Thấu hiểu kinh doanh (BI): Sao lại không?

Thấu hiểu kinh doanh (Business Intelligence-BI) không chỉ là một khuynh hướng đang thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp khắp mọi nơi. Đó là công nghê tiên tiến nhất giúp bạn quản lý và vận hành doanh nghiệp của mình một cách có hiệu quả nhất thông qua hệ thống xử lý dữ liệu thô thành thông tin chất lượng cao.

"Làm chủ thông tin để nắm bắt cơ hội"

Ngày nay rất khó để tìm thấy một doanh nghiệp thành công mà thiếu sự hiện diện của công nghệ Thấu hiểu kinh doanh (BI). Công nghệ BI được triển khai ở rất nhiều ngành công nghiệp khác nhau từ doanh nghiệp sản xuất cho đến dịch vụ, vận tải, viễn thông, dịch vụ cơ bản, chăm sóc sức khỏe và bán lẻ. Sự hiện diện của công nghệ này ở hầu hết các ngành nghề quan trọng là một minh chứng cho tính hiệu quả thiết thực của nó. Bài viết này nhằm đem lại một cái nhìn cơ bản đối với loại hình công nghệ này: BI hoạt động như thế nào, và làm cách nào BI có thể đem đến giá trị cho doanh nghiệp; bởi ở Việt Nam nó không chỉ là xu thế của phát triển mà hơn nữa nó đã và đang trở thành nhân tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.

Chúng ta đều biết rằng quản lỹ dữ liệu thông tin là một việc làm khó khăn. Thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau, và được lưu trữ dưới các hình thức và địa điểm khác nhau. Điều này khiến cho việc tập hợp, sàn lọc, chuẩn hoá, trình bày để biến các dữ liệu hỗn hợp và phức tạp này thành một hệ thống thông tin gọn gàng, và dễ hiểu là một công việc tiêu tốn công sức mà đa phần là kết quả không đến đâu. Và Công nghệ BI là giải pháp duy nhất cho vấn đề trên.

Khái niệm Thấu hiểu kinh doanh (BI)

Thấu hiểu kinh doanh là thuật ngữ chỉ các ứng dụng phần mềm được sử dụng nhằm quản lý, phân tích và chuyển hóa dữ liệu thô thành thông tin có giá trị. Thông tin này cho các cấp quản lý biết rõ mọi ngóc ngách của quá trình hoạt động của công ty, qua đó giúp đưa ra những thông tin mang tính chiến lược, cải thiện chi phí, và phát hiện cơ hội kinh doanh mới. Các giải pháp BI  đem lại cho bạn những công cụ mạnh nhất để giúp bạn xác định đâu là những hoạt động hay quy trình không cần thiết và kém hiệu quả, hỗ trợ lên kế hoạch và cho phép bạn đánh giá mọi hoạt động của công ty.

Hệ thống BI hoạt động như thế nào?

Thấu hiểu kinh doanh là một hệ thống bao gồm các hoạt động như: khai thác dữ liệu, phân tích thông tin, truy vấn và đưa ra các bản báo cáo. Cấu trúc cơ bản của một hệ thống BI thông thường bao gồm các quy trình như sau: Nguồn dữ liệu, Kho dữ liệu, và Các ứng dụng ngoại vi cao cấp.

• Nguồn dữ liệu: Có hai nguồn mà từ đó dữ liệu có thể được nhập vào hệ thống. Dữ liệu nội bộ (internal), và dữ liệu bên ngoài (external). Dữ liệu nội bộ là dữ liệu do chính công ty thu thập và lưu trữ qua quá trình hoạt động. Các dữ liệu này thường không thống nhất dưới một cở sở mà thường là được trữ ở các nguồn khác nhau, chủ yếu là dạng Excel. Dữ liệu bên ngoài  là do các công ty cung ứng thông tin thu thập và quản lý.

