Lập ngân sách là một công đoạn không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào. Nhằm giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình lập ngân sách, bài viết ngày hôm nay sẽ tập trung vào các yếu tố cơ bản nhất mà một bản ngân sách hoàn thiện cần phải có nhằm giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình tài chính cốt lõi và phức tạp này.
Nội dung
Tựu trung, lập kế hoạch ngân sách là quá trình tính toán và dự đoán trước những chi phí và lợi nhuận doanh nghiệp sẽ có được trong tương lai một tháng/ một quý/ một năm sắp tới. Ngân sách không chỉ đóng vai trò định hướng tài chính mà còn cho phép doanh nghiệp đánh giá thực trạng kinh doanh và xác định mục tiêu tương lai 5 hoặc 10 năm sắp tới.
Phương thức lập kế hoạch ngân sách hiệu quả nhất là bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn (trong khoảng vài tháng đến 1 năm) và dài hạn (ít nhất 3 đến 5 năm). Kế hoạch dài hạn sẽ được điều chỉnh nếu bản kế hoạch ngắn hạn có bất kỳ thay đổi nào.
Đọc thêm: Vì sao không nên kiểm soát quá chặt chi phí quản lý doanh nghiệp (GA)?
Không chỉ doanh nghiệp mới cần lập ngân sách. Ngân sách cũng đặc biệt ảnh hưởng đến khả năng cân bằng tài chính của một cá nhân, một quốc gia, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc bất kỳ tổ chức, quy trình nào tạo ra tiền và dùng tiền để chi trả.
Có 5 loại ngân sách phổ biến:
Dao động số liệu giữa doanh thu và chi tiêu sẽ giúp xác định kết quả cuối cùng của ngân sách - thặng dư ngân sách (dẫn đến lợi nhuận), ngân sách cân bằng (thu bằng với chi) hoặc là thâm hụt ngân sách (chi ra nhiều hơn thu vào).
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel (Phần 2)
Theo một nghiên cứu của APQC thực hiện trên 2.617 doanh nghiệp vào năm 20171, các doanh nghiệp có năng suất cao sẽ hoàn thành ngân sách trong khoảng 25 ngày. Tuy nhiên, với đa số doanh nghiệp, con số này lên đến 56 ngày hoặc hơn. Trung bình, việc lập ngân sách mất khoảng 32 ngày.
Vì sao lại tốn nhiều thời gian như vậy?
Ngân sách của doanh nghiệp thường tổng hợp nhiều bản kế hoạch do nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đề xuất lên. Sales, Marketing, Nhân sự, Hành chính, Chăm sóc Khách hàng, v.v… tất cả đều có một biên bản ngân sách riêng.
Trước khi đề xuất lên cấp quản lý cao hơn, những bản ngân sách này đều phải trải được kiểm tra, điều chỉnh gắt gao. Ngay cả những tập đoàn nổi tiếng hàng đầu cũng phải điều chỉnh bản ngân sách bộ phận ít nhất ba lần trước khi gửi đi.
Đọc thêm: Dana-Faber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào?
Ngoài ra, những yếu tố không thể đoán trước được như biến động tỷ giá, tình hình chính trị không ổn định, hệ thống hậu cần phức tạp và những mâu thuẫn quốc tế khác đều có thể góp phần khiến ngân sách trở nên “mơ hồ”, khó đoán.
Trong một nghiên cứu khác của APQC trên 1.450 doanh nghiệp2, 25% doanh nghiệp năng suất cao cho biết họ chỉ có tối đa 4 phiên bản ngân sách. Trong khi đó, 25% doanh nghiệp năng suất thấp thường thực hiện ít nhất 8 phiên bản trước khi có được một kế hoạch hoàn chỉnh.
Đọc thêm: Giải pháp lập kế hoạch và ngân sách cần những tính năng gì?
Nhằm giảm tải công việc cũng như rút ngắn quy trình xét duyệt, doanh nghiệp cần:
Đọc thêm: 7 yếu tố cần thiết để xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là ba bản báo cáo tài chính quan trọng nhất khi lập ngân sách.
Một ngân sách chi tiết, rõ ràng sẽ thúc đẩy các lãnh đạo phải dự tính trước cho tương lai và hoạch định hướng phát triển cho doanh nghiệp.
Như đã đề câp ở bên trên, ngân sách của bộ phận A sẽ ảnh hưởng nhất định đến ngân sách của bộ phận B. Vì vậy, doanh nghiệp nên khuyến khích các bộ phận tăng cường hợp tác nhằm tăng tính minh bạch.
Đọc thêm: Giá trị thật của dự toán ngân sách doanh nghiệp
Hiệu suất thực tế cũng cần được so sánh với ngân sách dự kiến để sau đó xem xét, nghiên cứu và phân loại các biến số vào một trong hai nhóm “có thể kiểm soát” và “không thể kiểm soát.” Kết quả sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá và đề ra giải pháp phù hợp cho vấn đề.
Một bản kế hoạch được thực hiện thông qua hợp tác chặt chẽ sẽ giúp nhân viên bạn hiểu rõ hơn những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, đảm bảo những tài nguyên khan hiếm được phân bổ thích hợp, đồng thời khuyến khích mọi người cùng tham gia vào quy trình và duy trì gắn kết giữa các cá nhân, bộ phận.
Tuy cần thiết nhưng ngân sách vẫn có những bất cập đáng kể.
Đầu tiên chính là quy trình lập ngân sách đặc biệt tốn thời gian. Thêm vào đó, đa số ngân sách đều được lập dựa trên suy đoán, chính vì vậy mà độ chuẩn xác của ngân sách thường không cao. Trừ phi bộ phận quản lý có thể điều chỉnh ngân sách ngay khi cần thiết, quản lý bộ phận sẽ tiếp tục vận hành dựa trên những suy đoán thiếu chính xác ban đầu.
Đọc thêm: 10 lý do vì sao bạn cần tự động hóa quản lý chi phí công ty
Trong một số trường hợp, quản lý sẽ cố tình đề xuất một mức lợi nhuận cực thấp nhưng lại phóng đại các khoản phí nhằm nhận được mức dao động có lợi cho họ hơn khi so sánh dự toán với tình hình thực tế.
Một vấn đề phổ biến khác chính là ngân sách hằng năm của công ty thường được dùng như một cách để đánh giá hiệu suất nhân viên. Nếu một bộ phận không đạt được kết quả mong muốn như trong ngân sách đề xuất, họ sẽ bị đánh giá là hoạt động không hiệu quả, dễ dẫn đến chán nản và suy giảm đạo đức nghề nghiệp.
Đáng nói là trọng tâm chủ yếu của việc lập ngân sách là phân bổ các nguồn tài chính. Chính vì vậy cũng khiến doanh nghiệp lơ là các lĩnh vực quan trọng khác cũng góp phần làm nên thành công cho doanh nghiệp chính là quản lý chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hàng.
Làm việc hiệu quả hơn với giải pháp tự động hóa quản lý tài chính phù hợp. Liên hệ ngay với TRG để được tư vấn thêm!
Nguồn:
1. Brown, Marisa, “Metric of the Month: Annual Budget Cycle Times”, CFO Media, November 10, 2017, https://www.cfo.com/budgeting/2017/11/metric-month-annual-budget-cycle-times/
2. Wiggins, Perry, “Metric of the Month: Number of Budget Versions”, CFO Media, August 6, 2018, https://www.cfo.com/budgeting/2018/08/metric-of-the-month-number-budget-versions/