English 
Vietnamese Chuyển đổi số là xu hướng tương lai và ngày càng quan trọng hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp bất kể ở quy mô nào. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu đúng mục đích của chuyển đổi số? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể khởi động công cuộc chuyển đổi số để thành công?
Vậy, chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số được định nghĩa khác nhau ở mỗi doanh nghiệp và rất khó để có thể thống nhất một định nghĩa chung cho thuật ngữ này. Nhìn chung, chuyển đổi số là việc áp dụng những công nghệ có tính đột phá để nâng cao năng suất công việc, gia tăng giá trị, phúc lợi xã hội và được thúc đẩy bởi nhiều giải pháp công nghệ. [1]
Chuyển đổi số cũng có thể xảy ra với doanh nghiệp khi tự bản thân doanh nghiệp và nhân viên chủ động thay đổi nền tảng kinh doanh bằng cách kết hợp thông tin, máy tính, phương thức giao tiếp và công nghệ kết nối [2] nhằm mục đích cải thiện hoạt động vận hành và đặc biệt là trải nghiệm của khách hàng. [3]
Đọc thêm: Vì sao đa số dự án Digital Transformation thất bại?
Tuy nhiên, ngày nay nhiều công ty vẫn chưa sẵn sàng để chuyển đổi số và có lẽ là họ sẽ không thể thay đổi trong thời gian tới vì những vướng bận liên quan đến văn hóa làm việc thủ công, công nghệ lỗi thời hay phải đối mặt với những vấn đề nội bộ.
Nếu doanh nghiệp bạn có những dấu hiệu sau thì đã đến lúc bạn nên cân nhắc thay đổi.
5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần chuyển đổi số
1. Thủ tục giấy tờ nhiều và phức tạp
Rất khó để doanh nghiệp thoát khỏi những công việc liên quan đến giấy tờ, nhập thông tin, trích xuất và đối chiếu dữ liệu từ những file spreadsheet rời rạc hay cơ sở dữ liệu để tổng hợp báo cáo. Và điều này chắc chắn tạo nên không ít áp lực cho nhân sự của bạn, ngốn nhiều thời gian, chưa kể đến có thể không hiệu quả.
Chuyển đổi số bằng cách ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc công nghệ tự động hóa [4] có thể loại bỏ việc phải nhập dữ liệu bằng tay, giảm thiểu sai sót do con người gây ra và giúp bạn tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí đầu tư cho các công việc liên quan đến giấy tờ.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel (P.1)
2. Thất thoát dữ liệu
Bên cạnh việc phải nhập dữ liệu thủ công, sắp xếp và quản lý dữ liệu cũng là một thách thức thường nhật đối với các doanh nghiệp trên thế giới. Chưa kể đến việc hệ thống rời rạc còn gây khó khăn để hợp tác.
Ví dụ, phần mềm kế toán hiện tại của bạn không thể trích xuất dữ liệu từ những trường thông tin bạn mới bổ sung trong phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Hay hàng hóa được bốc dỡ tại kho không đồng nhất với số lượng hiển thị trên hệ thống thương mại điện tử.
Những giải pháp như hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (scientific data management systems, SDMS), điện toán đám mây hay khoa học dữ liệu có thể chuyển đổi mô hình kinh doanh của bạn từ thủ công, bị động sang chủ động và tận dụng mọi dữ liệu sẵn có.
Ví dụ như giải pháp SDMS có khả năng cung cấp một nền tảng tập trung, thuận tiện cho việc thu thập, tổ chức và lưu trữ dữ liệu [4]. Với khả năng tạo nhật ký kiểm toán và báo cáo chi tiết, SDMS thật sự cần thiết cho việc quản lý chất lượng, duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ những quy tắc bắt buộc.
Đọc thêm: 7 yếu tố cần thiết để xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp
3. Khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng
Liệu quy trình hỗ trợ khách hàng của công ty bạn có bị đánh giá là quá “lỗi thời”? Liệu công ty bạn vẫn chủ yếu chăm sóc khách hàng thông qua điện thoại?
Tách bạch thông tin hàng tồn kho khỏi đơn đặt hàng và dữ liệu khách hàng không những gây phiền phức không cần thiết mà còn khiến quá trình vận hành trở nên kém hiệu quả. Chưa kể đến việc doanh nghiệp cần dự báo chính xác lượng hàng tồn kho để có thể đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng ngay tức thì.
Đọc thêm: Tự động hoá báo cáo tài chính ngành bảo hiểm với Infor SunSystems
Vậy tại sao doanh nghiệp không sử dụng những giải pháp hiện đại nhất, bao gồm chatbot và cổng hỗ trợ khách hàng tự động để giảm bớt khối lượng công việc cho phòng chăm sóc khách hàng?
Sự hài lòng của khách hàng là một trong những mối quan tâm hàng đầu đồng thời giúp định hướng kinh doanh cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Chuyển đổi số quy trình chăm sóc khách hàng sẽ giúp tăng mức độ trung thành của khách hàng đối với công ty.
4. Dịch vụ gián đoạn
Đa phần doanh nghiệp muốn nhanh chóng mở rộng vận hành, cho ra mắt dòng sản phẩm/dịch vụ mới và để lại dấu ấn trên thị trường quốc tế. Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, hệ thống thủ công hiện tại của bạn khó có thể đáp ứng với các thay đổi trong quản lý dòng tiền (nhiều loại tiền tệ, tỷ giá, v.v.), thuế quốc tế hay những quy định mới.
Thông qua chuyển đổi số, doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng những giải pháp hiện đại, ví dụ như giải pháp quản trị tài sản doanh nghiệp để ước lượng thời gian dừng máy của trang thiết bị và dự báo thời điểm cần bảo trì để tối đa hóa và tăng vòng đời tài sản doanh nghiệp.
5. Không tối ưu trải nghiệm người dùng trên thiết bị di động
Dù không còn quá mới mẻ song đại dịch COVID-19 đã đẩy mạnh làn sóng mobile-first (các thiết kế, giải pháp được tối ưu cho người dùng sử dụng thiết bị di động). Khách hàng ngày nay có xu hướng ưa chuộng mua sắm, chuyển tiền, học tập và làm việc, giải trí, đặt thức ăn… tất cả đều ‘online’ ngay trên chiếc điện thoại thông minh. [5][6]
Điều này đòi hỏi một kế hoạch chi tiết cho các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, bao gồm thiết kế lại giao diện sao cho tương thích với điện thoại, lập trình ứng dụng và tăng trải nghiệm người dùng.
Và đối với các doanh nghiệp có vận hành các nền tảng thương mại điện tử thì mobile-first càng đặc biệt quan trọng. Không những thế, doanh nghiệp còn phải đảm bảo các thiết bị di động không bị tách khỏi hệ sinh thái công nghệ thông tin nếu không muốn mất nguồn dữ liệu quan trọng để đưa ra quyết định cần thiết.
Doanh nghiệp bạn cần số hóa nhưng bạn không biết phải bắt đầu từ đâu? Tải ebook của TRG và tìm hiểu làm thế nào để khởi đầu đúng đắn và thành công chỉ với 7 bước!