• Kho dữ liệu:  Sau khi xác định các nguồn dữ liệu có sẵn bạn cần phải đưa chúng vào một hệ thống chủ duy nhất được gọi là kho dữ liệu. Nhiệm vụ của kho dữ liệu này là chiết xuất, chuyển hóa, và trữ thông tin sau khi sàng lọc vào hệ thống. Trong tiếng Anh quy trình này được gọi là ETL (Extract-Transform-Load). Nói cách khác ở công đoạn này thông tin thô sẽ được gom lại, thông tin trùng lặp sẽ được loại trừ, thống nhất và chuẩn hóa. Ở cuối công đoạn, bạn sẽ có các thông tin chất lượng cao chuẩn bị sẵn sàng cho việc sử dụng. Tuy nhiên, bạn cần những ứng dụng thông minh để trình bày thông tin một cách gọn gàng và dễ hiểu. Bước tiếp theo sẽ giúp bạn có được điều này.

• Các ứng dụng ngoại vi thông minh:Bao gồm các công cụ hỗ trợ  người dùng để áp dụng công nghệ BI như: công cụ tìm kiếm, bản điều khiển, bảng tính (spreadsheet) và thống kê. Các công cụ đó cho phép bạn kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu suất bằng cách biểu đồ hóa thông tin về tình hình hoạt động của bạn. Ví dụ, để biết tình hình bán hàng của công ty, bạn có thể dùng thông tin từ kho dữ liệu để tìm thông tin như: "doanh số hàng bán ra của tháng trước", "những ai là khách hàng quan trọng nhất", "số lượng đơn hàng từ một khác hàng".

Những ai cần BI?

Công nghệ BI giúp các cấp quản lý và các chuyên gia phân tích để đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.

Tại sao cần BI?

Trong thời điểm kinh tế thế giới có nhiều khó khăn và thay đổi, sự gia tăng cạnh tranh của nền kinh tế toàn cầu, các tổ chức kinh tế cần những giải pháp linh hoạt và thông minh để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động và gia tăng lợi nhuận. BI không chỉ là một giải pháp công nghệ. Nó là chìa khóa vạn năng dành cho các cấp quản lý để mở cánh cửa thông tin giúp bạn hiểu thấu các hoạt động sản xuất và kinh doanh của mình trên phạm vi toàn cầu, nhờ đó là bạn có thể tối ưu hóa hiệu suất hoạt động kinh doanh của mình. Giờ đây các nhà quản lý có thể tự trang bị cho mình với đầy đủ thông tin chất lượng mà qua đó bạn có thể xác định đâu là rủi ro, đâu là cơ hội. Sau đây là những lợi ích đem lại cho công ty của bạn từ việc áp dụng hệ thống Thấu hiểu kinh doanh:

• Kiểm soát dữ liệu thông tin
• Tối ưu hóa các hiệu suất hoạt động và quy trình sản xuất, kinh doanh.
• Hỗ trợ quy trình lên kế hoạch tài chính và dự toán.
• Xác định các sản phẩm và dịch vụ giá trị cao, và khách hàng tiềm năng.
• Đánh giá và dự báo doanh số và tình hình hoạt động tài chính.
• Phân tích khuynh hướng mua và bán, hành vi khách hàng.
• Cung cấp các báo cáo theo yêu cầu.
• Đánh giá hiệu suất hoạt động của khu vực, chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.

Kết Luận

Thấu hiểu kinh doanh (BI) không chỉ là một xu thế phát triển đang thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Nó là phương thức sử dụng thông tin để tối ưu hóa hiệu quả mô hình kinh doanh mà sự hiệu quả của nó đã được khẳng định. Mục đích cuối cùng là giảm thiểu chi phí, chớp lấy cơ hội và giúp công ty thích ứng với mọi thay đổi của môi trường kinh doanh cạnh tranh.

Để hiểu thêm về BI và tận dụng lợi thế của dữ liệu thông tin trong sản xuất và kinh doanh, hãy tìm đọc loạt bài của chúng tôi về chủ đề này: