Hơn phân nửa các công ty ứng dụng phần mềm ERP tiêu vượt ngân sách dự định của mình. Hơn hai phần ba công đoạn lắp đặt kéo dài hơn dự đoán và 66% doanh nghiệp đều cảm thấy hệ thống không đem lại nhiều ích lợi như mong đợi. Năm 2013, một nghiên cứu được thực hiện tại Panorama Consulting đã tiết lộ những sự thật đáng kể đằng sau các con số này.

Phần lớn những vấn đề khiến các công ty không thể thành công với hệ thống ERP của mình nằm ở khâu lên kế hoạch, và do đó, hoàn toàn có thể tránh được bằng việc dành nhiều thời gian hơn cho công đoạn này. Sau đây là ba lỗi lớn thường gặp của doanh nghiệp và cách để tránh thất bại do chúng đem đến.

Thách thức trong khiển khai hệ thống ERP không còn là vấn đề mới lạ với các nhà quản lý. Điều mấu chốt là ban lãnh đạo công ty phải nhận ra triển khai dự án ERP không chỉ đơn thuần nghiêng về kỹ thuật. Còn có rất nhiều việc liên quan đến kế hoạch và truyền thông cần được thực hiện một cách đúng đắn trên toàn công ty. Dưới đây là 7 thách thức thường gặp khi triển khai dự án ERP mà chúng tôi nhận thấy từ kinh nghiệm làm việc với các công ty triển khai dự án ERP.

Tập thể TRG International đã có khoảng thời gian tuyệt vời vào thứ bảy vừa rồi, ngày 15 tháng 8 năm 2015 tại sự kiện trồng cây hàng năm. Chuyến đi đã đem mọi người đến bãi biển Long Hải rực rỡ ánh nắng và rì rào tiếng sóng, nơi 1000 cây phi lao đang đợi được gieo vào lòng cát trắng.

Đây là lần đầu tiên công ty tự tổ chức sự kiện này với sự giúp đỡ của người dân địa phương. Để không khí thêm phần sôi động, 45 thành viên bao gồm cả 6 thành viên TRG ‘nhí’, con của nhân viên công ty, được chia thành 5 đội để thi đua xem đội nào trồng cây nhanh nhất.

Trước năm 1991, Nestle đơn thuần là một nhóm các thương hiệu hoạt động độc lập có cùng công ty mẹ tại Thụy Sĩ. Khi được tập hợp lại thành Nestle USA, vấn đề lớn nhất mà công ty gặp phải là công ty mới vẫn tiếp tục hoạt động như nhiều phân nhánh riêng biệt thay vì một tổ chức hợp nhất. Một cuộc khảo sát năm 1997 đã cho thấy xảy ra hàng loạt những hao phí không cần thiết với sự thiếu nhất quán này. Quyết tâm giải quyết tình trạng đó, tháng 3/1998, Ban lãnh đạo của Nestlé đã đưa ra kế hoạch cải tiến khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý thông tin với tên hiệu là “Best” (business excellence through systems technology).

Diễn ra vào 17/7/2015, "SMART choosing the right ERP product and vendor" là buổi hội thảo trực tuyến (webinar) thứ 3 trong chuỗi ERP webinars: Your roadmap to ERP Success. Webinar này đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích về việc làm thế nào để chọn được giải pháp và đối tác cung cấp phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp.

Nằm trong chuỗi hội thảo trực tuyến về ERP, chặng thứ 2 của hành trình ứng dụng ERP cho doanh nghiệp mang tên "Delivering A Successful ERP Implementation" đã diễn ra vào thứ 6 ngày 26 tháng 6, 2015. Tương tự như quá trình ứng dụng ERP trong thực tiễn, sau khi đã biết được cách thức đo lường mức độ thành công của một dự án ERP, bước tiếp theo sẽ là tìm hiểu cách triển khai thành công một hệ thống ERP.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, ông Nguyễn Đông Hồ, Giám đốc Quản lý Dự án ERP tại TRG International, đã chia sẻ nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn. Cụ thể, ông giới thiệu những biến số P-C-T-S và những yếu tố thành công quan trọng (CFFs) thường được sử dụng làm bước chuẩn bị chính trước khi triển khai. Cuối cùng, ông đã minh họa bằng phần demo về cách thức lôi kéo lãnh đạo vào việc sử dụng hệ thống ERP, một trong những nhân tố quyết định sự thành công của dự án.

Rất nhiều chuyên gia về tinh gọn quy trình tranh cãi rằng ERP thực chất đi ngược lại với việc tinh gọn, và đây dường như là cảm giác chung khi tìm hiểu sơ về ERP. Tinh gọn là phát huy tối đa năng suất của con người, loại bỏ những công đoạn thừa thãi và đồng bộ quy trình công việc hiệu quả nhất có thể. Triển khai hệ thống ERP nghĩa là bạn đang sử dụng công nghệ và thay đổi cách làm việc của công ty để có thể đồng bộ với cấu trúc của hệ thống. Việc này có thể tạo ra những công việc dư thừa, nhưng lại cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành trôi chảy.

Trên thực tế, phần mềm ERP vẫn có thể được tin gọn như bất cứ công cụ nào khác. Điểm mấu chốt của vấn đề là đảm bảo bạn tận dụng được sự linh hoạt mà ERP cung cấp và ‘uốn’ nó theo ý muốn của mình. Sau đây là 5 nguyên tắc của tinh gọn quy trình khi áp dụng ERP.

Việc triển khai một hệ thống ERP luôn bao gồm nhiều yếu tố quan trọng. Những yếu tố này đan chặt với nhau, và xoay quanh các bước: yêu cầu phân tích, lập kế hoạch cho dự án, chạy thử và triển khai. Tất cả các bước này chỉ hiệu quả khi khâu quản trị quá trình hiệu quả. Vấn đề quản lý những thay đổi cơ bản xảy ra khi quá trình ứng dụng khiến công ty vào giai đoạn tái cấu trúc. Để huấn luyện nhân viên kiến thức về giải pháp phần mềm ERP và chức năng của nó nhằm mau chóng thích ứng với những khuôn khổ tổ chức, công ty cần có sự quan tâm đúng mức đến việc truyền đạt trong các buổi huấn luyện.

Quản trị sự thay đổi ở cấp tổ chức cần tập trung vào những điều cơ bản sau

a. Có đánh giá cho mức thay đổi, thiết kết và quy trình khi ứng dụng ERP

b. Đánh giá năng suất biểu hiện và tối ưu hệ thống ERP được hoàn thành

c. Tất cả các buổi huấn luyện được xác định và phân tích, theo sau đó là phát triển những nội dung phù hợp