Tự động hoá quy trình Thu Mua - Thanh Toán (P2P) với giải pháp từ Yooz

Trong hành trình đáng tự hào 30 năm qua của TRG, chúng tôi nhận thấy vai trò vô cùng quan trọng của các đối tác trong thành công của mình. Đó là lý do vì sao chúng tôi rất vui mừng được thông báo về việc hợp tác với Yooz, nhà cung cấp giải pháp Tự động hóa Quy Trình Thu Mua – Thanh Toán (Procure-to-Pay) hàng đầu thế giới. Sự hợp tác này là minh chứng cho cam kết của chúng tôi trong việc đem đến các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Nhưng tại sao TRG lại chọn Yooz là đối tác của mình? Hãy cùng khám phá các tính năng và lợi ích đột phá mà Yooz mang lại, giúp các doanh nghiệp tinh gọn quy trình P2P và thúc đẩy lợi nhuận.

Mục lục

I. Những thách thức thường gặp trong Thu Mua – Thanh Toán

II. Điều gì làm cho Yooz nổi bật

III. Yooz giải quyết các thách thức P2P như thế nào

IV. Ví dụ thực tế: Yooz Chuyển đổi Hoạt động Khách sạn

V. Yooz: Tương lai của Tự động hóa P2P

Những thách thức thường gặp trong Thu Mua – Thanh Toán (P2P)

Trước khi đi sâu vào các giải pháp đột phá của Yooz, chúng ta hãy cùng điểm qua những thách thức mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt trong lĩnh vực P2P ngày nay và lý do tại sao TRG cho rằng đã đến lúc phải giải quyết chúng một cách triệt để.

Quy trình Thu Mua – Thanh Toán (P2P) quá chậm và tốn nhiều nguồn lực

Thời gian xử lý hóa đơn trung bình có thể dao động từ 22 đến 35 ngày, làm tồn đọng vốn và cản trở dòng tiền.

Tác vụ thủ công phức tạp và tốn kém

Các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu và phê duyệt hóa đơn làm tăng chi phí xử lý. Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy việc xử lý thủ công một hóa đơn duy nhất có thể khiến doanh nghiệp mất từ 7 đến 16 USD.

Tổn thất do thanh toán trễ

Thanh toán trễ, xảy ra với tới 31% hóa đơn, có thể gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp và có khả năng phải chịu thêm phí trễ hạn.

Điểm mù thông tin

Thiếu thông tin chi tiết về các khoản phải trả (AP), với 3,5% hóa đơn bị thất lạc, khiến việc theo dõi chi tiêu trở nên khó khăn.

Thanh toán sai

Thanh toán sai hoặc trùng, một vấn đề mà đến 70% công ty gặp phải, có thể dẫn đến tổn thất tài chính và tiêu tốn nguồn lực để đối chiếu.

Gian Lận

Quy trình thanh toán thường là mục tiêu của các hoạt động gian lận, đòi hỏi các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm.

Thách thức về tuân thủ

Với áp lực tuân thủ ngày càng tăng, việc đảm bảo đáp ứng các quy định thuế và tài chính khác nhau càng làm phức tạp thêm quy trình P2P.

Những thách thức này nhấn mạnh sự cần thiết cấp thiết đối với các doanh nghiệp để chuyển đổi từ hệ thống Thu Mua – Thanh Toán (P2P) thủ công, dựa trên giấy sang các giải pháp tự động hóa.

Tự động hóa P2P về bản chất là sử dụng phần mềm để tinh gọn và tự động hóa toàn bộ quy trình mà doanh nghiệp dùng để mua hàng, từ yêu cầu vật tư đến thanh toán cho nhà cung cấp. Hãy tưởng tượng việc thay thế giấy tờ và các bước thủ công bằng một hệ thống kỹ thuật số!

Hiện nay trên thị trường không thiếu các nhà cung cấp giải pháp P2P. Vậy, tại sao TRG lại chọn hợp tác với Yooz?

