English 
Vietnamese Viện Nghiên cứu Ung thư Dana-Farber gần đây đã nâng cấp phần mềm quản lý và qua đó cắt giảm đến 40% thời gian lập dự toán ngân sách. Đây chỉ là một trong nhiều lợi ích mà phần mềm Quản lý Hiệu Suất Doanh nghiệp (Enterprise Performance Management) đem lại.
Thành lập vào năm 1947, Viện Nghiên cứu Ung thư Dana-Farber được biết đến nhờ những nỗ lực trong nghiên cứu và chữa trị cho các bệnh nhân ung thư. Ước tính trung bình một năm Dana-Farber phải điều hành và quản lý hơn 700 cuộc thử nghiệm lâm sàng tại trụ sở chính tại Boston và hơn 260,000 lượt khám bệnh ngoại trú tại cả Boston và 4 phòng khám vệ tinh khác tại Massachusetts và New Hampshire.
Tăng trưởng và những vấn đề phát sinh
Khối lượng bệnh nhân có chiều hướng tăng mạnh trong những năm vừa qua khiến cho những vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính và cách vận hành của Dana-Farber trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết.
Do đó, Dana-Farber cần một giải pháp có khả năng giúp tinh giản và tự động hóa quy trình lập ngân sách để đáp ứng với khối lượng công việc đang dần vượt khỏi tầm kiểm soát.
Cả Phó giám đốc bộ phận Kế hoạch Tài Chính và Phòng Vận hành tại Dana-Farber đều than phiền về sự chậm chạp, lỗi thời, phức tạp và dễ phạm sai sót mà hệ thống cũ mang lại.
Thêm vào đó, việc quản lý các loại chi phí, ngân sách và chi tiêu cho cả 5 cơ sở và 35 phòng ban khác nhau khiến cho việc quản lý tài chính trở thành một vấn đề cấp thiết.
Đọc thêm: Tìm kiếm điều gì ở một hệ thống lên kế hoạch và lập ngân sách
Sau một thời gian cân nhắc kỹ lưỡng, Dana-Farber kết luận rằng cần có một hệ thống mới đóng vai trò như một nguồn cung cấp thông tin duy nhất và tự động hóa quy trình lập ngân sách.
Ngoài ra, hệ thống này còn phải đảm bảo tính tức thì, triển khai trên nền tảng web, thân thiện với người dùng và có thể truy cập dễ dàng bất cứ khi nào cần thiết.
Trong số những lựa chọn, Dana-Farber chọn Infor Dynamic Performance Management (Infor d/EPM), từng được biết đến với tên gọi Infor Corporate Performance Managemet (Infor CPM).
Marlena Ward, Phó giám đốc Kế hoạch Tài chính tại Dana-Farber, giải thích về lựa chọn này như sau: ”Mô hình doanh thu của ngành y tế hoàn toàn khác biệt với những ngành nghề khác, chúng tôi tin rằng Infor CPM hoàn toàn đáp ứng được những gì mà Dana-Farber yêu cầu.”
Đọc thêm: So sánh Quản Trị Tài Chính và Quản Trị Hiệu Suất Doanh Nghiệp
Hiệu quả đến nhanh hơn mong đợi
Cắt giảm đáng kể thời gian và chi phí
Dana-Farber bắt đầu nhận thấy sự cải thiện từ hệ thống Infor d/EPM chỉ sau vài tháng triển khai. Thời gian của một chu kỳ lập ngân sách giảm đáng kể từ 5 tháng xuống chỉ còn vỏn vẹn 3 tháng.
Quy trình tự động thay thế những công việc thủ công rườm rà trước đây; các phòng ban không cần phải họp xét duyệt trực tiếp mỗi khi có thay đổi trong kế hoạch, thay vào đó, các trưởng phòng giờ đây có thể đệ trình ngân sách và nhận phản hồi tức thì ngay cả khi đang trong giai đoạn chỉnh sửa.
Tất cả 35 phòng ban giờ đây có thể dễ dàng tiếp cận thông tin cũ và mới nhất chỉ với vài cú nhấp chuột. Thời gian dành cho báo cáo ngân sách cũng được rút ngắn từ 2 tuần còn 3 đến 4 ngày, tiết kiệm thời gian cho cả người dùng và bộ phận văn phòng.
Dana-Farber giờ đây có thể tận dụng lượng thời gian tiết kiệm được để giải quyết các vấn đề cấp bách khác trong tổ chức như phân tích dữ liệu và quản lý điều hành hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Lập kế hoạch và dự toán ngân sách để đi đến thành công
Nhờ cải tiến công nghệ cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định trọng yếu nhanh chóng, chỉ trong vòng vài giờ sau khi kết thúc hạn nhập số liệu trên hệ thống ngân sách Dana-Farber đã có thể hoàn thành báo cáo lãi lỗ thiết yếu.
Những cải thiện trên đã giúp nâng cao chất lượng giải trình trách nhiệm tài chính và năng suất của doanh nghiệp.
Hạn chế lãng phí giấy, thân thiện hơn với môi trường
Trước đây, mỗi lần đến hạn nộp báo cáo ngân sách, mỗi bộ phận trong số 35 phòng ban của Dana-Farber sử dụng ít nhất 20 trang giấy, trung bình một năm doanh nghiệp tiêu tốn một lượng giấy khổng lồ. Giờ đây, mọi quy trình của Dana-Farber được tự động hóa và được thực hiện online, các cấp quản lý được trao quyền kiểm tra báo cáo bất cứ khi nào, ngay cả khi báo cáo vẫn đang hoàn thành. Lượng giấy tiêu hao giảm mạnh giúp Dana-Farber góp phần bảo vệ môi trường.
Đọc thêm: 3 lợi ích cho CFO từ công nghệ điện toán đám mây
Hệ thống dễ tùy chỉnh
Hệ thống báo cáo cũ của Dana-Farber không thể đáp ứng với nhu cầu mà doanh nghiệp đặt ra. Do đó, như một phần của kế hoạch phát triển, Dana-Farber quyết định thiết kế một hệ thống kho dữ liệu (data warehouse) có thể liên kết với hệ thống của Infor d/EPM.
Nhằm đảm bảo sản phẩm tạo ra hoạt động hiệu quả, bộ phân IT của Dana-Farber đã hợp tác với đội ngũ của Infor để tạo tùy biến kho dữ liệu và cho phép khai thác triệt để các kho dữ liệu cục bộ (data mart).
Phản hồi tích cực từ nhân viên
Một trong những điểm cộng mà Infor d/EPM đem đến cho doanh nghiệp là giao diện mô phỏng Excel tạo thuận tiện cho người dùng nhanh chóng làm quen với hệ thống mà không cần phải qua trường lớp huấn luyện đặc biệt.
Nhân viên giờ đây hoàn toàn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng, tự tin giải thích những sai lệch thông số nhờ thời gian từ lúc truy cập cho đến lúc định vị thông tin cần thiết chỉ mất khoảng 30 giây.
Đọc thêm: Kempinski nâng cao năng lực hệ thống báo cáo tài chính với Infor dEPM
Doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tận dụng những tính năng ưu việt mà phần mềm Infor d/EPM đem đến. Yêu cầu một buổi demo hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
Đăng ký nhận thông tin từ TRG blog để luôn được cập nhật thông tin công nghệ mới nhất!
