English 
Vietnamese Tự động hóa quy trình xử lý các khoản phải trả (Accounts Payable - AP) đã chứng minh được hiệu quả đáng kể trong việc nâng cao năng suất cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Theo nghiên cứu gần đây của Yooz, đối tác chiến lược của TRG International, những doanh nghiệp áp dụng hệ thống tự động hóa AP đã rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn đến 27 giờ [1].
Đây chỉ là một trong nhiều lợi ích mà việc tự động hóa AP mang lại. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng hướng tới sự chính xác, tự động hóa và hiệu quả cao, việc ứng dụng công nghệ vào các quy trình tài chính đang trở thành một ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng hết tiềm năng của số hóa trong lĩnh vực này.
Đọc thêm: Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa
Nội dung
- Những yếu tố cốt lõi mà một giải pháp tự động hóa khoản phải trả phải có
- Xu hướng tự động hóa các khoản phải trả
Những yếu tố cốt lõi mà một giải pháp tự động hóa khoản phải trả phải có
Những giải pháp tự động hóa khoản phải trả hiện đại thường tích hợp sẵn các tính năng không chỉ giúp bộ phận AP làm việc hiệu quả hơn mà còn mang lại những lợi ích thiết thực cho toàn bộ doanh nghiệp.
Các tính năng này bao gồm:
Thu thập hóa đơn và trích xuất dữ liệu
Một trong những lợi ích nổi bật mà giải pháp tự động hóa AP đem đến chính là tính năng trích xuất dữ liệu tự động nhờ công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR).
Công nghệ OCR thường được tích hợp sẵn trong các giải pháp tự động hóa AP hiện đại, cho phép dễ dàng trích xuất tức thì các dữ liệu như số hóa đơn, ngày phát hành, thông tin nhà cung cấp, tổng tiền, v.v… Ngoài ra, OCR có thể xử lý nhiều định dạng hóa đơn khác nhau, như email, fax và cả tài liệu vật lý.
Với khả năng xử lý các định dạng hóa đơn đa dạng, tự động hóa giúp nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Đọc thêm: Phát hiện và ngăn ngừa nguy cơ trùng lặp hóa đơn thanh toán
Tự động hóa quy trình làm việc
Bằng cách số hóa và tự động hóa các quy trình như định tuyến hóa đơn, phê duyệt, thanh toán và thông báo, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi sai.
Các giải pháp tự động hóa hiện đại cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các quy trình làm việc (workflow) để phù hợp với từng đặc thù riêng, từ đó tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Hơn nữa, việc tích hợp liền mạch các workflow này với hệ thống kế toán và ERP hiện có giúp đảm bảo sự đồng bộ và chính xác trong quản lý dữ liệu.
Nhờ tự động hóa, nhân viên có thể tập trung hơn vào những nhiệm vụ sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
Đọc thêm: Quy trình đối chiếu ngân hàng của bạn có thể hiệu quả hơn không?
Xử lý và đối chiếu thanh toán
Quá trình xử lý và đối chiếu thanh toán bao gồm so sánh các khoản thanh toán thực tế với thông tin ghi nhận bởi ngân hàng. Hệ thống tự động hóa có thể nhanh chóng kiểm tra số dư tài khoản, từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu sai sót.
Với khả năng xử lý đa dạng các hình thức thanh toán, tự động hóa trong quản lý các khoản phải trả còn góp phần đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống và phát hiện những dấu hiệu bất thường hoặc gian lận tiềm ẩn.
Xu hướng tự động hóa các khoản phải trả
AI và phân tích dữ liệu
Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) đang cách mạng hóa cách thức các doanh nghiệp quản lý các khoản phải trả bằng cách khai thác tối đa các nguồn dữ liệu sẵn có, tự động hóa các quy trình đối chiếu hóa đơn, đơn đặt hàng, đồng thời giúp nhanh chóng phát hiện những dấu hiệu chi tiêu bất thường [2].
Đọc thêm: Những bài học thực tiễn khi ứng dụng AI Tạo Sinh trong kinh doanh
Thậm chí, AI còn có khả năng khám phá những thông tin giá trị tiềm ẩn sâu trong dữ liệu tài chính. Ví dụ, AI có thể dự báo chính xác các vấn đề về dòng tiền hoặc phát hiện các cơ hội để đàm phán điều kiện thanh toán tốt hơn [3].
