Tổng hợp những gì bạn cần biết về lập ngân sách doanh nghiệp

Lập ngân sách là một công đoạn không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình lập ngân sách, bài viết ngày hôm nay sẽ tập trung vào các yếu tố cơ bản nhất mà một bản ngân sách hoàn thiện cần phải có. 

Ngân sách là gì? 

Tựu trung, lập kế hoạch ngân sách là tính toán và dự đoán trước những chi phí và lợi nhuận doanh nghiệp sẽ có được trong tương lai một tháng/ một quý/ một năm sắp tới. Ngân sách đóng vai trò định hướng tài chính, cho phép doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về thực trạng kinh doanh hiện tại và mục tiêu tương lai 5 hoặc 10 năm doanh nghiệp mong muốn vươn đến. 

Phương thức lập kế hoạch ngân sách hiệu quả nhất là bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn (trong khoảng vài tháng đến 1 năm) và dài hạn (ít nhất 3 đến 5 năm). Kế hoạch dài hạn sẽ được điều chỉnh nếu bản kế hoạch ngắn hạn có bất kỳ thay đổi nào. 

Đọc thêm: Vì sao không nên kiểm soát quá chặt chi phí quản lý doanh nghiệp (GA)? 

Không chỉ doanh nghiệp mới cần lập ngân sách. Ngân sách cũng đặc biệt ảnh hưởng đến khả năng cân bằng tài chính của một cá nhân, một quốc gia, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc bất kỳ tổ chức, quy trình nào tạo ra tiền và dùng tiền để chi trả. 

Có 5 loại ngân sách phổ biến: 

• Ngân sách tổng thể (master budget): cung cấp cái nhìn tổng thể về tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm cả kế hoạch ngân sách cá nhân và ngân sách của từng phòng ban. 

• Ngân sách hoạt động (operating budget): dự báo và phân tích nguồn thu nhập và chi tiêu sẽ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. 
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): dòng chảy của đồng tiền trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.  
• Ngân sách tài chính (financial budget): giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, lợi nhuận và chi tiêu. 
• Ngân sách cố định (static budget): số liệu của ngân sách luôn cố định dù các yếu tố khác như doanh số, lợi nhuận ròng hay hàng tồn kho sẽ thay đổi. 

Dao động số liệu giữa doanh thu và chi tiêu sẽ giúp xác định kết quả cuối cùng của ngân sách - thặng dư ngân sách (dẫn đến lợi nhuận), ngân sách cân bằng (thu bằng với chi) hoặc là thâm hụt ngân sách (chi ra nhiều hơn thu vào). 

Cần bao nhiêu thời gian để lập ngân sách?

Theo một nghiên cứu của APQC thực hiện trên 2.617 doanh nghiệp vào năm 2017¹, các doanh nghiệp có năng suất cao sẽ hoàn thành ngân sách trong khoảng 25 ngày. Đối với các doanh nghiệp năng suất thấp, con số này lên đến 56 ngày hoặc nhiều hơn. Trung bình số ngày cần để lập ngân sách là 32 ngày. 

Vì sao việc lập ngân sách lại tốn nhiều thời gian như vậy? Ngân sách của doanh nghiệp tổng hợp nhiều bản kế hoạch do nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đề xuất lên. Sales, Marketing, Nhân sự, Hành chính, CSKH v.v… tất cả đều có một biên bản ngân sách riêng cho bộ phận của họ. 

Trước khi đề xuất ngân sách bộ phận lên cấp quản lý cao hơn, những bản ngân sách này đều phải trải qua giai đoạn kiểm tra, điều chỉnh gắt gao. Ngay cả những tập đoàn tiếng tăm cũng phải điều chỉnh bản ngân sách bộ phận ít nhất ba lần trước khi gửi đi. 

Đọc thêm: Dana-Faber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào? 

Ngoài ra, những yếu tố không thể đoán trước được như biến đổi của tỷ giá, tình hình chính trị không ổn định, hệ thống hậu cần phức tạp và những mâu thuẫn quốc tế khác đều có thể góp phần tạo nên tính chất “mơ hồ” của ngân sách. 

Kế hoạch ngân sách cần phải có bao nhiêu phiên bản? 

Trong một nghiên cứu khác của APQC trên 1.450 doanh nghiệp², 25% doanh nghiệp năng suất cao cho biết họ có nhiều nhất 4 phiên bản ngân sách. Trong khi đó, 25% doanh nghiệp năng suất thấp thường thực hiện ít nhất 8 phiên bản trước khi có được một kế hoạch ngân sách hoàn chỉnh. 

Nhằm giảm tải công việc cũng như rút ngắn quy trình xét duyệt, doanh nghiệp cần: 

• Gia tăng tính minh bạch: nhằm tránh phí thời gian làm lại ngân sách nhiều lần, bộ phận quản lý cấp cao và các quản lý phòng ban cần thẳng thắn trao đổi những mục tiêu cần đạt được trong tương lai. Đồng thời, quản lý cũng nên khuyến khích những cá nhân liên quan đến quy trình góp ý kiến để giảm hiểu lầm, hiểu sai ý trong giao tiếp. 

