Bài viết dựa theo câu chuyện có thật, được trải nghiệm bởi chính chuyên gia triển khai dự án SunSystems của TRG.

Europ Medic (tên công ty đã được thay đổi) nguyên là một văn phòng đại diện của một công ty nước ngoài, đặt ở thành phố Hồ Chí Minh từ những năm nền kinh tế thị trường mới mở cửa. Europ Medic có mục tiêu tìm hiểu thị trường Việt Nam và hỗ trợ các xúc tiến thương mại của công ty mẹ đặt trụ sở ở châu Âu.Văn phòng áp dụng chính sách kế toán theo nguyên tắc của công ty mẹ. Văn phòng sử dụng phần mềm SunSystems để quản lý hệ thống kế toán, sổ sách, chi phí hoạt động. Chính sách kế toán của một văn phòng đại diện hoàn toàn không cần phải tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam, gọi tắt là VAS (Vietnamese Accounting System). Vì thực tế các văn phòng đại diện không có doanh thu, không có lợi tức, không đặt dưới sự quản lý của cục thuế.

Chế độ kế toán Việt Nam (VAS) vs. Quốc Tế (IFRS)

Từ những năm cuối 2000, văn phòng thành lập công ty 100% vốn nước ngoài và hoạt động theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Vì vẫn trực thuộc công ty mẹ ở châu Âu, nên công ty cũng phải đáp ứng được quy chuẩn kế toán của công ty mẹ, mang tính chất kế toán quốc tế, gọi tắt là IFRS. Nghĩa là, vẫn phải theo danh mục tài khoản quốc tế, tuân thủ nguyên tắc hạch toán quốc tế và vẫn phải phát hành các báo cáo và chỉ số tài chính theo bộ mẫu của tập đoàn.

Đọc thêm: Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) tới chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS)

Toàn bộ dữ liệu kế toán từ đó đến nay, vốn đã được định hình trong khuôn khổ hệ thống của công ty. Tất cả sổ sách, chứng từ, báo cáo đều chạy trơn tru theo các biểu mẫu thường dùng của công ty. Công ty chưa kịp áp dụng hoàn toàn chế độ kế toán Việt Nam. Thực tế là công ty chưa đặt sự quan tâm đúng mức cho việc in ấn các báo cáo theo quy chuẩn Việt Nam vì nguồn lực về nhân sự có hạn.

Vào năm 2016, công ty nhận được thông báo quyết toán thuế từ cục thuế. Lúc bây giờ, toàn bộ hệ thống kế toán theo VAS phải được cấp tốc xem xét không thể trì hoãn. Những thay đổi mấu chốt bao gồm việc xây dựng danh mục hệ thống tài khoản, chuyển đổi đồng tiền ghi sổ, điều chỉnh cách ghi nhận doanh thu, chi phí, tính khấu hao và ghi nhận thuế theo nguyên tắc kế toán và xây dựng các báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán. Một khối lượng công việc đồ sộ phải hoàn thành trong một thời gian ngắn.

Đọc thêm: Infor SunSystems được bản địa hóa cho thị trường Việt Nam như thế nào?

May mắn là phần mềm SunSystems mà công ty sử dụng từ ngày đầu đến nay, vốn là một phần mềm mở, có khả năng và giải pháp cho việc tích hợp hai danh mục tài khoản, quy đổi tiền tệ, ghi nhận các bút toán điều chỉnh. Hơn thế nữa, trong một thời gian kỷ lục, gần một trăm sổ sách kế toán theo biểu mẫu mới nhất của TT200, đã được in ra ở từng kỳ kế toán của mỗi một niên độ tài chính. Thoạt đầu, khi chưa tìm được dịch vụ từ TRG, công ty đã tính đến việc tự làm tay các sổ sách này trong một nỗi tuyệt vọng về thời gian và nhân lực.

Với một chi phí hết sức khiêm tốn và một thời gian ngắn không tưởng, công ty đã sở hữu một khối lượng sổ sách đồ sộ để tự tin tiếp đoàn quyết toán thuế.

Khép lại câu chuyện SunSystems đã giúp công ty với vốn đầu tư nước ngoài lội ngược dòng như thế nào, bài viết kỳ tới sẽ là câu chuyện về một công ty khởi nghiệp ở Việt Nam.

Yêu cầu một buổi Demo phần mềm kế toán SunSystems ngay hôm nay để tìm hiểu chi tiết hơn.