Việc tự động hóa các tác vụ hàng ngày giúp bộ phận AP giải phóng nguồn lực, tập trung vào những công việc mang tính chiến lược hơn.
Tích hợp với hệ thống ERP
Việc tích hợp giải pháp tự động hóa AP với hệ thống ERP mang lại hiệu quả vượt trội cho quy trình xử lý hóa đơn. Nhờ khả năng tự động hóa, việc nhập liệu thủ công sẽ được loại bỏ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Tích hợp với ERP tạo thuận tiện để doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách tập trung, đảm bảo thông tin tài chính luôn chính xác và được cập nhật liên tục. Điều này không chỉ hỗ trợ quá trình ra quyết định mà còn tạo điều kiện cho mọi thành viên trong doanh nghiệp tiếp cận thông tin nhanh chóng.
Với những lợi ích rõ rệt, việc tích hợp AP với ERP đã trở thành xu hướng tất yếu cho các doanh nghiệp hiện nay [3].
Đọc thêm: Những gì bạn cần biết về các nhà cung cấp ERP hàng đầu hiện nay
Bảo mật an ninh
An ninh mạng là yếu tố cốt lõi trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Giải pháp tự động hóa AP hiện đại được trang bị những công nghệ bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và giám sát hoạt động 24/7, giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.
Bên cạnh đó, việc tích hợp trí tuệ nhân tạo AI vào hệ thống bảo mật càng củng cố thêm lớp phòng thủ, giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi gian lận và hoạt động đáng ngờ, mang đến sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp [4].
Quy định pháp lý
Trước bối cảnh tự động hóa và chuyển đổi ngày càng trở nên phổ biến, bộ phận AP cần chủ động cập nhật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý liên quan.
Thiết lập hệ thống hỗ trợ, hướng dẫn nội bộ chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của AI trong quản lý các khoản phải trả một cách an toàn, đồng thời giúp doanh nghiệp luôn chủ động trước mọi thay đổi.
Đặc biệt, với sự gia tăng cường độ giám sát của cơ quan quản lý, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các quy định mới như Nghị định số 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024.
Dự đoán cho thập kỷ tới
- Hai phần ba chuyên gia tài chính (tăng 9% so với số lượng hiện tại) kỳ vọng bộ phận AP của họ sẽ được tự động hóa hoàn toàn trước năm 2025 [3].
- Thanh toán điện tử được dự đoán sẽ phát triển mạnh mẽ, với 82% nhà cung cấp thể hiện mong muốn khách hàng thanh toán điện tử nhiều hơn [6].
- Hơn 70% doanh nghiệp có kế hoạch gia tăng đầu tư vào công nghệ và các giải pháp phân tích nâng cao. Điều này sẽ cho phép bộ phận AP tối ưu hóa quy trình, theo dõi dòng tiền và củng cố vai trò chiến lược của họ trong doanh nghiệp [6].
- Hiện tại chỉ có 31% bộ phận AP làm việc toàn thời gian tại văn phòng so với 85% trước COVID-19. Dự đoán trong tương lai doanh nghiệp sẽ chú trọng nhiều hơn vào các công cụ hỗ trợ cộng tác từ xa, cải thiện bảo mật và quản lý dữ liệu [6].
Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý các khoản phải trả? Yooz có thể giải quyết những thách thức doanh nghiệp bạn đang đối mặt. Tìm hiểu các tính năng và lợi ích mà Yooz mang lại bằng cách tải brochure giải pháp ngay hôm nay.
Nguồn
1. https://www.getyooz.com/noram-business-lp-acq-whitepaper-state-of-automation-in-finance-report-2024-06?utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_content=292235813
2. https://www.medius.com/blog/ap-automation-trends-and-predictions/
3. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/accounting/accounts-payable-automation-trends.shtml
4. https://www.linkedin.com/pulse/top-10-ap-automation-trends-2024-future-account-payables-ambitkpo-uktwf
5. https://english.luatvietnam.vn/tai-chinh/decree-52-2024-nd-cp-on-non-cash-payment-336447-d1.html
6. https://www.mineraltree.com/blog/6-accounts-payable-automation-trends-to-watch-in-2023/
