English 
Vietnamese Đối chiếu ngân hàng (bank reconciliation) là một tác vụ đặc biệt quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Trước đây, việc đối chiếu ngân hàng thường được xử lý thủ công thông qua Excel hoặc phần mềm kế toán cơ bản không những không hiệu quả mà còn dễ gây sai sót. Điều này dẫn đến sự bất đồng giữa sao kê ngân hàng và số liệu trong sổ cái chung gây ảnh hưởng nặng nề đến doanh nghiệp.
Khi mà mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu như hiện nay, giải pháp quản lý tài chính - kế toán đám mây đang dần thay đổi cách doanh nghiệp quản lý tài chính, trở thành giải pháp thay thế thông minh và hiệu quả hơn nhờ khả năng tối ưu quy trình kế toán và cho phép truy cập dữ liệu từ mọi nơi.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel (P.1)
Nội dung
- Đối chiếu ngân hàng (bank reconciliation) là gì?
- Tầm quan trọng của việc đối chiếu ngân hàng
- Các vấn đề của quy trình đối chiếu ngân hàng thủ công
- Lợi ích của phần mềm kế toán đám mây đối với việc đối chiếu ngân hàng
Đối chiếu ngân hàng (bank reconciliation) là gì?
Đối chiếu ngân hàng là quá trình so sánh, đối chiếu, xác minh hồ sơ tài chính của một doanh nghiệp hoặc cá nhân với sao kê ngân hàng tương ứng để đảm bảo tính chính xác và thống nhất giữa hai bộ dữ liệu.
Cụ thể, quá trình này bao gồm:
- Thu thập dữ liệu từ cả hồ sơ kế toán và bản sao kê ngân hàng
- So sánh chi tiết các giao dịch như tiền gửi, rút, số lượng séc được phát hành, các khoản chuyển tiền, phí giao dịch...
- Xác định các khoản chênh lệch, thiếu sót, trùng lặp giữa các giao dịch
- Cậpt nhật và điều chỉnh các giao dịch bị thiếu, trùng lặp hoặc cập nhật các khoản phí/ lãi suất ngân hàng chưa được ghi nhận trước đó
- So sánh số dư cuối kỳ để đảm bảo rằng hai số dư trùng khớp
- Lập báo cáo đối chiếu kèm theo giải trình về các điểm khác biệt nhằm phục vụ cho việc kiểm toán và tham khảo trong tương lai
Mục tiêu chính của việc đối chiếu ngân hàng là đảm bảo tính chính xác của hồ sơ tài chính, xác định những sai sót hoặc bất thường, cũng như duy trì tính trung thực của báo cáo tài chính. Việc đối chiếu ngân hàng thường xuyên giúp phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề, đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính.
Đọc thêm: Số hóa hệ thống quản lý tài chính: Chiến lược để chuyển đổi thành công
Tầm quan trọng của việc đối chiếu ngân hàng
Cải thiện khả năng quản lý dòng tiền
Quy trình đối chiếu ngân hàng đảm bảo các hồ sơ tài chính được tạo ra luôn chính xác, có khả năng cung cấp cái nhìn khách quan về tình hình tài chính thực sự của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về ngân sách và hoạch định chiến lược.
Đối chiếu ngân hàng cũng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn nhờ liên tục theo dõi và xác nhận khoảng séc nào chưa ghi nhận, khoản tiền gửi nào chưa thanh toán và điều chỉnh tất cả những chênh lệch về thời gian giữa sao kê ngân hàng và hồ sơ nội bộ. Từ đó, doanh nghiệp có thể dự đoán dòng tiền ra/ vào, đảm bảo đủ vốn cho nhu cầu hoạt động.
Những thông tin hữu ích rút ra từ quy trình đối chiếu còn có thể giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt thời cơ hội, chẳn hạn như tối ưu hóa quy trình thanh toán hoặc đàm phán các điều khoản tốt hơn với các đối tác.
