Là một giám đốc tài chính trong ngành khách sạn, bạn phải vật lộn với các vấn đề do quy mô hoạt động lớn, quy định thay đổi liên tục, và biến động thị trường. Hãy cùng chúng tôi đi sâu vào những phức tạp của việc hợp nhất báo cáo tài chính cho các chuỗi khách sạn, xác định những trở ngại thường gặp và tiết lộ sức mạnh thay đổi cuộc chơi của phần mềm hợp nhất chuyên biệt.
Mục lục
I. Thách thức của hợp nhất báo cáo tài chính cho chuỗi khách sạn
II. Sai lầm thường gặp trong Hợp nhất báo cáo tài chính cho chuỗi khách sạn
III. Phần mềm hợp nhất đám mây có thể thay đổi cuộc chơi như thế nào
IV. Phần mềm hợp nhất trên đám mây cho Khách sạn cần có gì?
Đối với các chuỗi khách sạn lớn, việc hợp nhất báo cáo tài chính gặp phải vô số thách thức đặc thù của ngành. Bản chất rộng lớn của các chuỗi, với các khách sạn trải dài trên các khu vực địa lý khác nhau và phục vụ cho các đối tượng khách hàng đa dạng, làm phức tạp việc tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu tài chính. Biến động tỷ giá, quy trình phi tập trung và số lượng giao dịch lớn càng làm tăng thêm tính phức tạp.
Trong số tất cả các thách thức hợp nhất mà giám đốc tài chính có thể phải đối mặt, thì những thách thức sau đây có thể được coi là khó khăn nhất:
Quản lý dữ liệu trên nhiều khách sạn ở các địa điểm khác nhau có thể là một cơn ác mộng về mặt hậu cần. Hãy tưởng tượng các file Excel chứa đầy lỗi được gửi qua lại giữa các phòng kế toán của công ty và khách sạn. Nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ bị lỗi của con người, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo hợp nhất của bạn.
Việc dùng Excel và cân đối thủ công chậm, dễ xảy ra lỗi và tiêu tốn nguồn lực của phòng tài chính. Các nhiệm vụ hợp nhất như loại bỏ các khoản nội bộ, chuyển đổi ngoại tệ và các bút toán nhật ký trở nên phức tạp hơn khi xử lý thủ công, dẫn đến chậm trễ và không chính xác. Những chậm trễ này có thể ảnh hưởng đến các phòng ban khác, những phòng ban phụ thuộc vào thông tin tài chính kịp thời để ra quyết định.
Chuyển đổi ngoại tệ làm dày thêm tính chất phức tạp vào quá trình hợp nhất. Tỷ giá hối đoái biến động cần theo dõi và điều chỉnh liên tục để đảm bảo báo cáo chính xác. Tính toán thủ công để chuyển đổi ngoại tệ không chỉ mất thời gian mà còn dễ mắc lỗi.
Loại bỏ chính xác các giao dịch nội bộ là rất quan trọng để có được bức tranh rõ ràng về hiệu quả tài chính tổng thể của chuỗi khách sạn. Các giao dịch này, chẳng hạn như mua hàng nội bộ hoặc dịch vụ được cung cấp giữa các khách sạn, có thể làm sai lệch báo cáo tài chính của bạn nếu không được loại bỏ đúng cách. Quy trình thủ công để loại bỏ các khoản nội bộ dễ bị lỗi và không nhất quán.
Việc theo kịp các chuẩn mực kế toán thay đổi đòi hỏi phải cập nhật và điều chỉnh liên tục quy trình hợp nhất của bạn. Các quy định mới có thể tăng thêm tính phức tạp và yêu cầu các bước bổ sung để đảm bảo tuân thủ.
Giữa những thách thức này, tính cấp thiết phải cung cấp các báo cáo tài chính kịp thời và chính xác trở nên vô cùng quan trọng. Dưới đây là lý do tại sao:
Một tầm nhìn tổng quan, không bị ảnh hưởng bởi dữ liệu từ các khách sạn riêng lẻ, cho phép bạn xác định các địa điểm hoạt động hiệu quả cao, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực trên toàn chuỗi của mình và đưa ra quyết định sáng suốt về đầu tư, cải tạo và kế hoạch mở rộng.
Hãy tưởng tượng rằng bạn có thể xác định được khách sạn nào luôn vượt quá mục tiêu doanh thu hoặc có tỷ lệ lấp đầy cao hơn trong các mùa cụ thể. Kiến thức tài chính chi tiết này giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược thúc đẩy lợi nhuận.
Báo cáo tài chính kịp thời và chính xác xây dựng lòng tin với các nhà đầu tư và bên liên quan. Nếu không có bức tranh rõ ràng và hợp nhất về sức khỏe tài chính của bạn, việc thu hút đầu tư mới hoặc đảm bảo các điều khoản vay ưu đãi sẽ trở nên khó khăn hơn.
Tuân thủ các chuẩn mực báo cáo tài chính phức tạp, như IFRS, đòi hỏi một quy trình hợp nhất báo cáo vững chắc và bền vững, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để kịp thời cập nhật các thay đổi về quy định pháp luật hay chuẩn mực tài chính.
Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của việc hợp nhất báo cáo tài chính, nhiều giám đốc tài chính trong ngành khách sạn vẫn vô tình vấp phải những sai lầm thông thường. Từ quy trình đối chiếu thủ công đến việc phụ thuộc vào Excel và các hệ thống rời rạc, những sai lầm này gây ra lỗi, chậm trễ và kém hiệu quả. Việc thiếu hợp nhất dữ liệu theo thời gian thực cản trở sự linh hoạt, gây trở ngại cho khả năng phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường.
