Tiếp nối câu chuyện kỳ trước "TRG hợp nhất 3 hệ thống kế toán với Infor SunSystems", trạm dừng tuần này sẽ về một khu nghỉ dưỡng. Bài viết dựa theo câu chuyện có thật, được trải nghiệm bởi chính chuyên gia triển khai dự án SunSystems của TRG.

MYSTERE DE NAM (tên resort đã được thay đổi cho bài viết) là một trong những khu nghỉ dưỡng dọc biển rất nổi tiếng trên thị trường nghỉ dưỡng thế giới. Đẳng cấp và sang trọng. Chỉn chu và tinh tế. Thiết kế không gian, âm thanh và thời gian dành cho khách hàng phải đạt chuẩn mực riêng tư cao nhất. Resort có sức chứa tối đa ba trăm khách nhưng phải có hơn sáu trăm nhân viên làm việc và phục vụ. Đó thực sự không chỉ là nơi nghỉ dưỡng, mà còn là nơi tạo phong cách sống.

Resort thuộc một dự án của một công ty có vốn nước ngoài, được điều hành và quản lý bởi tập đoàn khách sạn quốc tế. Thực chất các resort chỉ là một đơn vị hoạt động thuộc công ty chủ đầu tư. Công ty chủ đầu tư mới là chủ thể có tư cách pháp nhân đăng ký, hoạt động và có lý lịch thuế.

Ngay từ ban đầu, resort đã áp dụng toàn bộ các quy chuẩn hoạt động của tập đoàn khách sạn quốc tế. Trước khi được mở cửa đón khách thử (soft opening) và chính thức khai trương (grand opening), resort phải qua các đợt kiểm định chứng minh đã đáp ứng đúng các tiêu chuẩn thương hiệu của tập đoàn.

MYSTERE DE NAM vừa trở thành khách hàng mới của TRG International. Resort sử dụng cùng phần mềm kế toán SunSystems, nhưng do một công ty dịch vụ khác triển khai và bảo trì. Phần mềm đã sử dụng được mười năm. Những tính năng hữu hiệu, những hạn chế do công nghệ cũ đều đã trở thành quen thuộc hàng ngày. Đã đến thời điểm resort muốn nâng cấp phiên bản mới. Phiên bản mới này là một thế hệ hoàn toàn mới của sản phẩm. Công nghệ mới, diện mạo mới, cách vận hành mới. Chỉ có logic lập trình là dựa trên nền tảng phiên bản cũ.

Nâng cấp phần mềm SunSystems cho resort cao cấp

Do resort không còn lưu giữ tài liệu thiết kế hệ thống nên chúng tôi thực hiện việc khảo sát và đánh giá theo các chỉ tiêu (check list) của chúng tôi, ngay trên hệ thống đang hoạt động. Tất nhiên dù là cùng sản phẩm, nhưng với những phong cách ứng dụng và kỹ thuật khác nhau của mỗi một chuyên viên triển khai, hệ thống có những đặc điểm khác biệt chi tiết. Cách vận hành cũng không thể giống nhau từng li từng tí. TRG đã nắm bắt cốt lõi của thiết kế hệ thống (set up design) và các qui trình kế toán (process flowchart) hiện tại và chính sách bảo mật người dùng (user manager) cùng các nguyên tắc hạch toán (business rules), đồng thời tìm hiểu cách thức phần mềm tương tác với các phần mềm đặc thù khác của ngành dịch vụ khách sạn (interface). Sau đó, TRG thu thập và đánh giá mức độ phức tạp của các biểu mẫu, chứng từ, sổ sách và các bộ báo cáo và lên sơ đồ tổ chức (organization chart), qui trình nhập liệu, qui trình làm việc, in ấn và báo cáo (work flow) của từng nhân viên kế toán để đảm bảo không sót một chi tiết nào cần chuyển đổi lên phiên bản mới. Chúng tôi còn có những buổi trò chuyện thân mật với từng nhân viên để làm quen và phỏng vấn công việc hàng ngày của họ.

Do TRG đã rất quen thuộc với phong cách triển khai của công ty cung cấp phần mềm cho resort trước đây, cùng với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, nên kế hoạch và lịch trình cho dự án nâng cấp phần mềm của MYSTERE DE NAM được tiến hành rất thuận lợi.

Khép lại câu chuyện về nâng cấp phần mềm SunSystems cho một khu nghỉ dưỡng nổi tiếng, bài viết kỳ tới sẽ chia sẻ cho các bạn về một sai lầm nghiêm trọng chúng tôi đã từng phạm phải.

**Nếu thông tin từ bài blog hữu ích với bạn, hãy đăng ký để nhận những bài blog mới của TRG (bên dưới)