English 
Vietnamese Dự toán ngân sách là một trong những quy trình cơ bản nhất trong kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có không ít ý kiến trái chiều về giá trị thực của quy trình dự toán ngân sách, hoặc mức lợi tức đầu tư (ROI) thu được từ nó. Một số cho rằng quá trình này có thể bỏ qua được, một số khác cho rằng nó đóng một vai trò đáng kể, trong khi những người còn lại vẫn hoài nghi về một phương pháp đo lường ROI từ dự toán ngân sách một cách khách quan.
Tái định nghĩa lập ngân sách
Ngân sách của công ty về cơ bản là một hoạt động tài chính nhằm liệt kê tất cả các khoản chi phí và doanh thu dự kiến của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm bảng tính như Excel là phương pháp lập ngân sách truyền thống. Một dự toán ngân sách, thường được thực hiện mỗi năm tài chính, sẽ có những mục đích sau:
- Cung cấp insight tốt hơn cho doanh nghiệp
- Giúp theo dõi, kiểm soát và đánh giá các hoạt động
- Cung cấp cơ hội hợp tác giữa các phòng ban
- Hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược
Dự toán ngân sách gây lãng phí thời gian?
Nếu được thực hiện hiệu quả, dự toán ngân sách có thể mang lại rất nhiều lợi ích và thúc đẩy quản lý hiệu suất doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, những lỗi kế toán trong lập ngân sách, hoặc do phương pháp truyền thống có thể làm giảm giá trị thực của toàn bộ quá trình.
Hãy tập trung vào những lý do khiến các quản lý vẫn còn do dự với việc đầu tư cả thời gian và tiền bạc vào việc lập ngân sách.
Đọc thêm: Dana-Farber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào?
Thứ nhất, ngân sách thường gắn liền với việc quản lý chi phí đơn thuần. Do đó, các kỳ vọng thường là "cắt giảm chi phí" và "làm nhiều hơn với ít chi phí hơn". Tuy nhiên, cách tiếp cận cứng nhắc, kém linh hoạt này có thể dẫn đến những kỳ vọng sai lệch về tiết kiệm chi phí hoặc tăng năng suất, thậm chí dẫn đến phân bổ nguồn lực kém hiệu quả. Nếu ngân sách dự thảo chỉ dựa trên các số liệu của năm trước, những người chịu trách nhiêm ra quyết định có thể bỏ lỡ các cơ hội đầu tư mới trong năm nay, dẫn đến phân bổ kinh phí không hiệu quả.
Thứ hai, các quy trình ngân sách truyền thống dễ dẫn đến tình trạng quản lý vi mô không cần thiết. Điều này không chỉ gây bất lợi cho các quản lý, mà còn cho cả doanh nghiệp. Các quản lý cấp cao không cần quan tâm đến các chi phí không thiết yếu như di chuyển, đào tạo, tư vấn mà nên trao quyền lại cho các trưởng bộ phận, cho phép họ đạt kết quả với chi phí hợp lý.
Thứ ba, quá trình lập ngân sách thường thiếu sự cộng tác chiến lược giữa các bộ phận cốt lõi. Hơn nữa, từng phòng ban thường tự lập ngân sách cho riêng họ dẫn đến việc thiếu phối hợp trong toàn doanh nghiệp.
Lập ngân sách doanh nghiệp hiệu quả
Để tăng tính hiệu quả, ngân sách cần giảm phụ thuộc vào năm tài chính cố định. Cần có sự kết nối chặt chẽ hơn giữa quy trình lập kế hoạch và dự báo tài chính. Tăng cường tính liên kết và cộng tác giữa các phòng ban giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, vì khi đó, các quản lý cấp cao có thể xem quyết định của họ có mâu thuẫn với kế hoạch của người khác hay không.
Việc lập ngân sách cũng cần dựa trên cơ sở đầu tư thay vì chi phí. Các phòng ban nộp ngân sách dự kiến của họ, trong đó liệt kê đầy đủ chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ lên ban giám đốc. Sau đó, những người chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ có cái nhìn tổng quan về toàn bộ các đề xuất, xem xét kỹ lưỡng, và phê duyệt hoặc từ chối các kế hoạch này dựa trên mức ROI.
Tải ngay whitepaper của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách lập một hệ thống dự toán ngân sách hiệu quả.