• Đặt thời hạn: ấn định thời gian hoàn thành rõ ràng dưới dạng văn bản, đồng thời đảm bảo mọi nhân viên đồng ý với thời gian được đề xuất và họ sẵn sàng hoàn thành công việc được giao trước ngày hạn. 
• Loại bỏ “góc tối” của dữ liệu: ngân sách của một phòng ban cũng có ảnh hưởng nhất định đến phòng ban khác. Nếu ngân sách của bộ phận A không cân nhắc hoặc chia sẻ thông tin cần thiết đến những bộ phận khác sẽ tạo nên những “góc tối” của dữ liệu, việc bạn phải điều chỉnh ngân sách nhiều lần là chuyện không thể tránh. 
• Quy trình lập ngân sách tập trung: việc gửi bản kế hoạch tới lui nhiều lần để kiểm tra chắc chắn sẽ dẫn đến nhầm lẫn. Quản lý phải nhận biết được đâu là phiên bản ngân sách mới nhất và ai là người chịu trách nhiệm chỉnh sửa cuối cùng. Lưu trữ duy nhất một file và giao trọng trách quản lý file đó cho một cá nhân sẽ giúp ngăn ngừa trường hợp sao chép ngân sách và giảm thiểu trì hoãn. 

Đọc thêm: 7 yếu tố cần thiết để xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp 

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến ngân sách? 

Bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là ba bản báo cáo tài chính cần thiết nhất khi lập ngân sách nhằm giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và toàn diện nhất về tình trạng tài chính của toàn doanh nghiệp. 

• Bảng cân đối kế toán dự đoán tài sản của doanh nghiệp, các khoản phải trả cũng như vốn cổ đông vào cuối kỳ kế toán. Thông qua bảng cân đối này, lãnh đạo và quản lý có thể nhận thấy ngay những khoản có dấu hiệu báo động (ví dụ như các công nợ xấu). 
• Báo cáo kết quả kinh doanh (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ, profit and loss statement) thể hiện lợi nhuận và các loại phí tổn dự kiến. Các nhà đầu tư cũng như bên cho vay thường xem xét báo cáo này nhằm đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp trước khi quyết định đầu tư. Chính vì vậy mà mọi số liệu thể hiện trên bảng báo cáo này cần phải hợp lý và tuân thủ theo tiêu chuẩn kế toán.  
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích dòng tiền ra vào trong doanh nghiệp. Thông thường các khoản tiền mặt được liệt kê vào một trong ba nhóm: vận hành, tài chính và các hoạt động đầu tư. Mục tiêu là nhằm phân loại tất cả giao dịch bằng tiền mặt và duy trì đủ lượng tiền nhận vào để hỗ trợ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. 

Lợi ích của việc lập ngân sách 

Nhìn chung, có một kế hoạch ngân sách rõ ràng sẽ thúc đẩy các lãnh đạo phải dự tính trước cho tương lai, suy tính và hoạch định hướng phát triển cho doanh nghiệp. 

Nhằm hoàn chỉnh bản ngân sách tổng thể, từng bộ phận cần đệ trình ngân sách dự kiến của họ. Như đã đề câp ở bên trên, ngân sách của bộ phận A sẽ ảnh hưởng nhất định đến ngân sách của bộ phận B. Vì vậy, doanh nghiệp nên khuyến khích hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận nhằm tăng tính minh bạch. 

Hiệu suất thực tế cũng cần được so sánh với ngân sách dự kiến. Những dao động giữa các số liệu sau đó cần được xem xét, nghiên cứu và phân loại vào một trong hai nhóm “có thể kiểm soát” và “không thể kiểm soát.” Kết quả sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn tình trạng hiện tại và đề ra giải pháp phù hợp cho vấn đề. 

Một ngân sách được thực hiện thông qua hợp tác, giao tiếp chặt chẽ sẽ giúp nhân viên bạn hiểu rõ hơn những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, khuyến khích mọi người cùng tham gia vào quy trình và duy trì gắn kết giữa các cá nhân, bộ phận trong lúc chờ xét duyệt và so sánh ngân sách dự kiến với thực tế. 

Ngân sách đảm bảo những tài nguyên khan hiếm được phân bổ vào đúng nơi cần thiết nhằm hỗ trợ chiến lược doanh nghiệp. 

Bất lợi của việc lập ngân sách 

Tuy cần thiết nhưng ngân sách vẫn có những bất cập đáng kể. 

Đầu tiên chính là quy trình lập ngân sách đặc biệt tốn rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, đa số ngân sách đều được lập dựa trên suy đoán, chính vì vậy mà độ chuẩn xác của ngân sách thường không cao. Trừ phi bộ phận quản lý có thể điều chỉnh ngân sách ngay khi cần thiết, quản lý bộ phận sẽ tiếp tục vận hành dựa trên những suy đoán không chuẩn xác ban đầu. 

Đọc thêm: 10 lý do vì sao bạn cần tự động hóa quản lý chi phí công ty 

Trong một số trường hợp, quản lý sẽ cố tình đề xuất một mức lợi nhuận cực thấp nhưng lại phóng đại các khoản phí nhằm nhận được mức dao động có lợi cho họ hơn khi so với tình hình thực tế. 

Một vấn đề phổ biến chính là ngân sách hằng năm của công ty thường được dùng như một cách để đánh giá hiệu suất nhân viên. Nếu một bộ phận không đạt được kết quả mong muốn như trong ngân sách đề xuất, họ sẽ bị đánh giá là hoạt động không hiệu quả, dễ dẫn đến chán nản và suy giảm đạo đức nghề nghiệp.  

Đáng nói là trọng tâm chủ yếu của việc lập ngân sách là phân bổ các nguồn tài chính. Chính vì vậy cũng khiến doanh nghiệp lơ là các lĩnh vực quan trọng khác cũng góp phần làm nên thành công cho doanh nghiệp chính là quản lý chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hàng. 

Nguồn: 

1. Brown, Marisa, “Metric of the Month: Annual Budget Cycle Times”, CFO Media, November 10, 2017, https://www.cfo.com/budgeting/2017/11/metric-month-annual-budget-cycle-times/

2. Wiggins, Perry, “Metric of the Month: Number of Budget Versions”, CFO Media, August 6, 2018, https://www.cfo.com/budgeting/2018/08/metric-of-the-month-number-budget-versions/