English 
Vietnamese Kế toán liên công ty (intercompany accounting) luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các công ty mẹ. Để có thể báo cáo tài chính nhanh và chính xác đòi hỏi một quy trình đối chiếu liên công ty rõ ràng, hiệu quả. Nhưng làm thế nào để các doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó?
Đọc thêm: Kế toán tinh gọn trong sản xuất: Lợi ích & Phương thức áp dụng
Thử thách trong việc đối chiếu số liệu giao dịch liên công ty
Đối chiếu giao dịch liên công ty (intercompany reconciliation) là một thử thách khó nhằn đối với hầu hết công ty, vừa tốn thời gian, vừa tốn công sức, nhân lực và chỉ có kế toán dày dặn kinh nghiệm mới có thể thực hiện được.
Deloitte gọi quy trình này là một “mớ hỗn độn”. Hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng công việc này đóng vai trò quan trọng và đòi hỏi sự kĩ lưỡng để hạn chế tối đa rắc rối cho bộ phận tài chính.
Đọc thêm: Cách sử dụng tính năng Intercompany trong SunSystems
Rất nhiều công ty đã cố gắng áp dụng những giải pháp phức tạp như là hệ thống ERP để phục vụ cho các bộ phận cốt lõi tuy nhiên không phải ai cũng sử dụng thành thạo những giải pháp đó hoặc có kỹ năng chuyên biệt để quản lý và xử lý các giao dịch liên công ty.
Hơn nữa, nhiều công ty chưa thật sự hiểu cốt lõi của sự thay đổi không phải chỉ dựa vào tự động hóa mà còn bao gồm quá trình làm việc và cả con người. Nhận biết sai lầm có thể dẫn đến nhiều hệ quả đáng tiếc.
3 giải pháp giúp cải thiện quy trình đối chiếu số liệu liên công ty
1. Kết sổ thường xuyên thay vì mỗi tháng một lần
Hầu hết các công ty thường đối chiếu số liệu vào cuối tháng. Sự thật thì công việc này rất dễ gây sai sót vì nhân viên kế toán phải tìm kiếm lại những giao dịch đã diễn ra từ 4 tuần trước, đối chiếu các khoản với nhau và phải liên lạc với bộ phận kế toán của các công ty làm quá trình trở nên phức tạp hơn.
Một giải pháp để hạn chế sai sót chính là áp dụng quy trình kết sổ thường xuyên (continuous close) nghĩa là bạn đối chiếu số liệu thường xuyên, mỗi ngày thay vì theo một chu kì nhất định.
Điều này đảm bảo độ chính xác cho thông tin vì sự kiện mới diễn ra và bạn vẫn nhớ rõ các chi tiết. Ngày càng nhiều công ty đã áp dụng giải pháp này vì nó mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho bộ phận tài chính.
Đọc thêm: Chiến lược triển khai chuẩn mực kế toán quốc tế IFRS
2. Thiết lập một quy trình đối chiếu minh bạch, rõ ràng
Các công ty con thường có những quy định và cách vận hành riêng mà không phải thông báo cho công ty mẹ, chẳng hạn như các giao dịch được lưu và phân loại theo định dạng riêng của từng công ty con. Chính vì vậy, khi báo cáo được trình lên, chúng đã trở thành một mớ hỗn độn mà không ai thuộc công ty mẹ có thể giải thích.
Không minh bạch chính là nguyên nhân chính dẫn đến hằng hà rắc rối trong kế toán, kể cả quá trình đối chiếu giao dịch. Có rất nhiều công ty không trình bày rõ ràng mong muốn kết quả nhận được sẽ như thế nào. Để tiết kiệm thời gian và công sức, công ty mẹ cần phải định ra tiêu chí cho quá trình đối chiếu và mẫu báo cáo để các công ty con có thể xem và làm theo. Điều chỉnh số liệu không phải là một việc dễ dàng vì nó tốn thời gian và tài nguyên. Thế nên cần phải thực hiện đúng ngay từ đầu.
Đọc thêm: Cách thức phòng ngừa những thất bại trong quản lý
3. Sử dụng công cụ tự động
Kiểm kê, đối chiếu giao dịch liên công ty một cách thủ công hoàn toàn không hiệu quả vì quá trình sẽ mất rất nhiều thời gian và kết quả không cam kết chính xác 100%. Thêm vào đó, giao tiếp không rõ ràng cũng có thể gây hiểu lầm, tạo các nút thắt cổ chai không cần thiết cho cả công ty.
Doanh nghiệp có thể sử dụng những hệ thống toàn diện như ERP nhưng chúng có thể khiến mọi việc trở nên phức tạp hơn. Thay vào đó, bạn có thể cân nhắc một hệ thống chuyên dụng cho quản lý và quản lý giao dịch liên công ty như là Infor SunSystems.