Khi nắm rõ tình hình, doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng đầu tư của mình và hoạch định những chiến lược mang lại lợi nhuận cao hoặc khám phá những cơ hội khác tiềm năng hơn.
Đọc thêm: Quản lý tài chính cho tổ chức phi lợi nhuận: Case Study của World Vision
Phát hiện nguy cơ lừa đảo
Phát hiện khả năng lừa đảo là một trong những lợi ích quan trọng của việc đối chiếu ngân hàng thường xuyên.
Nếu không được kiểm tra thường xuyên, báo cáo tài chính sẽ trở nên thiếu minh bạch và dễ dẫn đến các giao dịch bất hợp pháp, thao túng hồ sơ, biển thủ tiền hoặc giả mạo, dẫn đến thiệt hại tài chính khôn lường, ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng công ty cũng như làm mất đi sự tin tưởng của khách hàng và đối tác.
Đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật
Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ là mục tiêu quan trọng hàng đầu của việc đối chiếu ngân hàng. Khi thực hiện đối chiếu thường xuyên, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình kiểm toán, tránh nguy cơ vi phạm pháp luật, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin cho các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, tạo sự tin tưởng cho nhà đầu tư khi đánh giá và ra quyết định đầu tư. Sự chủ động trong đối chiếu ngân hàng cũng giúp doanh nghiệp giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, minh chứng cho việc quản lý tài chính chuyên nghiệp và tăng cường uy tín với các đối tác.
Đọc thêm: Thế nào là Quản lý Rủi ro và Tuân thủ (GRC) liên tục?
Các vấn đề của quy trình đối chiếu ngân hàng thủ công
Không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn lựa chọn thực hiện đối chiếu theo cách truyền thống dù cho hiện nay trên thị trường đã có nhiều lựa chọn giải pháp tự động hiện đại, nhanh gọn và chính xác hơn.
Đối chiếu thủ công không chỉ tốn thời gian và công sức mà còn:
- Kém hiệu quả, tốn thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển thì thời gian và công sức phải bỏ ra để đối chiếu các giao dịch ngân hàng cũng tăng theo.
- Thiếu chính xác do phương pháp lỗi thời, dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo tài chính và tiêu hao nhiều nguồn lực để điều chỉnh.
- Thiếu chuẩn hóa do phải đối chiếu tài khoản trên nhiều file Excel khác nhau từ nhiều phòng ban, chi nhánh gửi đến. Không có tiêu chuẩn chung sẽ rất dễ dẫn đến mâu thuẫn và sai lệch khi tổng hợp dữ liệu.
- Thiếu sự rõ ràng do phương pháp đối chiếu truyền thống không thể cung cấp thông tin theo thời gian thực hay phân tích các xu hướng và tình hình tài chính hiện tại để kịp thời đưa ra quyết định chiến lược.
Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải tìm kiếm những công cụ công nghệ mới để nâng cao năng suất và duy trì vị thế của bản thân. Điều này đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm kế toán đám mây nhằm tối ưu hóa quy trình tài chính, giảm thiểu sai sót trong quá trình đối chiếu thủ công và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Lợi ích của phần mềm kế toán đám mây đối với việc đối chiếu ngân hàng
Đảm bảo an toàn cho dữ liệu tài chính
Tuy là ưu tiên hàng đầu, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa xây dựng được cho mình biện pháp bảo mật đầy đủ.
Công nghệ đám mây tích hợp các kỹ thuật mã hóa tiên tiến nhất để bảo mật dù thông tin đang được truyền đi hay ở trạng thái nghỉ, đảm bảo rằng kể cả khi phát sinh nguy cơ truy cập trái phép, thông tin cũng không thể bị giải mã.
Thêm vào đó, các nhà cung cấp giải pháp đám mây còn thường xuyên kiểm tra, giám sát và nâng cấp các biện pháp bảo mật nhằm hạn chế tối đa rủi ro, đảm bảo chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể tiếp cận thông tin tài chính.
