English 
Vietnamese Chuyển dữ liệu doanh nghiệp từ hệ thống tại chỗ lên đám mây là một quyết định quan trọng cần phải cân nhắc nghiêm túc và có chiến lược tỉ mỉ để giảm thiểu tối đa gián đoạn và thử thách bất ngờ.
Để hỗ trợ quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẽ, ở bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp 7 bước chiến lược nhằm giúp bạn số hóa thành công.
Đọc thêm: Thực trạng đáng lo ngại của các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi chuyển đổi số
Mục lục
- Tầm quan trọng của việc chuyển đổi từ hệ thống tại chỗ sang đám mây
- Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
- 7 bước để chuyển từ hệ thống quản lý tài chính tại chỗ lên nền tảng đám mây
- Số hóa hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp bạn với Infor SunSystems Cloud
Tầm quan trọng của việc chuyển đổi từ hệ thống tại chỗ sang đám mây
Chuyển đổi lên đám mây chỉ quá trình chuyển dịch các tài sản số của doanh nghiệp từ một hệ thống tại chỗ sang hệ thống có cơ sở hạ tầng trên đám mây.
Quá trình chuyển đổi này có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau như trực tiếp chuyển dữ liệu lên đám mây thông qua kết nối mạng (chuyển đổi trực tuyến) hoặc chuyển dữ liệu gián tiếp bằng các thiết bị lưu trữ di động sẵn có (di chuyển ngoại tuyến).
Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
Giảm chi phí
Duy trì và quản lý một trung tâm dữ liệu vật lý là một công việc khá mất thời gian đối với đội ngũ IT. Còn đối với các giải pháp nền tảng đám mây, nhà cung cấp giải pháp chịu toàn bộ trách nhiệm duy trì và cập nhật nên tảng.
Chính vì vậy, các công ty sử dụng giải pháp đám mây có thể giảm đáng kể các chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng vật lý và khấu hao. Thay vì tự duy trì mọi hoạt động IT nhỏ nhặt, doanh nghiệp có thể dành thời gian và nguồn lực để phát triển và cải tiến sản phẩm của mình.
Đọc thêm: 3 lợi ích cho CFO từ công nghệ điện toán đám mây
Khả năng mở rộng và linh hoạt
Các giải pháp đám mây sở hữu khả năng linh hoạt nhằm giúp doanh nghiệp thích ứng ngay lập tức mọi nhu cầu thay đổi liên tục. Với các giải pháp đám mây, bạn có thể nhanh chóng mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô doanh nghiệp của mình trong thời gian ngắn, dựa theo nhu cầu hiện tại mà không phải lo lắng về chi phí đầu tư ban đầu hoặc nguy cơ lãng phí tài nguyên.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp thường có nhu cầu biến động theo mùa (ví dụ như khách sạn) hoặc đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng.
Đọc thêm: Linh hoạt vận hành, đáp ứng thay đổi với giải pháp quản pháp tài chính SaaS
Cải thiện hiệu suất kinh doanh
Hiệu quả kinh doanh không chỉ ảnh hưởng đến đội ngũ IT mà còn kéo theo nguy cơ mất khách hàng do hệ thống bị lỗi và không hoạt động suôn sẻ. Có hai thành phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất của hệ thống công nghệ: độ trễ thấp (low latency) và tính sẵn sàng cao.
Giải pháp đám mây cung cấp cả hai lợi ích trên. Các tài sản số được quản lí bởi đám mây có thể dễ dàng điều chỉnh quy mô nhằm đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng hơn và hoạt động ở các vị trí địa lý gần người dùng để giảm độ trễ mạng.
Đẩy mạnh chuyển đổi số
Sự phát triển không ngừng của các giải pháp công nghệ số và xu hướng đổi mới ngày một gia tăng trong những năm gần đây đã thúc đẩy không ít doanh nghiệp số hóa. Theo Gartner, 91% doanh nghiệp hện nay đang triển khai một loại hình số hóa và 87% lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao cho rằng số hóa là ưu tiên hàng đầu.
Bằng cách chuyển dữ liệu tại chỗ sang đám mây, doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ tiên tiến để gia tắng giá trị cho tài sản hiện có, chuẩn hóa quy trình vận hành và khám phá các nguồn doanh thu mới.
Các giải pháp đám mây như phân tích dữ liệu trong thời gian thực, tự động hóa dữ liệu, v.v., có khả năng đồng bộ và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt xu hướng và vươn lên dẫn đầu.