Ưu thế nổi bật của Yooz

Điều thực sự khiến Yooz khác biệt là sự tập trung vào một sứ mệnh duy nhất: tinh gọn hóa quy trình P2P với công nghệ tự động dựa trên AI để đạt được độ chính xác và hiệu quả vô song.

Kể từ khi thành lập vào năm 2010, Yooz tự hào có mức tăng trưởng ấn tượng, trung bình hàng năm trên 40%. Yooz đã hiện diện ở hơn 40 quốc gia, với hơn 5.000 khách hàng doanh nghiệp và 300.000 người dùng, xử lý tới hơn 200.000.000 tài liệu.

Đằng sau hậu trường, một đội ngũ tận tâm với tổng cộng hơn 1.000 năm kinh nghiệm về nghiên cứu và phát triển thúc đẩy sự đổi mới của Yooz. Điều này được minh chứng thêm bởi hơn 100 ấn phẩm khoa học tập trung vào Trí tuệ Nhân tạo và Học máy (AI & ML).

Xử lý tài liệu tự động vẫn là trọng tâm duy nhất của Yooz, và họ luôn tái đầu tư một phần đáng kể (25%) thu nhập trở lại R&D để đảm bảo họ luôn đi đầu về công nghệ.

Với các văn phòng được đặt chiến lược tại Hoa Kỳ và Châu Âu, Yooz đã đạt được sự công nhận toàn cầu không chỉ vì công nghệ tiên tiến mà còn vì cam kết nuôi dưỡng một môi trường làm việc năng động. Để ghi nhận sự cống hiến của mình cho sự hài lòng của nhân viên và phát triển chuyên nghiệp, Yooz đã được vinh danh là một trong những Nơi Tuyệt vời nhất để Làm việc tại Mỹ vào cả năm 2023 và 2024.

Yooz giải quyết các thách thức P2P như thế nào

Quy trình P2P truyền thống đầy rẫy những thiếu sót, nhưng giải pháp tự động hóa sáng tạo của Yooz giải quyết những vấn đề này một cách trực diện. Dưới đây là cách Yooz chinh phục những thách thức phổ biến nhất của tự động hóa P2P:

Thách thức: Quá đắt đỏ

Yooz chinh phục với Tiết kiệm và Không Rủi ro: Yooz tự hào về việc giảm chi phí tới 80% so với xử lý thủ công. Quy trình làm việc được tinh gọn, giảm thiểu lỗi và ít tác vụ thủ công hơn giúp tiết kiệm đáng kể về tài chính. Yooz cho phép bạn "làm nhiều hơn với ít hơn", giải phóng nguồn lực cho các sáng kiến tăng trưởng chiến lược.

Hơn nữa, Yooz cung cấp giai đoạn dùng thử miễn phí, không ràng buộc. Là một giải pháp dựa trên SaaS, Yooz không yêu cầu chi phí CNTT, cập nhật miễn phí và minh bạch.

Tuyệt vời hơn nữa, tất cả các chức năng và tính năng đều được bao gồm trong gói đăng ký hàng tháng của bạn với người dùng không giới hạn.

Thách thức: Triển khai quá lâu

Yooz chinh phục với Tốc độ: Không giống như các hệ thống cũ cồng kềnh, Yooz giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Quy trình triển khai được tinh gọn của họ đảm bảo bạn có thể trải nghiệm những lợi ích của tự động hóa chỉ trong vài giờ, không phải vài tháng.

Như bạn sẽ thấy trong một ví dụ thực tế bên dưới, chỉ cần thiết lập 2 giờ là đủ để Yooz hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Thách thức: Không kết nối với các hệ thống hiện có

Yooz chinh phục với Plug-and-Play (Cắm là chạy): Yooz tích hợp liền mạch với hầu hết các hệ thống kế toán và ERP hiện có - hơn 250 hệ thống. Các kết nối mới được xây dựng và giới thiệu hầu như mỗi ngày.

Thách thức: Không an toàn

Yooz chinh phục với Bảo mật: Bảo mật là trọng tâm hàng đầu trong thiết kế của Yooz. Hệ thống này sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm của bạn trên đám mây, từ tự động phát hiện tài liệu giả mạo và dữ liệu không nhất quán đến tuân thủ theo Quy định.

