Nhiều doanh nghiệp dựa vào bảng tính để chuẩn bị những báo cáo tài chính, lên kế hoạch, lập ngân sách và hợp nhất tài chính. Tuy nhiên, rõ ràng phương pháp tiếp cận này có nhiều thiếu sót. Những bảng tính không cung cấp dữ liệu kiểm toán đáng tin cậy để đảm bảo sự thống nhất về dự liệu, chưa kể đến việc chúng có thể gây ra rắc rối với những phiên bản khác nhau. Theo đó, bảng tính được xem như khó kiểm soát và gây nhiều chi phí không đáng có cho doanh nghiệp. Do đó, các tổ chức nên thay thế hệ thống bảng tính với giải pháp lên kế hoạch có khả năng loại bỏ sai sót từ việc sử dụng bảng tính trong khi vẫn có giao diện tương tự để đảm bảo sự phù hợp, minh bạch và chính xác.

Một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả và linh hoạt cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thu gom dữ liệu qua Internet và loại bỏ sai sót gây ra bởi việc nhập lại dữ liệu và làm việc với bảng tính. Dữ liệu nên được hợp nhất và trữ tại một trung tâm thông tin an toàn để đảm bảo rằng ai cũng có được nguồn thông tin đáng tin cậy và thông tin có thể được chia sẻ trong quá trình lên kế hoạch, lập ngân sách và dự báo.

Những doanh nghiệp hàng đầu có xu hướng cao gấp đôi trong việc triển khai những ứng dụng chuyên biệt cho quá trình lên kế hoạch và lập ngân sách hơn là dựa vào những tính năng có sẵn của giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, đáng chú ý hơn, trong một vài trường hợp, cả giải pháp độc lập và tách rời đều được sử dụng bởi những công ty hàng đầu thị trường.

Khả năng thỏa mãn nhu cầu báo cáo tài chính của doanh nghiệp dựa vào những tính năng của giải pháp được triển khai, khả năng tích hợp hệ thống và cả nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Một nhân tố khác nữa là kích cỡ và cấu trúc của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp nhỏ hay có cấu trúc đơn giản có thể không cần một công cụ hợp nhất trong khi với những tập đoàn đa quốc gia, có nhiều chi nhánh con, công cụ hợp nhất có thể là một sự xem xét quan trọng.

Những doanh nghiệp hàng đầu có xu hướng cao gấp đôi trong việc triển khai những ứng dụng chuyên biệt cho quá trình lên kế hoạch và lập ngân sách hơn là dựa vào những tính năng có sẵn của giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, đáng chú ý hơn, trong một vài trường hợp, cả giải pháp độc lập và tách rời đều được sử dụng bởi những công ty hàng đầu thị trường.

Khả năng thỏa mãn nhu cầu báo cáo tài chính của doanh nghiệp dựa vào những tính năng của giải pháp được triển khai, khả năng tích hợp hệ thống và cả nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Một nhân tố khác nữa là kích cỡ và cấu trúc của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp nhỏ hay có cấu trúc đơn giản có thể không cần một công cụ hợp nhất trong khi với những tập đoàn đa quốc gia, có nhiều chi nhánh con, công cụ hợp nhất có thể là một sự xem xét quan trọng.

Lập kế hoạch và lên ngân sách cung cấp một cái nhìn sâu sắc để quản lý rủi ro, thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp cũng như giá trị cổ đông vào đưa ra các quyết định chiến lược. Sử dụng một mô hình kinh doanh như là một nền tảng của quá trình lên kế hoạch cho phép sự phát triển của các mục tài khoản, thời gian được chia theo năm/quý/tháng và lưu trữ các số liệu hiện tại/ngân sách/dự báo cũng những dữ liệu quan trọng khác được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch. Doanh nghiệp nên tìm kiếm những giải pháp lên kế hoạch có khả năng cung cấp những mô hình kinh doanh linh hoạt mà có thể điều chỉnh được theo những yêu cầu kinh doanh của họ.

