English 
Vietnamese Hơn phân nửa các công ty ứng dụng phần mềm ERP tiêu vượt ngân sách dự định của mình. Hơn hai phần ba công đoạn lắp đặt kéo dài hơn dự đoán và 66% doanh nghiệp đều cảm thấy hệ thống không đem lại nhiều ích lợi như mong đợi. Năm 2013, một nghiên cứu được thực hiện tại Panorama Consulting đã tiết lộ những sự thật đáng kể đằng sau các con số này.
Phần lớn những vấn đề khiến các công ty không thể thành công với hệ thống ERP của mình nằm ở khâu lên kế hoạch, và do đó, hoàn toàn có thể tránh được bằng việc dành nhiều thời gian hơn cho công đoạn này. Sau đây là ba lỗi lớn thường gặp của doanh nghiệp và cách để tránh thất bại do chúng đem đến.
Lỗi thứ 1: Không thực sự biết mình đang gặp vấn đề gì
Công việc kinh doanh của bạn có thể được cắt nhỏ thành những phân khúc cách nhau – marketing, sales, chăm sóc khách hàng, IT... Mỗi bộ phận có những dữ liệu riêng và yêu cầu hoạch định khác nhau, những toàn bộ đều phải hướng về cùng một điểm.
ERP có thể tích hợp các dữ liệu độc lập riêng rẽ. Song nếu chỉ đơn giản đặt ERP vào một hệ thống đang bị hỏng thì không thể đảm bảo dự án sẽ đem lại thành công.
Lấy Avon năm 2013 làm ví dụ. Thời điểm này Avon nghĩ rằng vấn đề nằm ở việc liên kết các bộ phận lại với nhau. Thế là họ chọn một sản phẩm ERP có thể làm tốt nhiệm vụ liên kết này. Tuy nhiên, Avon đã thất bại trong việc tìm kiếm nguyên nhân thật sự bên trong vấn đề . Công ty đã cố gắng kỹ thuật số hóa việc kinh doanh ở các mảng: cho sales khả năng truy cập vào apps, thống nhất dữ liệu phụ trợ, và cắt giảm hàng tồn kho cũng như chi phí sản xuất.
Thế nhưng thay vào đó, kết quả nhận được là một thất bại lớn. Avon liên tục mất hàng ngàn nhân viên sales và hàng triệu đô la. Hóa ra vấn đề không nằm ở phần kỹ thuật số mà nằm ở khâu bán hàng. Công ty muốn giúp các đại diện bán hàng của mình tạo mối liên hệ hơn với khách hàng, nhưng kết quả là tạo ra nhiều thủ tục rườm rà ngăn cách giữa họ hơn. Điều này đã phá hủy trải nghiệm cốt lõi.
Biện pháp: Thảo luận ở mọi cấp độ
Để tránh phạm phải sai lầm này, công ty cần phải đưa vào thảo luận với tất cả những ai sẽ sử dụng công nghệ này, ý kiến từ những người có liên quan sẽ giúp đưa ra quyết định. Trông có vẻ như việc tập trung nhiều ý kiến từ tất cả các nguồn như vậy sẽ làm ‘nhiễu sóng’ thông tin, nhưng vẫn tốt hơn khi đến cuối quá trình ứng dụng mới có chúng. Cách làm này sẽ tránh được trường hợp người dùng phàn nàn rằng hệ thống ERP đã không đáp ứng được những họ cần.
Lỗi thứ 2: Chọn lựa nhà cung cấp không phù hợp
Sau khi bạn đã tìm ra được những vấn đề cần phải được cải thiện, bước tiếp theo là chọn một nhà cung cấp (hay là một công ty) để đem đến giải pháp đó. Điều này đồng nghĩa với việc đây là nơi bạn sẽ tiêu tốn hàng ngàn đô la và hàng tram giờ để làm việc với họ - vì vậy đừng coi thường bước này.
Những nhà cung cấp thường có mức dự đoán về thời gian cung cấp, dịch vụ cung cấp và chi phí khác với doanh nghiệp. Không hẳn là họ sai nhưng nếu bạn không tìm đúng người có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn, rất có thể cuối cùng bạn sẽ không vừa ý với kết quả. Đó là lý do vì sao chỉ có 40% doanh nghiệp cảm thấy hài lòng với nhà cung cấp.
