Quản lý chi phí của nhân viên từng bị xem là vô ích và ít quan trọng nhất trong hoạt động tài chính giờ đây lại là chủ đề hàng đầu trong chương trình quản trị doanh nghiệp, đặc biệt trong thời điểm kinh tế khó khăn. Trong bối cảnh kinh tế hiện tại, chủ doanh nghiệp đã buộc phải quan tâm về vấn đề quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng để bảo đảm rằng nhân viên của mình không ‘vung tay quá trán’ khi sử dụng tiền của công ty.

Thêm vào đó, những điều luật gần đây cũng đặc biệt đề cập đến những khoản chi nhân viên báo về phòng kế toán (và lý do của khoản chi đó). Vì vậy, việc lưu trữ những báo cáo chính xác và chi tiết trở nên quan trọng hơn hết. Điều này giúp cho kết quả kiểm toán trở nên đơn giản hơn, các nghĩa vụ thuế cũng được thực hiện rõ ràng.

Để bảo đảm việc này, công ty cần quản lý sổ sách chính xác và một hệ thống quản lý chi tiêu xuất sắc hỗ trợ. Bài viết dưới đây sẽ liệt kê danh sách 5 cách hữu dụng và quan trọng nhất mà bạn có thể dùng để đảm bảo tiền của công ty được sử dụng đúng mục đích.

1. Áp dụng chính sách một cách triệt để

Không bao giờ giao việc quyết định duyệt các khoản chi cho quản lý hay phòng tài chính. Lý do vì họ chắc chắn sẽ ít khi hạch hỏi những yêu cầu thu chi để tránh tạo bất hòa, đặc biệt là từ cấp trên hoặc những đồng nghiệp phiền nhiễu.

Một phần mềm quản lý chi tiêu sẽ đảm bảo ngăn chặn việc nhân viên chi tiêu những khoản vi phạm chính sách của công ty hoặc không đúng với chỉ dẫn của cơ quan thuế. Việc cấm các khoản thu chi nhất định hoàn toàn không phù hợp. Thay vào đó, hãy gửi cảnh cáo. Chẳng hạn như phí tiếp khách quá một mức nhất định sẽ được cảnh báo với nhân viên thông qua hệ thống.

2. Quy định tiến độ công việc

Hãy chắc rằng những yêu cầu đề xuất thu chi phải đi đúng theo mẫu về loại chi tiêu, thuộc dự án nào hoặc giá trị ra sao. Hệ thống phải có khả năng xử lý được những yêu cầu chi tiêu ở mức quản lý cao hơn, một khi khoản này vượt quá giới hạn cho phép hoặc vi phạm quy định. Thêm vào đó, cũng cần có sự đồng ý của giám đốc dự án hoặc thủ quỹ đối với các khoản chi tiêu nhất định.

Chẳng hạn những khoản chi tiêu dưới 10 triệu được xét duyện bởi quản lý trực tiếp, chi tiêu trên 10 triệu sẽ được chuyển tới giám đốc Tài chính và có thể Tổng giám đốc sẽ quyết định đới với những khoản trên 50 triệu. Những khoản chi phí đặc thù có thể cần ký nháy của cá nhân trước khi xét duyệt, ví dụ như phí khám sức khỏe thì được chuyển cho phòng Nhân sự.

3. Thu nhập toàn bộ dữ liệu thu chi

Một trong những vấn đề thường gặp nhất khi nhân viên yêu cầu chi tiền là việc một vài thông tin cần thiết không thể nhập được vào hệ thống. Điều này thường xảy ra với những hệ thống vận hành bằng tay chứ không phải hệ thống tự động.

Một ví dụ điển hình là khoản ‘Tiếp khách’ .Việc bạn cần báo cáo số lượng nhân viên có mặt trong buổi tiếp khách là rất quan trọng. Việc này giúp ích cho việc kiểm toán vì họ sẽ tính toán tỷ lệ khách hàng và nhân viên xem có hợp lý hay không.

Một ví dụ khác nữa là phí taxi khi nhân viên sử dụng mà điểm đến là nhà của họ. Có những quy định hết sức riêng biệt liên quan tới việc khi nào thì phí này hợp lệ. Vì thế, thông tin cần thiết để xác định hợp lệ hay không phải được ghi rõ trong mẫu đề xuất chi thay cho các hình thức kế toán trong tương lai.

4. Xuất trình dữ liệu

Cho nhân viên thấy chi tiết những khoản chi tiêu của họ, được phân tích dựa trên loại chi tiêu, khách hàng, dự án… sẽ có tác động rõ ràng đến thái độ của nhân viên khi yêu cầu chi và giảm rõ rệt những khoản chi quá tay lãng phí. Thực ra việc chi một khoản để theo đuổi khách hàng tiềm năng hoặc chăm sóc quan hệ với khách hàng hiện tại không sai. Tuy nhiên, để nhân viên và quản lý thấy được những gì họ sẽ chi tiêu được lưu lại kỹ lưỡng như nào sẽ góp phần đảm bảo mọi người nhìn ra chi phí thực sự của việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng.

5. Thao tác đơn giản

Những hệ thống với khả năng tinh chỉnh cao sẽ dễ dàng nhức đầu cho các kỹ sư và tạo khó khăn cho người dùng vì tính phức tạp và thiếu thân thiện của chúng. Nhân viên chỉ cần điền ít mục trong mẫu yêu cầu khi đề xuất chi, và hệ thống cần có khả năng tham chiếu dữ liệu đồng thời phân tích chúng để giúp họ hoàn thành chúng.

Quản lý nhân viên sử dụng các khoản chi của công ty không phải là vấn đề nan giải, nhưng càng sớm giải quyết chừng nào thì năng suất của công ty càng cải thiện chừng đó. Điều quan trọng nhất là công ty cần phải xem xét đặc trưng kinh doanh của mình để lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp. Có như vậy thì việc áp dụng 5 phương pháp trên mới đạt được hiệu quả tối đa.