Đọc thêm: 4 tính năng cốt lõi của phần mềm kế toán SaaS cho DN vừa và nhỏ
7 bước để chuyển từ hệ thống quản lý tài chính tại chỗ lên nền tảng đám mây
1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng trước khi chuyển các giải pháp quản lý tài chính lên đám mây là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp trước khi bắt đầu hành trình số hóa. Mục tiêu chi tiết giúp cân chỉnh quá trình số hóa sao cho phù hợp với các mục tiêu chiến lược tổng thể, đồng thời đảm bảo rằng tầm nhìn dài hạn và các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp đích thực là động lực giúp thúc đẩy dự án đám mây.
Khi đã thấu hiểu được kết quả mong muốn, doanh nghiệp có thể đánh giá các giải pháp đám mây chính xác hơn và chọn giải pháp đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của họ. Quá trình phân tích cũng giúp doanh nghiệp loại bớt các tính năng không cần thiết.
Đọc thêm: Chiến lược CNTT doanh nghiệp: bộ giải pháp tích hợp vs. giải pháp riêng lẻ
Các mục tiêu rõ ràng đóng vai trò như một nền tảng để đưa ra quyết định xuyên suốt quá trình chuyển đổi. Khi đối mặt với các lựa chọn liên quan đến nhà cung cấp đám mây, mô hình triển khai hoặc cấu hình hệ thống, việc xác định mục tiêu cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, phù hợp với kết quả dự kiến.
Thêm vào đó, xác định mục tiêu cũng giúp doanh nghiệp hoạch định và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và đo lường mức độ thành công. Các doanh nghiêp có thể theo dõi tiến độ và đánh giá xem dự án chuyển đổi có đạt được kết quả như mong đợi hay không.
Chuyển đổi sang đám mây thường dẫn đến nhiều thay đổi đáng kể trong các quá trình vận hành, luồng công việc và trải nghiệm của người dùng. Mục tiêu cụ thể giúp truyền đạt mục đích và lợi ích đến các bên liên quan, chia sẻ lý do tại sao chuyển đổi số là cần thiết và nó sẽ mang lại những lợi ích gì.
Nhìn chung, xác định mục tiêu trước khi di chuyển các giải pháp quản lý tài chính tại chỗ sang đám mây là bước khởi đầu cần thiết cho một lộ trình thành công, giúp đảm bảo các nỗ lực số hóa là phục vụ cho mục đích cụ thể, phù hợp với các mục tiêu chiến lược và có khả năng giúp doanh nghiệp gia tăng giá trị.
2. Đánh giá hệ thống tại chỗ hiện tại
Một bước quan trọng không kém của quá trình dài này chính là kiểm tra và đánh giá chức năng và những hạn chế của cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn. Một số hệ thống được phát triển và tối ưu chỉ để sử dụng tại chỗ, vậy nên đôi khi việc di chuyển mọi thứ cùng một lúc sẽ không khả thi.
Thấu hiểu các yêu cầu kinh doanh và kỹ thuật của hệ thống hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp xác định bộ phận nào phù hợp để di chuyển lên đám mây, cái nào cần được cập nhật hoặc thay thế và cái nào có thể tiếp tục duy trì tại chỗ.
Trong quá trình này, các công ty nên cân nhắc kỹ lưỡng cả ưu và nhược điểm của việc số hóa quy trình quản lý tài nguyên, xác định mọi thiếu sót về kỹ năng và công nghệ cần được giải quyết cũng như hiểu rõ những rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trước khi bắt đầu quá trình di chuyển.
Đọc thêm: Cơ sở hạ tầng của AWS đem lại lợi ích cho ERP đám mây như thế nào
3. Xây dựng chiến lược chuyển đổi
Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào cũng đều cần một kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo quy trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu những sai sót có thể phát sinh trong quá trình di chuyển. Để giám sát và theo dõi tiến độ tốt hơn, một kế hoạch tiêu chuẩn nên bao gồm lộ trình triển khai, cơ cấu phân bổ chi phí và KPI.
Hiệu suất với các nguồn lực và chi phí sẵn có là các yếu tố cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Doanh nghiệp cần phân tích các chi phí liên quan đến việc mua, vận hành và bảo trì máy chủ cục bộ và phần trăm các hạng mục này đóng góp vào tổng chi phí kinh doanh là bao nhiêu, từ đó, so sánh chi phí và chỉ số hiệu suất giữa nền tảng tại chỗ và nền tảng đám mây.
Đọc thêm: 8 rủi ro phổ biến khi triển khai phần mềm quản lý tài chính & cách khắc phục
4. Chọn công cụ, phương pháp, và đối tác
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ chuyên môn và kỹ năng cần thiết để tự mình thực hiện việc chuyển đổi. Đây là lúc tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để “chọn mặt gửi vàng” nhằm tạo nên khác biệt và đảm bảo quá trình chuyển đổi hóa diễn ra thành công.
Nhưng việc tìm kiếm đối tác phù hợp không chỉ dừng lại ở chuyên môn kỹ thuật. Chọn nhà cung cấp đám mây thực sự hiểu quy trình và các chỉ số KPI của doanh nghiệp bạn mới quan trọng. Trong quá trình chuyển đổi, các đối tác không nên chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật mà còn nên xem xét các KPI đặc thù của doanh nghiệp nhằm đảm bảo giải pháp đám mây phù hợp với mục tiêu và mục đích cụ thể của bạn.
Không dừng lại ở đó, nhà cung cấp cũng phải tiếp tục ghi nhận KPI của bạn ngay cả sau khi quá trình triển khai hoàn tất. Khả năng hỗ trợ và cập nhật tình hình liên tục này cho phép họ điều chỉnh và tối ưu hóa khi cần thiết để đảm bảo kết quả tốt nhất có thể.
Đọc thêm: TRG quản lý các dự án triển khai như thế nào?
Infor, một trong những thương hiệu cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp nền tảng đám mây hàng đầu, đã phát triển một phương pháp tiếp cận độc đáo được gọi là phương pháp 60/30/10.
Với phương pháp này, 60% quá trình được dành để triển khai các tính năng phần mềm cốt lõi đã được thiết kế sẵn, loại bỏ nhu cầu về cấu hình. 30% là dùng để triển khai các chức năng có sẵn để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Cuối cùng, 10% còn lại là để triển khai các tiện ích mở rộng, cho phép doanh nghiệp tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Phương pháp này không chỉ đảm bảo triển khai thành công mà còn đem đến sự linh hoạt trong việc tùy chỉnh giải pháp để đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
5. Thiết lập đội ngũ triển khai ưu tú
Bên cạnh việc tận dụng các kỹ năng và kiến thức của nhà cung cấp đám mây, thành lập một đội ngũ chuyên gia giàu chuyên môn và kinh nghiệm chuyên môn về công nghệ đám mây và quản lý dự án cũng vô cùng quan trọng.
Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm kết nối bộ phận kinh doanh và kỹ thuật để xác định yêu cầu và mục tiêu, tuyển dụng, đào tạo và phát triển những bộ phận còn lại của công ty, từ đó đảm bảo dự án chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
6. Thực hiện và duy trì kế hoạch
Trong quá trình di chuyển, nếu người dùng không thể truy cập dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh. Do đó, để giảm thiểu những rủi ro này, các đơn vị được xác định là sẽ số hóa phải được xác thực riêng lẻ để đảm bảo luôn vận hành trơn tru và dữ liệu luôn có thể được truy hồi bất cứ lúc nào từ nền tảng mới.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên chủ động kiểm tra các chức năng của giải pháp đám mây bằng cách truyền dữ liệu không quan trọng từ hệ thống hiện tại nhằm xác định và giải quyết mọi mối đe dọa tiềm ẩn trước khi quá trình di chuyển thực sự diễn ra, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và không gặp rắc rối.
7. Đánh giá và tối ưu hóa
Sau khi dữ liệu được chuyển lên đám mây thành công, doanh nghiệp cần thường xuyên thu thập và đánh giá phản hồi của người dùng cũng như dữ liệu hiệu suất. Điều này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh và tối ưu hóa hoạt động của giải pháp đám mây. Ngoài ra, các công ty cũng cần đánh giá cẩn thận mức độ bảo mật của dữ liệu được lưu trữ để đảm bảo tuân thủ quy định ngay cả khi trên đám mây.
Việc loại bỏ các tính năng dư thừa sẽ giúp doanh nghiệp bạn vận hành linh hoạt hơn.
Số hóa hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp bạn với Infor SunSystems Cloud
Để luôn đón đầu xu hướng và duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải luôn linh hoạt. Sự linh hoạt đó có thể được tìm thấy trên hệ thống đám mây.
Infor SunSystems Cloud không chỉ đơn thuần là một phần mềm kế toán thông thường mà là một bộ giải pháp tích hợp sẵn các công cụ và chức năng mạnh mẽ, chuyên biệt cho từng ngành, cho phép đội ngũ của bạn luôn trong tâm thế sẵn sàng để phản hồi nhanh chóng với những thách thức bất ngờ, nhu cầu của thị trường và khách hang luôn thay đổi hiện nay.
Tìm hiểu cách thức khách hàng của TRG di chuyển thành công hệ thống kế toán lên nền tảng đám mây với Infor SunSystems.
Khám phá tiềm năng của Infor SunSystems Cloud với bộ tài liệu 7 trong 1—bảy brochure thông tin gói gọn trong một cú click. Bộ tài liệu cung cấp cho bạn insight giá trị về từng mô-đun cốt lõi của Infor SunSystems Cloud cũng như lợi ích mà giải pháp này sẽ đem đến cho doanh nghiệp bạn. Đừng bỏ lỡ—tải ngay bộ liệu hôm nay!
