Vai trò của ngân sách trong các doanh nghiệp, đặc biệt là khách sạn, không thể phủ nhận là rất quan trọng. Hơn cả một công cụ kiểm soát chi phí, ngân sách giúp lập kế hoạch cho nguồn lực của công ty để đạt được mục tiêu. Nếu sử dụng đúng cách, ngân sách có thể giúp bạn biến mục tiêu thành một lộ trình rõ ràng để thành công.
Vậy, câu hỏi lớn ở đây là: Làm thế nào để lập ngân sách đúng cách?
Nội dung
Các khách sạn hiện đại đang dần từ bỏ cách lập ngân sách hàng năm truyền thống để đón nhận các phương pháp lập kế hoạch tài chính năng động hơn, phản ứng với những thay đổi của thị trường theo thời gian thực. Tuy nhiên, một yếu tố vẫn là chìa khóa cho việc lập ngân sách hiệu quả của khách sạn: dữ liệu.
Phân tích dữ liệu và xu hướng trong quá khứ cung cấp những hiểu biết ngân sách vô giá cho các nhà khách sạn để xác định cơ hội và các lĩnh vực cần cải thiện.
Đừng bỏ quên các chỉ số hữu ích này để dự báo tài chính hiệu quả hơn:
| Chỉ số hiệu suất | Tác động đến ngân sách |
| Giá phòng bình quân hàng ngày | Dự đoán doanh thu |
| Tỷ lệ lấp đầy phòng | Lập kế hoạch nguồn lực |
| Doanh thu phòng bình quân | Hiệu suất tổng thể |
| Chi phí thu hút khách hàng | Ngân sách marketing |
| Chi phí cụ thể của từng bộ phận | Chi phí vận hành |
| Tỷ lệ lấp đầy phòng theo nhóm (group wash) | Giá phòng niêm yết |
Cách sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng để lập ngân sách hiệu quả hơn cho khách sạn:
Đọc thêm: Công nghệ OLAP: xử lý Big Data cho ngành Khách sạn
Một ngân sách thành công cần sự tham gia tích cực từ tất cả các trưởng bộ phận. Mỗi phòng ban sở hữu một phần thông tin độc đáo cũng như kiến thức trực tiếp về nhu cầu, thách thức và cơ hội của họ, tất cả đều có thể đóng góp vào việc làm cho ngân sách tổng thể của khách sạn được toàn diện hơn.
Sự tham gia giúp đảm bảo mọi bộ phận có một tầm nhìn chung, có thể chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ.
Đọc thêm: Thách thức trong quản lý dữ liệu cá nhân trong ngành khách sạn
Quá trình này nên bao gồm các phòng ban:
Tuy nhiên, với quá nhiều bộ phận tham gia, các doanh nghiệp có thể bị chìm trong vô số email và file Excel gửi qua lại.
Điều này thường xuất phát từ việc thiếu một nền tảng tập trung để hợp nhất và tối ưu hóa quy trình công việc.
Không có hệ thống thống nhất, các quản lý có thể phải dành hàng giờ để tìm kiếm số liệu và đảm bảo mọi người có chung tầm nhìn, từ đó cản trở năng suất và quá trình ra quyết định.
Đọc thêm: Loại bỏ Excel: Xu hướng hiện đại của các CFO
Mặc dù cho thấy sự tăng trưởng tích cực trên toàn ngành, nhiều khách sạn vẫn báo cáo tình trạng thiếu nhân viên nghiêm trọng. Cứ 2,5 giây lại có một vị trí mới. Các chuyên gia dự đoán rằng tình trạng này sẽ tiếp tục kéo dài đến năm 2025 hoặc cho đến khi sự phục hồi thực sự diễn ra.
Những tác động lâu dài của đại dịch, cùng với các quy định mới, chắc chắn đã biến đổi lực lượng lao động trong ngành khách sạn. Lương và tiền lương đã đạt mức cao kỷ lục. Điều này cũng dẫn đến sự gia tăng chi phí lao động của khách sạn.
Đọc thêm: 2 lý do khiến nhân viên gắn bó lâu dài với công ty
Theo CBRE, tỷ lệ chi phí lao động so với doanh thu tăng từ 31,4% năm 2022 lên 32,4% năm 2023. Tỷ lệ chi phí lao động so với lợi nhuận hoạt động gộp tăng từ 50,9% lên 51,7%.
Điều này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một kế hoạch lao động chiến lược, cho phép các khách sạn dự báo chi phí cụ thể này và tránh tình trạng nhân sự dư thừa.
Hơn nữa, kế hoạch chiến lược có thể giúp các khách sạn xác định nhu cầu đào tạo và phát triển, từ đó phân bổ nguồn lực một cách phù hợp. Một lực lượng lao động được đào tạo tốt không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc tốn kém và hiệu suất tài chính tổng thể trong dài hạn.
Ngân sách khách sạn cần được giám sát liên tục và điều chỉnh thường xuyên để phản ánh các điều kiện thị trường thay đổi. Đội ngũ quản lý nên tham gia vào các đánh giá hàng tháng hoặc hàng quý, phân tích các chỉ số và so sánh chúng với các mục tiêu kinh doanh.