Thách thức: Khó khăn để người dùng chấp nhận

Yooz chinh phục với sự đơn giản: một giờ đào tạo là tất cả những gì khách hàng của Yooz cần. Bạn có thể truy cập tất cả các chức năng của Yooz ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Tính năng email trong ứng dụng giúp chia sẻ và cộng tác nội bộ và thậm chí với các bên thứ ba dễ dàng hơn.

Vẫn chưa bị thuyết phục? Dưới đây là câu chuyện về một khách sạn Novotel 4 sao, 182 phòng từng phải vật lộn với hệ thống xử lý hóa đơn thủ công, quản lý 300 hóa đơn mỗi tháng và cách các tính năng tiên tiến của Yooz đáp ứng nhu cầu của họ.

Ví dụ thực tế: Yooz Chuyển đổi Hoạt động Khách sạn

Khách sạn này phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là tinh gọn hóa các quy trình kế toán để đảm bảo hoạt động liền mạch trên nhiều cơ sở.

Chỉ với 45 nhân viên và khối lượng hóa đơn lớn, mục tiêu trở nên rõ ràng: tự động hóa nhập và phê duyệt hóa đơn để nâng cao hiệu quả và độ chính xác.

Yooz xuất hiện - một giải pháp được thiết kế hoàn hảo để đáp ứng các thách thức cụ thể của khách sạn như:

Luồng công việc phức tạp: Luồng công việc linh hoạt của Yooz xử lý cả việc chọn người phê duyệt phù hợp cho từng hóa đơn thủ công và tự động, giúp đẩy nhanh phê duyệt.

Thách thức về truy xuất dữ liệu: Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ với tính năng tìm kiếm toàn văn bản nâng cao cho phép nhân viên khách sạn nhanh chóng định vị các hóa đơn cụ thể trên hệ thống điện tử.

Tính minh bạch và giao tiếp: Yooz cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về toàn bộ quy trình hóa đơn, bao gồm cả cảnh báo theo thời gian thực cho bất kỳ sự chậm trễ nào. Điều này cải thiện giao tiếp và xác định những điểm nghẽn.

Việc triển khai Yooz diễn ra rất dễ dàng. Chỉ với một giờ đào tạo, khách sạn đã có thể tích hợp Yooz liền mạch vào hoạt động của mình, ngay lập tức gặt hái những lợi ích.

Tác động tích cực kéo dài vượt ra ngoài việc triển khai ban đầu. Chuỗi khách sạn đã triển khai thành công Yooz trên 15 địa điểm bổ sung, ngay cả với các hệ thống ERP khác nhau, cho thấy khả năng mở rộng của Yooz. Ngày nay, Yooz quản lý hiệu quả hơn 2.000 hóa đơn mỗi tháng do 40 người dùng xử lý.

"Chỉ cần hai giờ thiết lập là đủ để tuỳ chỉnh Yooz theo nhu cầu của chúng tôi. Một giải pháp rất dễ dàng và nhanh chóng để sử dụng; chỉ sau 15 ngày, chúng tôi đã ở mức vận hành tối đa!"

 

Maxime Nicolas

Kế toán trưởng, Novotel

Yooz: Tương lai của Tự động hóa P2P

TRG tự hào hợp tác với Yooz, một công ty đi đầu trong công nghệ Tự động hóa P2P. Với giải pháp của Yooz, khách hàng của TRG có thể:

• Giảm chi phí 80% so với xử lý thủ công.
• Giảm thời gian xử lý xuống vài giờ và đảm bảo chiết khấu nhờ thanh toán sớm.
• Có cái nhìn toàn diện và chi tiết về việc chi tiêu và loại bỏ tình trạng thất lạc hoá đơn.
• Đảm bảo Bảo mật với các biện pháp an ninh trên đám mây mạnh mẽ của Yooz.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về sức mạnh của Tự động hóa P2P không? Tải xuống infographic miễn phí của chúng tôi ngay bây giờ và khám phá thêm về Yooz.