Tiếp nối câu chuyện kỳ trước “Infor SunSystems “cứu” doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam”, trạm dừng tuần này sẽ về một công ty khởi nghiệp tại Việt Nam. Bài viết dựa theo câu chuyện có thật, được trải nghiệm bởi chính chuyên gia triển khai dự án SunSystems của TRG.

FAST LOGICS (tên công ty đã được đổi) vốn là một công ty nhỏ, thành lập từ việc khởi nghiệp (start-up) vào những năm đầu của thập niên 2000. Lãnh vực hoạt động của công ty là giao nhận vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam bằng đường hàng không, đường biển và đường bộ. Khởi đầu với quy mô nhỏ, nên công ty chọn một phần mềm kế toán đóng gói sẵn dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Vì là một phần mềm đóng gói sẵn nên dễ sử dụng và thân thiện với nhân viên kế toán, giá cả mềm mại, dịch vụ hỗ trợ thuận tiện và dễ dàng. Phần mềm thiết kế theo chế độ kế toán Việt Nam nên hoàn toàn thích hợp với một công ty bản địa như Fast Logics.

Cơ hội & thách thức từ phần mềm kế toán quốc tế 

Qua hơn mười mấy năm hoạt động, FAST LOGICS đã phát triển rất thành công. Công ty có hệ thống văn phòng phủ khắp các sân bay, cảng biển chính của Việt Nam. Công ty gia nhập vào các hiệp hội nghề nghiệp thế giới. Bước ngoặt lớn của công ty là từ thời điểm được đầu tư vốn của một tập đoàn logistics quốc tế. Công ty khoác áo mới cho tư cách pháp nhân.

Phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh và kế toán tài chính cũng phải cải tổ để đáp ứng với tầm vóc mới của công ty. Bộ phận giao dịch khách hàng và bộ phận kế toán được tập đoàn trang bị phần mềm quốc tế cho mục đích đồng bộ và hợp nhất tài chính với tập đoàn. Do đó, để tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán cũ, công ty phải đặt yêu cầu thiết kế thêm gói nâng cấp nhằm tích hợp được với hai phần mềm của tập đoàn đưa xuống.

TẢI BROCHURE VỀ INFOR SUNSYSTEMS DÀNH RIÊNG CHO NGÀNH KHÁCH SẠN.

Trải qua thời gian dài tìm hiểu, tính toán giải pháp, triển khai và đưa vào sử dụng, gói nâng cấp đã hoạt động ổn định, nhân viên quen thuộc và thành thục, chi phí bảo trì hợp lý và tính vào dự trù tài chính mỗi năm. Tuy nhiên, tính ổn định này vẫn ẩn chứa một sự bất hợp lý.

Hợp nhất 3 hệ thống kế toán

Dữ liệu kế toán được ghi nhận và lưu trữ đồng thời trong ba hệ thống. Hệ thống thứ nhất để xử lý và quản lý theo qui chuẩn (mà công ty thường gọi là) kế toán quản trị VAS. Hệ thống thứ hai để xử lý và quản lý theo qui chuẩn kế toán thuế. Hệ thống thứ ba là hệ thống theo tập đoàn, để xử lý và quản lý theo qui chuẩn IFRS. 

Đọc thêm: Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) tới chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS)

Trong thực tế, nguồn dữ liệu cho ba hệ thống là một. Sự khác nhau chỉ ở thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm xuất hóa đơn, thời điểm nhận hóa đơn mua hàng và ghi nhận chi phí, thời điểm ghi nhận và khai báo thuế giá trị gia tăng. Sự khác nhau chỉ ở cách qui chiếu danh mục tài khoản theo hệ thống kế toán Việt Nam và song song là hệ thống kế toán đặc thù của tập đoàn. Sự khác nhau chỉ ở cách ghi nhận và xử lý cả hai đồng tiền ghi sổ theo tiền Việt và đồng tiền báo cáo cho tập đoàn là tiền đô la.

Để giải quyết những sự khác nhau tất yếu này, công ty đã chọn cách tạm thời duy trì việc sử dụng đồng thời ba gói phần mềm, chấp nhận thực hiện định kỳ việc kết chuyển dữ liệu giữa các gói phần mềm, chấp nhận việc lưu trữ trùng lắp dữ liệu trong các gói phần mềm. Tuy nhiên, sự tạm thời này không kéo dài được bao lâu cho đến khi FAST LOGICS tìm đến giải pháp Infor SunSystems của TRG International, một phần mềm kế toán linh hoạt đã thống nhất ba hệ thống kế toán của Fast Logics thành một hệ thống duy nhất cho hoạt động kế toán của công ty.

Đọc thêm: Infor SunSystems được bản địa hóa cho thị trường Việt Nam như thế nào?

Khép lại câu chuyện SunSystems đã giúp kết hợp ba hệ thống kế toán rắc rối từ một công ty đi lên từ khởi nghiệp thành một hệ thống quản lý kế toán duy nhất, bài viết kỳ tới sẽ thay đổi một chút, chúng ta sẽ nói về một khu nghỉ dưỡng ở Việt Nam.

Yêu cầu một buổi Demo phần mềm kế toán SunSystems ngay hôm nay để tìm hiểu chi tiết hơn.

**Nếu thông tin từ bài blog hữu ích với bạn, hãy đăng ký để nhận những bài blog mới của TRG (bên dưới)