Tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ đã và đang tạo một lực tác động không nhỏ đến các doanh nghiệp khách sạn từ cao cấp đến những khách sạn tư nhân, boutique hotel và B&B. Theo Aeijaz Sodawala, CEO của eZee Technosys, “trong lĩnh vực khách sạn, doanh nghiệp khách sạn nhỏ lẻ chiếm đến 75%. Một điều đáng chú ý là những doanh nghiệp này thường không chú trọng đầu tư vào công nghệ và thường e dè trước những công cụ tự động hóa tiên tiến, ví dụ như Cloud PMS.”
Thực tế là các boutique hotel hoặc các khách sạn nhỏ thường tập trung chủ yếu vào việc cung cấp một trải nghiệm độc đáo, đậm chất địa phương cho khách hàng. Rất hiếm doanh nghiệp nhận ra những lợi ích và cơ hội mà công nghệ có thể đem đến. Vì vậy, các cuộc “cách mạng công nghệ” trong lĩnh vực này thường chỉ diễn ra với các khách sạn 3 sao trở lên. Một điều chắc chắn rằng công nghệ đã giúp cải tiến hoàn toàn cách thức những khách sạn này vận hành hằng ngày.
Điện toán đám mây chính là nền tảng phát triển của các đột phá trong công nghệ hiện đại, là một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công cho nhiều doanh nghiệp, trong đó có không ít doanh nghiệp khách sạn.
Một trong những vấn đề phổ biến mà các boutique hotel và các khách sạn nhỏ đối mặt chính là phải thực hiện quá nhiều công đoạn chỉ để xác nhận đơn đặt phòng từ các kênh online. Điển hình như khi một khách hàng đặt một phòng qua Expedia, Booking hay những kênh online khác, thông tin của khách cần được fax đến khách sạn để nhân viên nhập dữ liệu bằng tay vào hệ thống. Bước này chỉ để kiểm tra xem hiện tại khách sạn còn phòng trống hay không. Một khi hoàn tất, nhân viên một lần nữa gửi thông tin xác nhận đến Expedia.
Một hệ thống quản lý nền tảng cloud, cụ thể là một giải pháp quản lý khách sạn (Cloud Property Management Solution/ Cloud PMS) sẽ kết nối trực tiếp hệ thống của doanh nghiệp với Expedia và tự động hóa những công đoạn thủ công nêu trên. Mọi thông tin đặt phòng cũng sẽ được tự động lấp đầy trong cơ sở dữ liệu, tránh trường hợp sai thông tin khi nhập liệu.
Nếu có bất kỳ thay đổi nào về giá phòng, hủy bỏ đặt phòng, ưu đãi đặc biệt, v.v… những thay đổi đó sẽ được thể hiện cùng lúc trên cả hai hệ thống.
Đọc thêm: Ngành khách sạn phản ứng thế nào trước Airbnb và làn sóng sharing economy?
Không chỉ dừng lại ở Cloud PMS, cloud nói chung có thể đem đến cho doanh nghiệp vô vàn lợi ích, điển hình nhất chính là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu suất ngoài ra còn giúp khách sạn cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng.
Một sự thật hiển nhiên là chi phí chính là mối quan tâm hàng đầu của các khách sạn quy mô nhỏ. Với một ngân sách hạn chế, việc đầu tư vào một hệ thống PMS truyền thống nếu tính luôn cả không gian lưu trữ, thiết bị điều hòa nhiệt độ, tuyển dụng và đào tạo nhân viên IT để quản lý và duy trì hệ thống thì đây là một khoảng đầu tư khổng lồ.
Các ứng dụng cloud hầu hết đều trực quan, thân thiện với người dùng, chi phí lại thích hợp. Doanh nghiệp chỉ chi trả cho những gì mà mình đã dùng, cũng như có cơ hội khám phá những giải pháp IT tiên tiến mà không phải lo lắng quá nhiều về ngân sách.
Đọc thêm: Kempinski nâng cao năng lực hệ thống báo cáo tài chính với Infor dEPM
Mọi nâng cấp hoặc hồi phục hệ thống sau thảm họa đều được quản lý chặt chẽ bởi nhà cung cấp. Thêm vào đó, các ứng dụng nền tảng đám mây hoàn toàn có thể linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp tùy vào nhu cầu sử dụng cụ thể của từng khách sạn.
