English 
Vietnamese Được bắt đầu từ hơn một thế kỷ trước, hoạt động lập ngân sách là một phương pháp quản lý chi phí và dòng tiền. Những bước tiêu biểu trong lập ngân sách bao gồm:
- Ưu tiên các mục tiêu đề ra trong bước lên kế hoạch
- Tiếp cận và lượng hóa mọi nguồn lực có sẵn, cả về mặt tài chính và phi tài chính
- Nhận diện và lượng hóa các đầu vào và quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra và các nguồn lực tài chính liên quan
- Phân chia các phần trong mọi nguồn lực cần thiết để quản lý đầu vào và hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra
(Nguồn: CIMA)
Mục đích của lập ngân sách
Trong môi trường lý tưởng, ba mục đích chính của việc lập ngân sách cho doanh nghiệp bao gồm:
Điều phối các hoạt động tài chính của doanh nghiệp và biểu thị bức tranh tổng thể
Một ngân sách bao hàm tất cả các nhân tố tài chính của doanh nghiệp, từ những đơn vị cá nhân cho đến các phòng ban và chi nhánh. Nó mô tả một bức tranh tổng thể về các mục đích hoạt động và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Lập ngân sách không chỉ đơn thuần là lên kế hoạch về lợi nhuận. Nó còn tập trung về việc phân chia cho các đơn vị cá nhân các mục tiêu hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp. Hơn nữa, lập ngân sách còn phân bổ các nguồn lực, từ đó các quản lý cấp cao có thể đưa ra quyết định về mục tiêu doanh thu và thắt chặt chi tiêu.
Cần phải chú ý rằng các quản lý mỗi bộ phận phải xem hoạt động của mình như một phần liên quan đến các bộ phận khác để đảm bảo rằng không bộ phận nào giẫm chân lên nhau.
Thông báo kế hoạch tài chính đến những cá nhân chịu trách nhiệm
Các cá nhân thường phải báo cáo cho người chịu trách nhiệm, hay là trung tâm lập ngân sách, nơi chịu trách nhiệm cho kết quả hoạt động của toàn bộ phòng ban hoặc nhóm của mình. Trung tâm lập ngân sách được định nghĩa là “một nhánh của doanh nghiệp cần phải kiểm soát thông qua ngân sách đã được chuẩn bị trước” (CIMA, 2005).
Do đó, ngân sách được thiết kế để giúp các nhà quản lý dưới chế độ tản quyền hiểu được toàn bộ kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, từ chi phí tiết kiệm mong đợi cho đến doanh thu mục tiêu
Tuy nhiên, việc lập ngân sách đã phát triển đến mức đòi hỏi rất nhiều chi tiết, khiến cho cách quản lý trở nên quá tập trung và nhiêu khê. Sự thực rằng hoạt động này chỉ diễn ra 1 lần trong năm và rất khó để tiến hành bất cứ thay đổi nào nhằm ứng phó với các thay đổi thị trường và việc này chỉ càng làm tăng thêm tính quan liêu trong việc ra quyết định.
Khuyến khích các cá nhân hoạt động vì lợi ích của doanh nghiệp
Bởi vì lập ngân sách cũng có nghĩa trao quyền chi tiêu, những cá nhân chủ chốt có thể tận dụng việc này để đạt được các mục tiêu khó khăn và được khen thưởng. Tuy nhiên, đây lại là đặc tính gây tranh cãi nhiều nhất trong việc lập ngân sách bởi các hành vi không lành mạnh sẽ xuất hiện.
Ví dụ, một trưởng phòng có thể sử dùng toàn bộ số tiền còn lại vào cuối năm để tránh việc bị cắt giảm ngân sách được phân vào năm sau. Hoặc vị này có thể cố tình đệ trình yêu cầu ngân sách nhiều hơn cần thiết để được ghi nhận công trạng trong việc đạt được mục tiêu.
***
Lập ngân sách theo quy trình truyền thống có còn mang lại hiệu quả? Doanh nghiệp có thể làm gì để cải thiện quy trình lập ngân sách? Tìm hiểu câu trả lời ở tài liệu "Làm thế nào để tạo một hệ thống lập ngân sách cao cấp".
