English 
Vietnamese Tình trạng gian lận trong khai chi tiêu trong những chuyến công tác hay tiếp khách hẳn không phải là một chủ đề mới, nhưng đó lại là chủ đề luôn làm các doanh nghiệp đau đầu và dành thời gian để quản lý túi tiền của doanh nghiệp mình. Vậy hiện tại bạn có biết làm cách nào để nhận ra được rằng công ty mình có đang bị nhân viên gian lận trong việc khai các giấy tờ chi tiêu hàng tháng hay không? Nếu bạn còn đang vướng mắc trong việc tìm câu trả lời thì sau đây sẽ là 6 dấu hiệu giúp bạn phát hiện sớm tình trạng gian lận trong công ty mình:
1. Một số nhân viên tiêu xài nhiều hơn những người khác
Nếu như hai người cùng ở vị trí sale giống nhau, một nhân viên sale A sử dụng 5 triệu VND cho việc đi gặp khách hàng, trong khi những người khác chỉ tốn khoảng 2 triệu VND cho việc gặp khách hàng. Bản cảm thấy người nhân viên kia có đang gian lận với tiền của công ty không?
Bạn khoan hãy nghi ngờ người nhân viên A đó, hãy quan sát mức độ tiêu xài và chi phí trong những lần tiếp khách và chỉ số ROI của họ. Nếu họ tiếp khách với mức chi phí cao hơn, nhưng lại mang về những khách hàng lớn hơn hoặc nhiều khách hàng hơn. Như vậy thì bạn đang sở hữu một nhân viên sale biết cách tiếp cận khách hàng và làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, nếu doanh số từ người đó mang lại không nhiều hơn những người khác. Thì đây sẽ là lúc bạn cần xem xét ngay lập tức số tiền người nhân viên sale A kia tiêu xài liệu có hợp lí hay không.
Nếu bạn muốn cắt giảm ngân sách cho việc tiếp khách, bạn nên quy định sẵn những nơi nào được cho là phù hợp để tiếp khách hàng của công ty.
2. Khai những thứ không liên quan đến công việc
Công ty sẽ trả tiền cho chi phí ăn ở, đi lại khi nhân viên công tác. Nhưng điều đó cũng không đồng nghĩa công ty sẽ trả cho các chi phí ngoài lề như massage trong khách sạn, mua sắm và chi phí tham quan các địa điểm tại nơi công tác.
Vì vậy, bạn nên rõ ràng ngay từ đầu là những khoản được công ty chi trả và những khoản gì được cho là phù hợp.
3. Khai khống những khoảng được chấp nhận
Đối với những khoản nhỏ, và vẫn nằm trong giới hạn cho phép, nhân viên thường sẽ khai khống một chút. Ví dụ như khi đi taxi, thay vì khai 100,000 VND thì có thể nói lên thành 150,000 VND. Nó vẫn là khoản có thể chấp nhận được cho phí đi lại bằng taxi, chính vì vậy mà kế toán thường không xem xét quá cẩn thận về khoản này. Vì vậy, khi có thể thì bạn nên yêu cầu nhân viên mang hóa đơn về để kiểm chứng cho những gì họ đã khai trong quá trình chi tiêu. Đây là một cách vô cùng đơn giản, nhưng giúp bạn rất nhiều trong việc tránh bị gian lận.
4. Dùng thể của công ty một cách vô tội vạ
Hiện nay, rất nhiều công ty phát hành thẻ cho những nhân viên thường xuyên phải đi công tác hay tiếp khách bên ngoài. Như vậy sẽ tiện lợi cho việc thanh toán tiền và hoàn tiền cho nhân viên. Nhưng cách này cũng mang theo một rủi ro đó là nhân viên có thể sẽ tiêu xài nhiều hơn so với mức cần thiết.
Vì vậy, lần tới bạn hãy nhắc kế toán của mình kiểm tra kỹ các hóa đơn sau những lần công tác và tiếp khách của nhân viên. Đặc biệt, bạn nên phát hành thể debit (tức thẻ trả trước) cho nhân viên của mình. Như vậy, trước những chuyến công tác hoặc tiếp khách, bạn đã giới hạn mức chi tiêu cho họ, và sau khi về bạn có thể kiểm tra thêm hóa đơn.
5. Khai gian hóa đơn 1 thành 2
Một số nhân viên không trung thực sẽ khai một hóa đơn hai lần, điểm khác nhau chỉ là trong một chuyến công tác khác. Nếu không được kiểm tra kỹ càng, nhân viên thường khai một lần cho thẻ credit và một lần bằng tiền mặt. Bằng cách sử dụng phần mềm Quản lý chi tiêu cho doanh nghiệp, các giấy tờ hóa đơn sẽ được ghi chép rõ ràng trong hệ thống. Bạn sẽ không còn lo sợ tình trạng một hóa đơn bị khai gian hai lần nữa.
6. Vượt qua mức chi tiêu cho phép
Có một số tình trạng, nhân viên sẽ chia một khoảng lớn thành nhiều khoản nhỏ trong mức cho phép và thành nhiều hóa đơn. Trong điều kiện này, sẽ rất khó để bạn có thể kiểm tra được chính xác những hóa đơn và chi tiêu của họ. Thay vào đó, bạn hãy đặt một mức chi tiêu nhất định cho mỗi chuyến công tác và tiếp khách. Dựa vào địa điểm và thời gian công tác, khách hàng và tính chất của mỗi chuyến đi như vậy, mà bạn có thẻ một định mức khác nhau.
Sau bài báo này, bạn thấy quản lý chi tiêu trong doanh nghiệp của mình như thế nào? Đã đủ chặt chẽ và chắc rằng những điều nói trên không xảy ra trong doanh nghiệp hay công ty của mình hay không?
Bằng cách kết hợp giữa việc đặt ra những chính sách và quy định cho các khoản chi tiêu và phần mềm quản lý tốt, bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề tiền của công ty thất thoát do những khoản không chính đáng từ nhân viên của mình và không phải nghi ngại nhân viên của mình có đang khai khống và ăn cắp tiền của công ty từ những khoản nhỏ hay không.
Hiện nay, Infor Expense Management là một phần mềm Quản lý chi tiêu hiệu quả ,được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Subscribe blog của chúng tôi để tìm hiểu thêm nhiều về hệ thống này, cũng như những vấn đề trong quản lý chi tiêu và cách giải quyết chúng một cách hợp lý và hiệu quả.