Các ứng dụng nền tảng cloud, đặc biệt là Cloud PMS, được thiết kế nhằm thu thập tất cả thông tin liên quan đến khách hàng. Nhiều giải pháp Cloud PMS hiện có sẵn trên thị trường còn tích hợp cả các công cụ BI, phân tích dữ liệu chuyên sâu nhằm tạo thuận tiện cho các quản lý nắm bắt insight về hành vi và thói quen chi tiêu của từng khách trong quãng thời gian lưu trú.
Các ứng dụng còn thể dễ dàng truy cập thông qua thiết bị di động. Vì vậy, quản lý có thể dễ dàng kiểm tra thông số, giám sát tình trạng phòng, theo dõi thông tin của khách cũng như dự đoán nhu cầu và lên kế hoạch ngân sách cho dù đang ở bất kỳ đâu.
Nau Royal Boutique Hotel and Spa là một trong những khách sạn nổi tiếng tại đông nam Brazil. Nau từng sử dụng một hệ thống quản lý tại chỗ nhưng khuyết điểm của hệ thống là khó tích hợp, lưu trữ thông tin cũ, không thích hợp dẫn đến nhiều trường hợp khách sạn bị quá tải.
Ba năm trước, Nau quyết định triển khai Cloud PMS. Trong một cuộc phỏng vấn gần đây, Aline Santos, Giám đốc Điều hành của Nau Royal Boutique Hotel and Spa, cho biết doanh thu của khách sạn đã tăng 30% từ khi triển khai hệ thống mới.
Đọc thêm: Giải pháp quản lý khách sạn nền tảng cloud liệu có là bước đi đúng đắn?
Trái ngược với những gì chúng ta hay nghĩ, các ứng dụng nền tảng đám mây an toàn hơn hẳn các giải pháp tại chỗ truyền thống. Nhằm gia tăng độ bảo mật, các dữ liệu được lưu trữ trên cloud thường được mã hóa.
Các ứng dụng trên cloud có thể giúp gia tăng cộng tác giữa các phòng ban, tự động hóa những quy trình thủ công, mất thời gian như cập nhật tình trạng hàng tồn kho, email, thậm chí là tự động hóa cả bộ phận housekeeping.
Cloud tạo điều kiện cho các nhân viên lễ tân có nhiều thời gian tập trung vào xử lý các vấn đề liên quan đến vận hành, từ đó họ cũng sẽ chăm sóc khách hàng tốt hơn thay vì lo lắng giải quyết các tác vụ thủ công, lằng nhằng trước đây.
Các du khách ngày nay muốn được nhận biết tại mọi nơi mà họ đã từng đặt chân đến. Họ cũng mong muốn những quy trình như check-in, check-out, nhận ưu đãi, thanh toán, v.v… sẽ được tự động hóa.
Đọc thêm: 3 ứng dụng của Trí tuệ nhân tạo (AI) trong ngành Khách sạn
Các quản lý khách sạn biết cách tận dụng công nghệ cloud sẽ có thể kết nối với khách hàng tiềm năng và cả khách hiện tại thông qua các thông điệp được tùy chỉnh phù hợp với sở thích của từng cá nhân, trên các kênh giao tiếp mà họ ưa thích.
Khách sạn Ivey tại Charlotte, North Carolina, đã tiến hành triển khai quy trình check-in và mở khóa phòng thông qua ứng dụng di động và một hệ thống quản lý khách sạn nền tảng cloud nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động, tạo cơ hội gia tăng doanh thu đồng thời nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thay đổi này ngay lập tức nhận được nhiều phản hồi tích cực từ cả khách lẫn nhân viên.
Khách sạn dù nhỏ hay một resort cao cấp đều có thể thích nghi nhanh chóng với thị trường biến động không ngừng hiện nay và cung cấp một trải nghiệm cá nhân hóa cho từng khách hàng với các ứng dụng, giải pháp nền tảng đám mây.
Một giải pháp quản lý khách sạn thích hợp, vừa hoạt động hiệu quả, vừa trực quan không nên "làm khó" doanh nghiệp. Dù doanh nghiệp bạn có dự tính ngắn hay dài hạn gì cho hệ thống IT hiện tại, hãy cân nhắc những lựa chọn nền tảng cloud vì khả năng và cơ hội mà những giải pháp này đem đến là vô hạn.
Doanh nghiệp bạn đang cân nhắc nâng cấp hoặc đầu tư mới vào một hệ thống quản lý khách sạn hiện đại? Hãy để TRG giúp bạn! Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.