Thế nào là Quản lý Rủi ro và Tuân thủ (GRC) liên tục?

Các tập đoàn lớn có thể chi hàng triệu USD để phát triển và tài liệu hóa các quy trình, chính sách và cơ chế kiểm soát rủi ro, nhưng lại không thể chắc chắn chúng có được thực thi hay không. Với hàng nghìn nhân viên, xử lý cùng lúc hàng nghìn giao dịch trên các hệ thống, dữ liệu bị thay đổi hàng ngày khiến quá trình giám sát vi phạm, cả lỗi ngẫu nhiên hoặc cố ý, gặp nhiều khó khăn và có thể gây tốn kém. Do đó, doanh nghiệp cần một phương pháp kiểm soát rủi ro mang tính chiến lược và tự động hóa.

Đọc thêm: Quản lý doanh nghiệp, rủi ro và tuân thủ: bối cảnh và khái niệm

Theo dõi cơ chế kiểm soát liên tục (continuous controls monitoring, CCM) là quá trình tự động giám sát các hệ thống để xác định và giải quyết các vi phạm các cơ chế kiểm soát được thiết lập sẵn. Bằng cách cung cấp các công ty khả năng kiểm tra 100% các giao dịch của họ thông qua một quy trình tự động, CCM đảm bảo mọi quy định luôn được tuân thủ thay vì chỉ diễn ra theo định kỳ.

Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể trao quyền cho nhân viên để giải quyết các rủi ro hàng ngày, đồng thời chứng minh cam kết minh bạch và quy trình được thiết lập rõ ràng.

Tuân thủ liên tục

Thông qua việc sử dụng CCM, công ty có thể giám sát các hoạt động trên toàn tổ chức để xác định hoạt động và cá nhân nào có khả năng trở thành vấn đề và đánh dấu để theo dõi kỹ hơn.

CCM cảnh báo ngay tức thì nếu hệ thống có dấu hiệu bị gian lận cho quản lý nhằm điều tra và thiết lập các quy tắc để ngăn chặn các hoạt động rủi ro cao, cụ thể như giao dịch lòng vòng (round tripping), các lô hàng trái phép, thẻ tín dụng giả hoặc mã giảm giá không phù hợp v.v…

Công ty cũng có thể theo dõi các dấu hiệu bất thường trong báo cáo tài chính, từ đó đảm bảo những lỗi như giá trị vốn hóa, giao dịch nội bộ (intercompany), chuyển sổ v.v… được giám sát chặt chẽ. Các giao dịch không phù hợp có thể được khắc phục trong cùng hệ thống.

Ngoài ra, CCM cho phép nhân viên theo dõi những hoạt động bị đánh dấu đỏ, như đột ngột tăng phí tư vấn ở một quốc gia ít có hoạt động kinh doanh, và điều tra khả năng xảy ra gian lận bằng cách đối chiếu các chi tiết đơn hàng với danh sách hàng hóa bị xử phạt.

Nhân viên có thể điều tra kỹ lưỡng các giao dịch đáng ngờ ngay khi xảy ra và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Các công cụ điều tra cũng cho phép nhân viên tổng hợp thông tin liên quan đến các hoạt động kinh doanh đáng ngờ và báo cáo lên cấp trên đúng theo quy trình đã được xác định trước. Trang dashboard và báo cáo cung cấp tính minh bạch và hoàn chỉnh về mọi giao dịch đã diễn ra.

Đọc thêm: Vì sao không nên kiểm soát quá chặt chi phí quản lý doanh nghiệp (GA)?

CCM tạo thuận tiện cho các doanh nghiệp giám sát các quy chuẩn trong nội bộ, đồng thời tăng khả năng tính minh bạch của các giao dịch trên toàn doanh nghiệp. Giải pháp còn xác định rõ ràng các quy trình thông báo và trách nhiệm giải trình cho các trường hợp ngoại lệ và các vi phạm chính sách phát sinh. Kết quả: các công ty có thể lường trước rủi ro hàng ngày và tạo dựng văn hóa luôn tuân thủ theo quy định.

CCM cho phép các công ty giảm thiểu rủi ro vi phạm an ninh, bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện về dữ liệu và quyền truy cập của người dùng trong nhiều môi trường kinh doanh. Các tổ chức có thể tiết kiệm hàng trăm giờ mỗi chu kỳ kiểm toán bằng cách thay thế các hoạt động chuẩn bị mất thời gian bằng việc theo dõi các báo cáo kiểm toán theo mẫu sẵn và tuân thủ đúng luật kế toán.

Với quá nhiều mối đe dọa, khả năng giám sát 100% giao dịch đã trở thành một phần không thể thiếu cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Những khó khăn trong quản lý rủi ro doanh nghiệp tại Việt Nam