, các giải pháp đơn giản sẽ không hoặc hiếm khi tích hợp sẵn tính năng phân tích dữ liệu chuyên sâu. Lãnh đạo khó có thể phân tích xu hướng, dự báo dòng tiền và nhu cầu vốn cũng như không có đầy đủ insight cần thiết để lập kế hoạch hiệu quả.
3. Thiếu minh bạch trong quản lý tài chính
Thay vì hợp tác để cùng thống nhất một bản ngân sách chung cho toàn doanh nghiệp, mỗi phòng ban thường sẽ tự lập kế hoạch ngân sách riêng theo nhiều định dạng khác nhau, dẫn đến tình trạng thiếu đồng nhất và minh bạch trong quản lý tài chính.
Việc bất đồng trong dữ liệu và thông tin rời rạc khiến việc truy cập trở nên khó khăn, dễ dẫn đến mâu thuẫn, lũng đoạn thông tin và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Cùng với những hạn chế đã đề cập, việc quản lý và lập kế hoạch ngân sách thủ công qua Excel còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật, thất thoát thông tin dẫn đến những tổn thất tài chính nghiêm trọng.
Đọc thêm: Loại bỏ Excel: Xu hướng hiện đại của các CFO
Hơn nữa, việc thiếu minh bạch do quản lý ngân sách thủ công cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc báo cáo tài chính và tuân thủ. Việc thiếu dữ liệu thống nhất và quy trình kiểm soát rõ ràng có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo, tiềm ẩn nguy cơ vi phạm thuế và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải bất kỳ thách thức nào nêu trên, đã đến lúc bạn nên cân nhắc một giải pháp quản lý ngân sách chuyên sâu.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp
Việc áp dụng giải pháp quản lý ngân sách chuyên sâu là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa các tác vụ thủ công như nhập liệu, tổng hợp thông tin, đối chiếu… giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một quy trình làm việc mạnh mẽ, hiệu quả và linh hoạt hơn.
- Theo dõi và kiểm soát chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả và trong thời gian thực.
- Nhanh chóng nắm bắt thực trạng kinh doanh, hỗ trợ việc báo cáo, lập kế hoạch, dự báo và định hướng tương lai.
- Dễ dàng phân tích số liệu, cung cấp cái nhìn tổng quan nhất về tình hình doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đáp ứng thị trường tốt hơn.
- Tăng cường hợp tác giữa các phòng ban và sự minh bạch trong toàn công ty nhờ khả năng lư trữ tập trung dữ liệu và chi sẻ thông tin dễ dàng nhưng vẫn đảm bảo bảo mật.
- Phân bổ ngân sách hợp lý đến những nơi thật sự có nhu cầu, tận dụng tối đa tài nguyên hiện có.
- Tăng tính linh hoạt, cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với các biến động và thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Đọc thêm: Dana-Farber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào?
Một số thắc mắc thường gặp
1. Khi nào doanh nghiệp nên và không nên dùng phần mềm quản lý ngân sách?
|
Doanh nghiệp NÊN sử dụng phần mềm quản lý ngân sách khi: |
Doanh nghiệp KHÔNG NÊN sử dụng phần mềm quản lý ngân sách khi: |
|
|
2. Phần mềm quản lý ngân sách có đắt không?
Giá thành của phần mềm quản lý ngân sách thường dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, tính năng mong muốn, nhà cung cấp, số lượng người dùng,...
Đọc thêm: Giải pháp lập kế hoạch và ngân sách cần những tính năng gì?
Thị trường phần mềm hiện nay khá phong phú với nhiều lựa chọn phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau, từ phiên bản cơ bản với mức giá hợp lý đến các gói dịch vụ cao cấp nhằm phục vụ cho mọi yêu cầu. Tuy nhiên, tất cả đều đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá kỹ lưỡng từng phần mềm cũng như uy tín của nhà cung cấp.
Việc đầu tư vào phần mềm quản lý ngân sách cần được xem xét như một khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Thay vì chỉ tập trung vào yếu tố giá rẻ, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và mang lại giá trị cao nhất cho công ty mình.
3. Phần mềm quản lý ngân sách có dễ sử dụng không?
Đa số các phần mềm hiện nay được thiết kế với giao diện thân thiện, trực quan, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và tận dụng hiệu quả các chức năng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Hơn nữa, các nhà cung cấp phần mềm đều cung cấp các khóa học để hướng dẫn người dùng cuối cũng như hỗ trợ sau khi triển khai. Tất nhiên, các dịch vụ này thường tốn phí. Vì thế, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng các dịch vụ này để tránh vượt ngân sách và đảm bảo tối đa hiệu suất của mỗi người dùng.
4. Làm thế nào để triển khai phần mềm quản lý ngân sách?
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể, xác định rõ mục tiêu và phạm vi triển khai, cũng như xác định nguồn lực và nhân sự nội bộ sẽ tham gia vào dự án.
Tiếp theo, việc chuẩn bị dữ liệu cần thiết và đảm bảo tính chính xác của thông tin là một trong những bước quan trọng bật nhất để đảm bảo hệ thống hoạt động suôn sẻ.
Cuối cùng là theo dõi và đánh giá quá trình triển khai để điều chỉnh và cải thiện để đảm bảo phần mềm không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn đáp ứng đúng mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và giúp gặt hái hiệu quả kinh doanh cao nhất.
