PT ASTRA AVIVA LIFE, hay Astra Life, là nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm nhân thọ và là liên doanh giữa PT Astra International Tbk, một doanh nghiệp hàng đầu Indonesia, và Aviva International Holdings Limited, một công ty bảo hiểm hàng đầu thế giới. Liên doanh được thành lập với tỷ lệ góp vốn 50:50.

So với tổng thời gian hoạt động 377 năm của 2 công ty mẹ PT Astra International Tbk (58 năm) và Aviva (319 năm) thì PT ASTRA AVIVA LIFE vẫn chỉ đang trong giai đoạn chập chững gia nhập thị trường khi được thành lập vào tháng 8/2014.

Thách thức cho hệ thống báo cáo

Thị trường bảo hiểm nhân thọ Indonesia vẫn đang ở giai đoạn sơ khai, chưa phát triển nhiều như các quốc gia láng giềng như Singapore, Malaysia hay Thái Lan. Đây là cơ hội lớn cho Astra Life, với mục tiêu trở thành một trong top 5 công ty bảo hiểm hàng đầu trong nước.

Việc thắt chặt các quy định pháp lý trong ngành này - bao gồm sự ra đời của các điều luật mới, yêu cầu chặt chẽ hơn về vốn, và quy định về thuế - đã tạo nên những yêu cầu ngặt nghèo cho hệ thống báo cáo.

Với phần mềm kế toán cũ, Astra Life gặp rất nhiều khó khăn để có thể nộp báo cáo hàng tháng đúng hạn. Astra Life cần một giải pháp có thể giúp báo cáo cho cổ đông và các cơ quan quản lý một cách dễ dàng hơn, tránh nguy cơ bị xử phạt hay thậm chí là bị rút giấy phép vì trễ hạn nộp báo cáo.

Đọc thêm: Kempinski nâng cao năng lực hệ thống báo cáo tài chính với Infor d/EPM

Tự động hoá quy trình báo cáo tài chính

Nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống kế toán và báo cáo tài chính, Astra Life đã triển khai giải pháp quản lý tài chính Infor SunSystems. Đây là một lựa chọn hiển nhiên khi mà 70% số công ty bảo hiểm tại Indonesia chọn giải pháp này vì tính dễ sử dụng, chi phí hợp lý và linh hoạt của nó. Nhờ vào Infor SunSystems Query & Analysis (tên gọi cũ là "Vision"), Astra Life có thể trích xuất dữ liệu tự động từ hệ thống kế toán và chuẩn bị các báo cáo một cách nhanh chóng.

Hệ thống này cho phép Astra Life dễ dàng thay đổi các tham số (parameter) để tuỳ biến báo cáo sao cho phù hợp nhất với từng đối tượng đọc báo cao. Astra Life cũng có thể tạo ra các biểu mẫu báo cáo linh hoạt, đáp ứng chính xác yêu cầu của Cơ quan quản lý dịch vụ tài chính Indonesia (OJK).

Infor SunSystems đã giúp Astra Life tinh gọn nhiều quy trình của bộ phận tài chính - kế toán. Nhờ có Infor SunSystems, tổng thời gian cần thiết cho quy trình báo cáo tài chính giảm từ 13 xuống còn 7 ngày. Công ty do đó cũng không còn cảm thấy áp lực khi phải nộp báo cáo nội bộ vào ngày 5 và nộp báo cáo cho cơ quan quản lý vào ngày 10 hàng tháng.

Đọc thêm: TRG hợp nhất 3 hệ thống kế toán với Infor SunSystems

Tinh gọn quy trình hạch toán tài sản cố định

Trước khi triển khai Infor SunSystems, Astra Life phải hạch toán khấu hao tài sản cố định một cách thủ công, một quy trình mất rất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót vì lỗi con người. Với Infor SunSystems, mọi chi tiết của tài sản cố định - gồm giá mua, thời gian khấu hao, và phân loại tài sản - chỉ cần được cập nhật vào hệ thống một lần.

Hạch toán tài sản cố định giờ đây đơn giản chỉ bằng một cú bấm chuột. Trước đây, cần có 2 nhân viên kế toán làm việc trong 2 ngày để hoàn tất. Quy trình này giờ đây chỉ mất 5 phút, với độ chính xác cao hơn.

Đọc thêm: Báo cáo CIMA: 5 rào cản ngăn doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả hơn

Tối ưu nguồn lực bộ phận tài chính – kế toán

Trong quá trình mở rộng và phát triển kinh doanh, Astra Life đã tuyển thêm rất nhiều nhân sự mới cho các phòng ban. Kết quả là tổng số nhân viên đã tăng đến 150%. Infor SunSystems giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả cho bộ phận tài chính và qua đó giúp bộ phận này xử lý khối lượng công việc cao hơn mà không cần tuyển thêm người.

Đọc thêm: Loại bỏ Excel trong kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách: xu hướng hiện đại của các CFO

Infor SunSystems cũng giúp bộ phận tài chính trở nên tự chủ hơn - mọi báo cáo mà Astra Life cần nộp đều có thể được thực hiện mà không cần sự hỗ trợ từ phòng IT.

Bạn có thể tải nội dung chi tiết của case study này tại đây, hoặc yêu cầu demo phần mềm Infor SunSystems bằng cách bấm vào link bên dưới.