Việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống tiêu tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực quản lý. Chỉ một phần nhỏ trong những người tham gia trực tiếp vào tiến trình lập ngân sách cho rằng công sức bỏ ra cho việc này là xứng đáng.

Một trong những lý do mà việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống chiếm nhiều thời gian là do việc sử dụng các phần mềm bảng tính như Excel. Mặc dù đó là công cụ phổ biến nhất cho các doanh nghiệp, bảng tính chứa đựng những hạn chế vốn có như:

• Việc nhập dữ liệu dễ bị lỗi
• Các vấn đề trong việc kiểm soát các phiên bản
• Khó khăn trong việc đưa ra những công thức chính xác

2. Khả năng đáp ứng thay đổi thấp

Hầu hết các doanh nghiệp đều có một chu trình lên ngân sách hằng năm và chính tính chất hằng năm này thường khiến cho các ngân sách bị lỗi thời ngay sau khi được tạo lập. Đó là do các đánh giá đã không được tiến hành đủ thường xuyên để xem xét những thay đổi.

Ngoài ra, hai phần ba các doanh nghiệp không thể điều tra các chi tiết trong ngân sách của họ trong thời gian thực. Điều đó nghĩa là việc xem lại ngân sách thường tiêu tốn nhiều thời gian hơn cần thiết, từ đó cản trở mục đích của việc thích nghi với những thay đổi.

3. Thất bại trong việc thúc đẩy những hành vi mong muốn

Phương pháp lập ngân sách truyền thống thất bại trong việc thúc đẩy nhân viên làm việc vì lợi ích doanh nghiệp, vì hoạt động này:

• Khuyến khích tính may rủi và thái độ thiếu chuyên nghiệp của các nhà quản lý đơn vị tập trung chi phí ngân sách
• Tăng cường tính quan liêu và sự quản lý theo chiều dọc, khiến các nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp.
• Phương pháp lập ngân sách truyền thống gây cản trở thay vì cho phép việc chia sẻ kiến thức trong phòng ban

4. Tách rời với kế hoạch chiến lược

Một khi các nhà quản lý bị ám ảnh bởi việc tìm ra được con số đúng đắn, họ thường xuyên bỏ lỡ các mục đích chiến lược của việc lập ngân sách Việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống tập trung vào việc cắt giảm chi phí hơn là tạo ra giá trị, đồng nghĩa với việc các sáng kiến chiến lược trở thành những ưu tiên thấp hơn.

3 ưu điểm của phương pháp lập ngân sách truyền thống

Kể cả khi việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống gặp nhiều vấn đề, nó vẫn được xem là một quy trình không thể thiếu. Lý do là:

1. Nó cung cấp một khuôn khổ kiểm soát

Vì mục đích ban đầu của việc lập ngân sách là để phối hợp các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, ở một mức độ nào đó, việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống tạo ra một điểm tham chiếu. Nói cách khác, nó cung cấp một khuôn khổ kiểm soát, giúp việc quản lý hoạt động tài chính trở nên dễ dàng hơn với sự ổn định

2. Nó là một phần của văn hóa doanh nghiệp

Việc lập ngân sách đã tồn tại trong một thời gian đủ dài để có thể trở thành một văn hóa trong hầu hết các doanh nghiệp. Do đó, quyết định loại bỏ phương pháp hoạt động cơ bản này có thể mang tính rủi ro, mặc dù nhiều chuyên gia đã đã đề xuất ý kiến này.

3. Nó điều tiết các nhu cầu phân quyền

Một số doanh nghiệp, đặc biệt là các ngân hàng và những tổ chức tài chính khác, nhận ra những lợi ích của việc phân quyền trong khi duy trì các thủ tục hoạt động tiêu chuẩn. Do đó, việc lập ngân sách và sử dụng đơn vị tập trung chi phí ngân sách cung cấp cho các nhà quản lý sự tự do trong việc điều hành các hoạt động miễn là họ có thể đáp ứng các thông số đã được thiết lập.

***

Các công ty biết rằng việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống gặp nhiều vấn đề, họ vẫn không muốn xóa bỏ quy trình đó. Các doanh nghiệp nên làm gì? Tìm hiểu thêm ở tài liệu "Làm thế nào để tạo một hệ thống lập ngân sách cao cấp".  

Nhấn vào đây để cập nhật những bài viết mới nhất từ Blog TRG International