English 
Vietnamese Một khảo sát do National Association of Manufacturers thực hiện cho biết 78,3% doanh nghiệp sản xuất dự đoán đại dịch COVID-19 chắc chắn sẽ gây gián đoạn cho tình hình vận hành và cả tài chính của doanh nghiệp. Trong khi đó, mức dự đoán gián đoạn của các ngành khác chỉ vào khoảng 48%.
Cắt giảm nhu cầu, thắt chặt chi tiêu, tắc nghẽn chuỗi cung ứng, v.v... càng chứng tỏ mô hình sản xuất hàng loạt truyền thống không còn phù hợp với bối cảnh kinh tế thay đổi ngày nay. Đã đến lúc các doanh nghiệp sản xuất cần nghiêm túc xem xét mô hình “tinh gọn.”
Sản xuất tinh gọn đòi hỏi một quy trình kế toán tinh gọn
Với phương pháp truyền thống, mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp chính là sản xuất càng nhiều càng tốt. Ngược lại, sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) hạn chế tối đa lãng phí, giảm mức tồn kho, duy trì thời gian và chu kỳ sản xuất ngắn nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các doanh nghiệp đã áp dụng thành công mô hình tinh gọn cho biết thời gian sản xuất giảm tới 90%, lượng hàng tồn kho giảm 50%, trong khi đó, năng suất tăng 25%.
Mô hình sản xuất tinh gọn tuy tạo ra kết quả tích cực nhưng chúng lại không được thể hiện một cách chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, khiến kế toán, quản lý vận hành và chủ doanh nghiệp hiểu sai giá trị thực của sản xuất tinh gọn. Nói cách khác, hệ thống kế toán chi phí truyền thống không thích hợp để áp dụng trong môi trường sản xuất tinh gọn.
Đọc thêm: Sản xuất tinh gọn có còn thích hợp trong thời đại ngày nay?
Tương tự như phương thức sản xuất truyền thống, kế toán chi phí dựa trên mô hình sản xuất dư dả, hàng loạt để quản lý. Khi doanh nghiệp sản xuất ít sản phẩm hơn sẽ dẫn đến việc giá thành để chế tạo một sản phẩm sẽ cao hơn. Ngoài ra, vì không được tiêu thụ nhanh chóng nên nhân công và tổng chi phí được phân loại là "chi phí trả chậm" dẫn đến việc không thể định giá chính xác thành phẩm, làm giảm tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Với hệ thống kế toán tinh gọn (lean accounting), các chi phí như nhân công, máy móc hoặc các loại phí ẩn sẽ được “phơi bày” và đánh giá thông qua các số liệu khách quan, thích hợp hơn với mô hình tinh gọn.
Thêm vào đó, kế toán chi phí phân loại chi phí chung (overhead cost) là một loại phí cố định, nhưng trong kế toán tinh gọn, chúng là chi phí biến đổi và được phân loại tùy theo từng trường hợp.
Tuy nhiên, chúng ta cũng không thể phủ nhận tính thiết thực của phương thức kế toán chi phí. Phương thức này chỉ không phù hợp đối với doanh nghiệp ứng dụng mô hình sản xuất tinh gọn.
Kế toán tinh gọn đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp sản xuất?
Chuỗi giá trị
Chuỗi giá trị là yếu tố cốt lõi của kế toán tinh gọn. Một chuỗi giá trị bao gồm tất cả quy trình cần thiết để bán một sản phẩm như bán hàng, thu mua nguyên vật liệu, sản xuất hoặc vận chuyển.
Khi ứng dụng phương thức tinh gọn, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được xem như một chuỗi giá trị, một trung tâm lợi nhuận có nhiệm vụ nâng cao năng suất của từng chuỗi, rút ngắn tối đa thời gian hoàn thành một đơn hàng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thành phẩm.
Khi từng bộ phận được xem như là một trung tâm tạo lợi nhuận, mọi chi phí và lời lãi cần được xét duyệt và phân tích ở cấp độ này.
Báo cáo tài chính
Một cá nhân không thuộc lĩnh vực tài chính thường sẽ không thể hiểu thấu đáo những chênh lệch chi phí, mức độ sử dụng vật liệu hoặc tỷ lệ lao động được thể hiện trong báo cáo tài chính truyền thống.
Khi áp dụng kế toán tinh gọn, từng chuỗi giá trị sẽ thường xuyên báo cáo thực trạng tài chính và hoạt động tại chuỗi. Do đó, báo cáo tài chính của kế toán tinh gọn được tạo ra nhanh và dễ hiểu hơn, đồng thời hiển thị các số liệu hoạt động quan trọng mà bất kỳ thành viên nào trong doanh nghiệp cũng có thể hiểu.
Một lợi thế đáng chú ý khác là báo cáo hiển thị doanh thu thực tế kiếm được và chi phí thực tế phát sinh trong giai đoạn được báo cáo.
Đọc thêm: Tự động hóa hệ thống báo cáo tài chính với Infor SunSystems
Giá trị khách hàng
Khi doanh nghiệp ứng dụng phương thức tinh gọn vào trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp sẽ tập trung giảm thiểu lãng phí và chỉ sản xuất đúng theo nhu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cần chia tổ chức thành nhiều nhóm làm việc để đào tạo và tạo điều kiện để công nhân có thể thực hiện tất cả quy trình để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Cách tiếp cận này trái ngược với quy trình sản xuất truyền thống, mỗi bộ phận chỉ tập trung chế tạo một phần của thành phẩm.