Hơn nữa, việc tích hợp không đầy đủ giữa các hệ thống hạn chế khả năng nắm bắt thông tin với tất cả các đơn vị kinh doanh, cản trở việc phân tích toàn diện và lập kế hoạch chiến lược.
Những thách thức về tuân thủ trở nên lớn hơn, vì khuôn khổ quy định đang phát triển đòi hỏi chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn báo cáo. Trong môi trường này, các cách tiếp cận truyền thống đối với việc hợp nhất báo cáo tài chính tỏ ra không phù hợp, kìm hãm sự đổi mới và cản trở tiến bộ.
Đầu tư vào giải pháp phần mềm hợp nhất dựa trên nền tảng đám mây chuyên biệt, đặc biệt là giải pháp được thiết kế riêng cho các nhu cầu đặc thù của ngành khách sạn, có thể thay đổi cuộc chơi cho chuỗi khách sạn của bạn. Dưới đây là cách các giải pháp này có thể giúp bạn vượt qua những thách thức được đề cập ở trên:
Các giải pháp đám mây cung cấp một nền tảng tập trung cho tất cả dữ liệu khách sạn của bạn, loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công và nguy cơ không nhất quán. Hãy tưởng tượng một kho lưu trữ an toàn trên đám mây, nơi tất cả dữ liệu tài chính của bạn từ từng khách sạn được tự động tải lên và dễ dàng truy cập. Điều này loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công và đảm bảo mọi người đều làm việc với cùng một bộ thông tin.
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như chuyển đổi ngoại tệ, loại bỏ các khoản nội bộ và các bút toán hợp nhất, giải phóng thời gian của bộ phận tài chính để tập trung vào nghiệp vụ phân tích và lập kế hoạch chiến lược.
Nhận được cái nhìn tổng hợp theo thời gian thực về hiệu suất tài chính của toàn bộ chuỗi của bạn, cho phép ra quyết định chủ động. Các giải pháp dựa trên đám mây cung cấp quyền truy cập tức thời vào dữ liệu tài chính hợp nhất của bạn, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường. Hãy tưởng tượng bạn có thể thấy tổng doanh thu và tỷ lệ lấp đầy của toàn chuỗi theo thời gian thực, cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần chú ý hoặc tận dụng các xu hướng mới nổi.
Các giải pháp dựa trên đám mây tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm tài chính của công ty và khách sạn bằng cách cung cấp một nền tảng chung để truy cập dữ liệu, giao tiếp và cập nhật theo thời gian thực. Điều này loại bỏ nhu cầu trao đổi email và các vấn đề về kiểm soát phiên bản liên quan đến bảng tính.
Phần mềm hợp nhất dựa trên nền tảng đám mây có thể được cấu hình để tự động cập nhật với các chuẩn mực kế toán mới nhất, đảm bảo quy trình hợp nhất của bạn luôn tuân thủ. Điều này loại bỏ nỗ lực thủ công cần thiết để cập nhật các thay đổi về quy định.
Các giải pháp đám mây mở rộng dễ dàng khi chuỗi khách sạn của bạn phát triển, có thể được cập nhật thêm các khách sạn và lượng dữ liệu mới mà không cần đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng CNTT. Các tính năng bảo mật mạnh mẽ đảm bảo tính riêng tư và toàn vẹn của dữ liệu tài chính của bạn.
Khi chọn giải pháp phần mềm hợp nhất dựa trên nền tảng đám mây cho chuỗi khách sạn của bạn, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
Tìm kiếm phần mềm được thiết kế riêng cho ngành khách sạn, với các tính năng giải quyết các thách thức kế toán khách sạn, chẳng hạn như nhiều khách sạn, luồng doanh thu phức tạp và chương trình khách hàng thân thiết.
Đảm bảo phần mềm cung cấp tính năng tự động hóa cho các tác vụ hợp nhất chính, chẳng hạn như chuyển đổi ngoại tệ, loại bỏ các khoản nội bộ và các bút toán nhật ký. Điều này sẽ giúp giải phóng thời gian của nhóm bạn để phân tích và lập kế hoạch chiến lược.
Truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu tài chính hợp nhất là rất quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt. Chọn phần mềm cung cấp thông tin chi tiết tức thời về hiệu suất tổng thể của chuỗi của bạn.
Giải pháp này cần có khả năng phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn và đáp ứng được nhu cầu mở rộng trong tương lai. Các tính năng bảo mật mạnh mẽ là cần thiết để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm của bạn.
Tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý khách sạn (PMS) hiện tại của bạn và các ứng dụng tài chính khác là cần thiết để đơn giản hóa luồng dữ liệu và loại bỏ việc nhập liệu thủ công.
Phần mềm nên thân thiện với người dùng và dễ sử dụng, với yêu cầu đào tạo tối thiểu cho nhóm tài chính của bạn.
Đừng để các quy trình hợp nhất thủ công cản trở chuỗi khách sạn của bạn phát triển. Bằng cách triển khai giải pháp dựa trên nền tảng đám mây được thiết kế riêng cho ngành dịch vụ lưu trú, bạn có thể chuyển đổi việc hợp nhất báo cáo tài chính thành lợi thế chiến lược, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.
Bạn thấy bài đăng trên blog này hữu ích? Đăng ký blog của chúng tôi ngay bây giờ để nhận thêm nhiều nội dung như thế này.