Đọc thêm: Tổng quan về các mô-đun cốt lõi của giải pháp Infor SunSystems Cloud
Hai ưu điểm nổi bật của một phần mềm quản lý tài chính đám mây chính là khả năng sao lưu dữ liệu thường xuyên và khắc phục nhanh chóng sau thảm họa. Chính vì vậy, doanh nghiệp vẫn có thể truy cập được dữ liệu trong mọi tình huống.
Các nhà cung cấp đám mây có uy tín đều tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và các tiêu chuẩn của ngành, buộc phải vượt qua các bài kiểm tra năng lực về bảo mật cũng như kiểm toán để được chứng thực và cấp phép hoạt động.
Với những lợi thế trên, các giải pháp đám mây mang lại sự an tâm tuyệt đối về bảo mật cho mọi doanh nghiệp.
Cho phép truy cập thông tin trong thời gian thực
Khác với phương pháp xử lý dữ liệu thủ công, các giải pháp kế toán đám mây liên tục tự động cập nhật số liệu tài chính, cho phép doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính tại bất kỳ thời điểm nào ngay trong thời gian thực, giúp các nhà quản lý nhanh chóng phát hiện vấn đề và kịp thời đưa ra quyết định sáng suốt.
Giải pháp kế toán đám mây còn có khả năng như tự động import các giao dịch ngân hàng nhằm giảm thiểu tối đa nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.
Người dùng có thể tuỳ chỉnh các quy tắc đối chiếu, tự đặt ra các tiêu chí cụ thể sao cho phù hợp với các giao dịch, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của quá trình đối chiếu.
Đọc thêm: 7 điều cần biết về phiên bản Infor SunSystems Cloud mới (SunSystems 7)
Giảm thiểu nhập liệu và quản lý tác vụ thủ công
Phần mềm kế toán đám mây hạn chế việc phải trích xuất thủ công nhiều báo cáo. Giải pháp tự động thu thập dữ liệu cần thiết từ ngân hàng, sau đó tự động đối chiếu và xác định các khoản chênh lệch trên bản sao kê.
Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp quá trình kiểm tra trở nên chính xác và minh bạch hơn. Với khả năng tự động hóa cao, các giải pháp đám mây giảm thiểu công sức và sai sót do con người gây ra, mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý tài chính.
Tận dụng các công nghệ phân tích và báo cáo tài chính
Ngày càng nhiều giải pháp kế toán đám mây hiện đại ngày nay được tích hợp sẵn các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ, cho phép nhân viên kế toán và bộ phận quản lý thu thập thông tin và tạo báo cáo theo yêu cầu.
Người dùng có thể linh hoạt tùy chỉnh hoặc lọc thông tin để tạo báo cáo tùy theo mục đích, chẳng hạn như doanh thu, loại chi phí, phòng ban hoặc phân khúc khách hàng... mà không cần phải trích xuất và xử lý dữ liệu thủ công. Giải pháp tự động lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như giao dịch ngân hàng, hồ sơ bán hàng và báo cáo chi phí rồi tự tổng hợp thành các báo cáo hoàn chỉnh.
Nhờ khả năng tự động hóa này, doanh nghiệp giờ đây có thể tập trung vào hoạch định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác. Đây là công cụ hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý.
Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào, là một công ty nhỏ hay một tập đoàn quốc tế đa ngành nghề, giải pháp đám mây hiện đại luôn xứng đáng được cân nhắc và đầu tư.
Trong nền kinh tế đầy biến động hiện nay, ngay cả một cải tiến nhỏ trong doanh nghiệp cũng có thể mang lại những thay đổi đáng kể. Hãy nắm bắt cơ hội với công nghệ đám mây phù hợp vì đây chính là hướng đi bền vững cho các doanh nghiệp trong tương lai.