Các nhóm làm việc này cũng chính là các trung tâm lợi nhuận, các chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Bằng đào tạo thích hợp và nâng cao nhận thức sẽ giúp nhân viên tập trung hơn vào thiết kế, chế tạo, bán và tiếp thị sản phẩm thực sự mang lại giá trị cho khách hàng.
Đọc thêm: 9 bước chuyển đổi số (Digital Transformation) trong ngành sản xuất
Một khi nhà sản xuất bắt đầu cung cấp các sản phẩm đáp ứng đúng với nhu cầu của khách hàng sẽ khiến khách hàng hài lòng và trung thành với doanh nghiệp hơn, giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận.
Khả năng đưa ra quyết định
Tổng lợi nhuận của các chuỗi giá trị có ảnh hưởng đáng kể đến cách doanh nghiệp sản xuất tinh gọn đưa ra quyết định. “Box score” là một công cụ thường được dùng trong kế toán tinh gọn. Nói một cách đơn giản, box score là một trang tóm tắt tình hình vận hành, tài chính và năng suất của các chuỗi giá trị.
Box score tạo điều kiện cho các chuỗi giá trị đưa ra quyết định dựa trên thông tin có sẵn, cho phép từng chuỗi đánh giá ảnh hưởng của quyết định đối với thực trạng hoạt động, năng lực của nhân viên và lợi nhuận của chuỗi.
Cách tiếp cận từ dưới lên này cho phép nhân viên hiểu được tác động của hành động của họ và cách họ có thể đóng góp cho doanh nghiệp.
Ví dụ về Box score Báo cáo Hiệu suất Hằng tuần. (Nguồn: AICPA)
Best practice trong việc ứng dụng kế toán tinh gọn để giảm lượng hàng tồn kho
Khi doanh nghiệp mới triển khai mô hình kế toán tinh gọn, người quản lý sẽ thấy mình bị mắc kẹt với một lượng lớn hàng tồn kho, là hậu quả do mô hình sản xuất cũ đem lại. Quản lý cũng sẽ không thấy “hiệu ứng tinh gọn” ngay lập tức vì lượng hàng tồn hiện tại cần một thời gian để tiêu thụ.
Trong giai đoạn mới triển khai này, doanh nghiệp cần áp dụng phương thức chỉ sản xuất khi có đơn đặt hàng (make-to-order). Và thay vì chế tạo một lô hàng hoàn toàn mới, doanh nghiệp sẽ tận dụng lượng hàng sẵn có mà không bổ sung thêm hàng cho đến khi lượng thành phẩm hoặc bán thành phẩm tồn kho đạt mức tối ưu.
Lợi nhuận thu được trong thời gian này sẽ thấp hơn so với giai đoạn sản xuất hàng loạt trước đó, điều này có thể sẽ khiến một số ít lo ngại rằng cách tiếp cận tinh gọn không hiệu quả.
Bộ phận kế toán cần đóng vai trò tích cực trong việc truyền đạt giá trị và tác động của kế toán tinh gọn đối với lợi nhuận và mức tiêu thụ hàng tồn kho của công ty.
Best practice để khuyến khích bộ phận kế toán đón nhận kế toán tinh gọn
Thay vì ngay lập tức loại bỏ hoàn toàn hệ thống báo cáo chuẩn, bộ phận kế toán có thể dần dần bổ sung các cải tiến tinh gọn vào trong báo cáo tài chính truyền thống.
Trong một bài viết của Nick Katko, Chủ tịch và Chủ sở hữu BMA, ông khuyên các kế toán viên nên đón nhận mô hình tinh gọn với một tâm thái cởi mở. Theo Nick, kế toán tinh gọn là một hành trình đòi hỏi cá nhân phải cải tiến liên tục, nhờ vậy mới có thể tinh chỉnh toàn bộ doanh nghiệp.
Kế toán tinh gọn cũng có nghĩa là loại bỏ "lãng phí" trong các quy trình, chẳng hạn như tận dụng các giải pháp phù hợp để tự động hóa và rút ngắn thời gian hợp nhất dữ liệu, chu kỳ dự báo và lập ngân sách, đóng sổ, v.v.
Đọc thêm: Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất cần những tính năng gì?
Bộ phận kế toán có thể thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp và giữ cho khách hàng hài lòng. Trở nên tinh gọn đòi hỏi kế toán phải biết cách điều chỉnh quy trình kế toán sao cho phù hợp và giao tiếp hiệu quả với khách hàng trong và ngoài doanh nghiệp.
Bằng cách thay đổi từ từ, từng bước một sẽ giúp nhân viên kế toán dễ thích nghi và dễ đón nhận mô hình mới hơn thay vì bạn áp đặt họ phải thay đổi tức thì. Hãy khuyến khích nhân viên kế toán tạo thói quen mới và giúp họ hiểu được sự thay đổi là cần thiết để doanh nghiệp thành công hơn.