Đọc thêm: Dana-Farber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào?
Hơn nữa, việc sửa đổi ngân sách thường xuyên cũng cho phép khách sạn xác định các xu hướng mới nổi và phát hiện các lĩnh vực có thể điều chỉnh chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Khi các khách sạn có được hiểu biết rõ hơn về các lĩnh vực cần thiết nhất của họ, họ cũng có thể tối ưu hóa nguồn lực và quỹ hiệu quả hơn.
Cách tiếp cận này cho phép các khách sạn phản ứng kịp thời với các vấn đề, thích ứng nhanh chóng và duy trì khả năng cạnh tranh.
Hệ thống Tài khoản Thống nhất cho Ngành Lưu trú (USALI) là một khuôn khổ báo cáo tài chính chuẩn hóa. Nó được tạo ra để tăng cường tính nhất quán trong việc đánh giá hiệu suất tài chính của khách sạn.
Hơn nữa, USALI tiêu chuẩn hóa định dạng báo cáo. Tuân thủ các thực tiễn tốt nhất của ngành đảm bảo các khách sạn thực hiện kế hoạch tài chính hiệu quả trong chiến lược của mình, qua đó duy trì mối quan hệ với nhà đầu tư và chủ nợ.
Đọc thêm: Chinh phục thách thức trong hợp nhất báo cáo tài chính ngành khách sạn
Phiên bản thứ 12 mới nhất của USALI tăng cường tính minh bạch trong các lĩnh vực tài chính và hoạt động đồng thời thiết lập nền tảng cho các khách sạn để so sánh hiệu suất của họ với các tiêu chuẩn ngành.
Hệ thống có các chỉ số chi tiết theo dõi tính bền vững môi trường với các phép đo năng lượng, nước và chất thải, cũng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính trong ngành khách sạn.
Phản hồi của khách hàng là một mỏ vàng cho các khách sạn. Thật không may, nó thường bị bỏ qua hoặc chưa nhận được sự chú ý đầy đủ.
89% khách du lịch ngày nay bị ảnh hưởng bởi đánh giá. Phản hồi của khách hàng giúp các khách sạn tìm hiểu về những gì quan trọng nhất đối với khách của họ và các lĩnh vực cần cải thiện.
Đọc thêm: AI vs ứng dụng đặt phòng online (OTA): Cơ hội nào cho các khách sạn?
Các khách sạn có thể sử dụng thông tin giá trị này để:
Các khách sạn phải phân bổ đủ ngân sách để duy trì và cải thiện chất lượng dịch vụ. Không phải là hết ngày khi các doanh nghiệp nhận được bình luận tiêu cực. Các khách sạn chắc chắn có thể xoay chuyển tình thế nếu họ gặp phải những đánh giá xấu chỉ đơn giản là có một chiến lược phù hợp để phản hồi chúng, phân tích kỹ lưỡng những hiểu biết miễn phí này và hành động dựa trên chúng.
Phần mềm lập ngân sách khách sạn ngày nay mang lại nhiều lợi ích, từ tự động hóa quy trình đến tối ưu hóa hiệu quả và độ chính xác. Nhiều giải pháp tiên tiến được tích hợp công cụ quản lý doanh thu.
Các khách sạn có thể tìm hiểu chi tiết về các mô hình chi tiêu của họ và lên kế hoạch chiến lược dựa trên điều kiện thị trường hiện tại.
Giải pháp lý tưởng nên hoạt động trơn tru với các hệ sinh thái CNTT hiện có, cung cấp trải nghiệm thân thiện với người dùng và xử lý dữ liệu theo thời gian thực.
Các khách sạn cũng cần các giải pháp có thể thích ứng, có thể mở rộng khi nhu cầu của họ thay đổi theo mùa.
Giải pháp công nghệ phù hợp có thể chuyển đổi quản lý tài chính của khách sạn. Infor EPM là một giải pháp hoàn chỉnh giải quyết các thách thức lập kế hoạch, ngân sách và dự báo. Nó cung cấp:
Kempinski Hotels, tập đoàn khách sạn sang trọng lâu đời nhất châu Âu với hơn 70 khách sạn năm sao tại 30 quốc gia, đã đạt được những cải thiện đáng kể sau khi sử dụng Infor EPM 15. Độ chính xác dự báo tài chính của tập đoàn đã cải thiện 88% trong năm năm, trong khi độ lệch dự báo giảm 60%.
Tìm hiểu thêm những điều bạn cần biết về giải pháp quản lý hiệu suất doanh nghiệp mạnh mẽ này thông qua trang thông tin tại đây hoặc xem phát lại webinar cũng về chủ đề lập ngân sách này nhằm giúp bạn rõ hơn về giao diện và các tính năng của giải pháp.
Những doanh nghiệp khách sạn biết cách cân bằng giữa kế hoạch cẩn thận với các công cụ công nghệ phù hợp sẽ sẵn sàng giải quyết bất kỳ thách thức nào trong tương lai. Vậy, bạn sẽ chọn con đường nào?