Khi bắt đầu lựa chọn, những cái tên Microsoft, SAP, Oracle sẽ thường xuyên đập vào mắt bạn bởi vì đây là các thương hiệu lớn có vẻ như đang chiếm giữ thị trường. Nhưng đại dương luôn có nhiều cá hơn như vậy.
Biện pháp: Đừng hoàn toàn tin tưởng vào những gì đọc được
Hãy bắt đầu với nhiều sự lựa chọn, từ những tên tuổi lớn đến những nhà cung cấp nhỏ hơn. Việc này sẽ cho bạn cái nhìn tốt hơn những kỳ vọng của công ty vào hệ thống ERP. Tư vấn của họ sẽ cung cấp cho bạn những đo lường thực tế về hàng loạt các loại ‘bẫy’ mà bạn có thể sa vào trong quá trình triển khai. Đồng thời, họ cũng sẽ tư vấn từng kế hoạch để tránh các ‘bẫy’ này nữa.
Những nhà cung cấp tốt luôn có những cam kết chắc chắn được ghi lại trên giấy tờ và dữ liệu để bạn theo dõi được tiến trình bất kể những sai lầm trên đường đi. Nhà cung cấp còn cho bạn ý tưởng rõ ràng về những buổi huấn luyện. Doanh nghiệp ứng dụng ERP thường phàn nàn vì nhân viên không thể làm quen với hệ thống mới. Một phần nguyên nhân là do thiếu lòng tin vào sự thay đổi, cái này thì cần phải có phương pháp quản trị sự thay đổi. Nhưng bạn có thể vượt qua vấn đề kỹ năng này bằng một chương trình huấn luyện tốt.
Lỗi thứ 3: Ứng dụng kém và kết quả mờ nhạt
Ứng dụng kém và kết quả mờ nhạt gắn liền với nhau. Khi nhân viên của bạn không sử dụng hệ thống ERP như công ty dự định thì đương nhiên ban lãnh đạo sẽ không thấy được những ích lợi mà họ mong đợi. Như đã thảo luận phía trên, một phần của nguyên do có thể là vấn đề của huấn luyện, nhưng phần còn lại là gì?
Cùng với cảm giác không thoải mái với hệ thống mới, nhân viên có thể cũng không được khuyến khích sử dụng. Có khả năng hệ thống cũ vẫn tồn tại và họ cảm thấy thoải mái với nó hay kết quả làm việc với nó tốt hơn hệ thống mới. Cũng có khả năng bạn đã không huấn luyện đầy đủ cho quản lý, nên khi nhân viên cần được giúp đỡ hay hỗ trợ thì cũng chẳng biết tìm ở đâu. Khả năng cuối cùng là họ không được giải thích cách sử dụng hệ thống sẽ ảnh hưởng lên phần còn lại của công ty, nên không có được cái nhìn tổng quát về bức tranh lớn.
Biện pháp: Nhân viên là ưu tiên hàng đầu
Mục đích của việc ứng dụng ERP là cắt giảm chi phí và gia tăng năng suất. Thay vì biến hệ thống mới thành một kiểu ‘việc nhà’, bạn nên làm việc với nhân viên để biết chính xác họ cần gì, có như vậy thì hệ thống mới thực sự làm việc cho bạn.
Công ty có thể cân nhắc lựa chọn làm việc với bên thứ ba nhằm giúp bạn vượt qua các vấn đề mà nhà cung cấp không có giải pháp. Những nhà tư vấn có kinh nghiệm luôn thấy được thất bại cũng như thành công khi triển khai dự án, họ sẽ đưa ra cách giải quyết tốt nhất cho nhân viên của bạn.
Bất kể bạn đã có lựa chọn gì trong quá trình, luôn nhớ rằng giữ liên kết với các cá nhân trong tập thể là cực kỳ quan trọng. Bằng việc thảo ra kế hoạch được mọi cổ đông đồng thuận và báo cho họ khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra, bạn đã bước đầu triển khai được hệ thống mà bạn kỳ vọng. Một kế hoạch tốt sẽ nâng khả năng có một dự án tốt và giảm rủi ro thất bại.
Bạn đang đau đầu với những rủi ro trong dự án ERP? Download ngay tài liệu “ ERP Implementation Risk: Identifying, Monitoring and Remediating Issues Throughout the Project to Ensure Success” để tìm giải pháp.