Một giải pháp lên kế hoạch hiệu quả có thể giúp loại bỏ nhiều công việc làm bằng tay và bảo đảm tính chính xác khi kết nối các báo cáo tài chính với những lộ trình được phân bổ. Chìa khóa cho những ứng dụng lên kế hoạch hiệu quả là khả năng tạo ra những kế hoạch tài chính và vận hành với ít công sức hơn, chính xác hơn và mức độ linh hoạt cao hơn để phản ánh sự thay đổi trong kinh doanh.

• Sự linh hoạt: cho phép khả năng lên kế hoạch thống nhất những giả định đa phương, việc rất cần thiết khi doanh nghiệp chuyển các định hướng kinh doanh từ ngắn hạn sang dài hạn
• Công nghệ: xúc tiến quá trình này bằng cách giảm vai trò của trung gian và cho phép người sử dụng tự phát triển và bảo trì các ứng dụng
• Sự cộng tác: tạo cơ hội cho sự cộng tác thông qua quá trình kết nối trên nền web đối với các kế hoạch và dữ liệu lưu trữ tại một trung tâm dữ liệu chung. Thông tin này có thể được sử dụng sau cho việc lập ngân sách, dự báo, báo cáo và phân tích.

Lập kế hoạch và lên ngân sách cung cấp một cái nhìn sâu sắc để quản lý rủi ro, thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp cũng như giá trị cổ đông vào đưa ra các quyết định chiến lược.

Sử dụng một mô hình kinh doanh như là một nền tảng của quá trình lên kế hoạch cho phép sự phát triển của các mục tài khoản, thời gian được chia theo năm/quý/tháng và lưu trữ các số liệu hiện tại/ngân sách/dự báo cũng những dữ liệu quan trọng khác được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch.

Doanh nghiệp nên tìm kiếm những giải pháp lên kế hoạch có khả năng cung cấp những mô hình kinh doanh linh hoạt mà có thể điều chỉnh được theo những yêu cầu kinh doanh của họ.

Một giải pháp lên kế hoạch hiệu quả có thể giúp loại bỏ nhiều công việc làm bằng tay và bảo đảm tính chính xác khi kết nối các báo cáo tài chính với những lộ trình được phân bổ. Chìa khóa cho những ứng dụng lên kế hoạch hiệu quả là khả năng tạo ra những kế hoạch tài chính và vận hành với ít công sức hơn, chính xác hơn và mức độ linh hoạt cao hơn để phản ánh sự thay đổi trong kinh doanh.

• Sự linh hoạt: cho phép khả năng lên kế hoạch thống nhất những giả định đa phương, việc rất cần thiết khi doanh nghiệp chuyển các định hướng kinh doanh từ ngắn hạn sang dài hạn
• Công nghệ: xúc tiến quá trình này bằng cách giảm vai trò của trung gian và cho phép người sử dụng tự phát triển và bảo trì các ứng dụng
• Sự cộng tác: tạo cơ hội cho sự cộng tác thông qua quá trình kết nối trên nền web đối với các kế hoạch và dữ liệu lưu trữ tại một trung tâm dữ liệu chung. Thông tin này có thể được sử dụng sau cho việc lập ngân sách, dự báo, báo cáo và phân tích.

Những doanh nghiệp hàng đầu thị trường ngày nay đang chuyển hướng tập trung sang hiệu quả quy trình. Một cách cụ thể hơn, hai hành động chiến lược cụ thể được ưu tiên hàng đầu là phát triển một quy trình lên kế hoạch/ lập ngân sách/ dự báo và tự động hóa quy trình làm việc khi lập ngân sách. Điều này phản ánh hai áp lực mà các doanh nghiệp phải chịu ngày nay – thích nghi với môi trường luôn biến động và nhu cầu tương thích việc lên kế hoạch/ lập ngân sách với chiến lược doanh nghiệp.

Thách thức của lập kế hoạch & ngân sách

Một trong những khía cạnh thách thức của việc lên kế hoạch và lập ngân sách là cơ cấu của quy trình. Do đó, những doanh nghiệp hoạt động hàng đầu đang cố gắng làm cho các quá trình hiệu quả hơn và năng động hơn. Một trong những bước đầu tiên là thiết lập và triển khai quy trình dành cho xem xét ngân sách, phê duyệt, và làm cho quá trình này linh hoạt đủ để thích ứng với thay đổi. Khi môi trường kinh doanh thay đổi, bao gồm những kích tố kinh doanh cụ thể, việc định hình nhanh chóng những thay đổi đó và nhận diện tác động của  chúng lên kế hoạch và ngân sách cũng như ảnh hưởng đối với với môi trường kinh doanh rất quan trọng.

Môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay có nghĩa là ban quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng đưa ra những chiến lược mới. Những thiếu sót trong kế hoạch, ngân sách và dự báo cố định hàng năm xuất hiện ngày càng nhiều, bởi chúng hạn chế năng lực thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp. Không có doanh nghiệp nào muốn dự báo mỗi năm một lần. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn tiến hành dự báo mỗi tháng để đảm bảo việc lên kế hoạch tài chính được trơn tru và linh hoạt.

Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp lập kế hoạch và lên ngân sách truyền thống có xu hướng bỏ qua những cơ hội và thất bại trong việc nhận diện rủi ro sắp đến. Doanh nghiệp ngày càng có xu hướng phát triển kế hoạch dự phòng kể từ khi bắt đầu cuộc rối loạn kinh tế. Để làm được điều này, phòng tài chính đang sử dụng những công cụ như phương pháp dự báo gối đầu và mô hình phân tích giả định để có thể có cái nhìn sâu hơn đối với các chỉ số tài chính tương lai và rủi ro tiềm tàng, cũng như là kết quả của các quyết định chiến lược.

Trong bối cảnh quản trị kinh doanh hiện tại, vai trò của Giám đốc Tài chính đang ngày càng trở nên quan trọng. Họ không chỉ sở hữu và quản lý dữ liệu tài chính mà còn nắm thông tin chủ chốt trong quản trị hoạt động. Giám đốc tài chính có tiếng nói trong quy trình tài chính, như lên kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và hợp nhất, vốn liên kết với nhau để tổng hợp thông tin đầy đủ nhất cho quá trình ra quyết định chiến lược.

Bộ phận tài chính vẫn đóng vai trò chính trong quá trình lên kế hoạch. Bởi vì doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều áp lực để cải tiến kế hoạch doanh nghiệp, việc những nhân viên tài chính sử dụng một giải phải pháp lên kế hoạch hiệu quả và linh hoạt để hỗ trợ cho họ trong lĩnh vực này là cần thiết. Một vài áp lực mà doanh nghiệp thường phải đối mặt bao gồm:

• Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, ví dụ như Đạo luật Sarbanes-Oxley hoặc Tiêu chuẩn Kế toán quốc tế, mà ngày càng đòi hỏi cao về tính minh bạch và đúng lúc
• Nhu cầu ngày càng tăng trong nội bộ doanh nghiệp về thông tin chi tiết
• Những vấn đề hòa hợp giữa quản lý và quy trình kế toán do luật pháp quy định
• Sự không linh hoạt trong quá trình lên kế hoạch gây cản trở tới việc tích hợp thay đổi của toàn bộ doanh nghiệp theo một cách dễ dàng, chính xác và đúng lúc
• Nhu cầu gia tăng Chỉ số hoàn vốn đầu tư trong ERP và các hệ thống kế toán tương tự
• Nhu cầu quản lý và điều khiển tốt hơn việc kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường khủng hoảng kinh tế và gia tăng cạnh tranh toàn cầu

Kể từ khi khủng hoảng kinh tế toàn cầu diễn ra, các doanh nghiệp ngày càng thận trọng hơn trong việc ra quyết định nhằm đảm bảo sự tăng trưởng giữa những rủi ro không chắc chắn. Hơn bao giờ hết, quá trình lên kế hoạch, lập ngân sách và dự báo cần phải được điều chỉnh và linh hoạt với sự thay đổi.

Kể từ khi khủng hoảng kinh tế toàn cầu diễn ra, các doanh nghiệp ngày càng thận trọng hơn trong việc ra quyết định nhằm đảm bảo sự tăng trưởng giữa những rủi ro không chắc chắn. Hơn bao giờ hết, quá trình lên kế hoạch, lập ngân sách và dự báo cần phải được điều chỉnh và linh hoạt với sự thay đổi.