Dựa trên những phương pháp thực tiễn tốt nhất, việc tạo ra một dự toán ngân sách tốt đòi hỏi nhiều hơn là việc chỉ thu thập những thông tin dự báo tài chính. Để có được sự liên kết giữa ngân sách và chiến lược, các doanh nghiệp cần tuân theo 6 bước sau:

Chu trình ngân sách

Các hoạt động quản lý cấp cao trong doanh nghiệp

Xác định những mục tiêu chủ chốt

Các nhà điều hành cần thực hiện là đặt ra những mục tiêu ngắn và dài hạn cho từng phân khúc của kế hoạch Ngoài ra, các nhà điều hành sẽ cũng sẽ ước định (đánh giá) cho việc đạt được từng mục tiêu.

Xác định các chiến lược và ảnh hưởng của các chiến lược đó

Tiếp theo, các nhà quản lý cấp cao nên:

Giải thích làm thế nào việc triển khai những chiến lược thích hợp sẽ cho phép doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra
Phân công và ghi chép phần trăm theo trọng lượng (mức ảnh hưởng) mà mỗi chiến lược chiếm khi đạt được mục tiêu đề ra.
Lưu ý phòng ban nào thích hợp để chịu trách nhiệm triển khai cho từng chiến lược.
Xác định làm thế nào để đánh giá sự thành công cho từng chiến lược.

Đưa ra các giả định

Những nhà quản lý cấp cao sẽ đưa ra các giả định chính và đánh giá những yếu tố trong môi trường hoạt động có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Các hoạt động quản lý việc vận hành

Phát triển chiến thuật và các ngân sách hoạt động cấp cao

Sau khi nhận bảng kế hoạch từ các nhà điều hành cấp cao, các quản lý phụ trách việc triển khai các chiến lược cụ thể nên ghi lại những mục sau:

Thước đo sử dụng để giám sát quy trình triển khai
Mức ảnh hưởng của từng chiến thuật
Người phụ trách tiến hành
Phạm vi thời gian
Tần số của các thước đo
Loại hình hoạt động
Chi phí và doanh thu ước tính cho việc thi hành từng chiến thuật.

Các hoạt động đánh giá quản lý

Đánh giá và giảm thiểu rủi ro

Trong việc đánh giá toàn bộ kế hoạch, các nhà quản lý cần xem xét những câu hỏi sau:

Kế hoạch có thực tế hay không?
Kế hoạch có hợp lý hay không?
Những rủi ro có thể gặp phải và làm thế nào để xử lý chúng?
Khi nào bạn sẽ tiến hành khắc phục các chênh lệch?
Doanh nghiệp có những kế hoạch dự phòng nhằm đối mặt với những rủi ro lớn không?

Kiểm tra, hòa thiện và hoàn chỉnh toàn bộ kế hoạch

Bước cuối cùng là đi đến thỏa thuận về việc sửa đổi các chiến thuật và các chi phí/doanh thu được ấn định cho từng hoạt động. Một khi được hoàn thành, bản kế hoạch giờ đây được xem là điểm khởi đầu cho việc phân tích cụ thể các ngân sách (nếu cần thiết). Các chi phí và doanh thu bậc cao từ bản kế hoạch sẽ trở thành các mục tiêu ngân sách.

***

Trong thời đại phát triển ngày nay, đó không phải là một động thái đúng đắn khi các doanh nghiệp hoạt động một cách thủ công, đặc biệt là đối với những quy trình hoạt động cốt lõi. Tìm hiểu đầy đủ hơn vấn đề này ở tài liệu "6 bước kết nối chiến lược với ngân sách".