Theo thống kê, có đến 86% bộ phận kế toán phải trả (accounts payable, AP) vẫn đang xử lý hóa đơn hoàn toàn thủ công¹. Điều này không chỉ tốn thời thời gian và công sức của nhân viên, mà còn tiêu hao đáng kể các nguồn lực khác của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, quy trình thủ công còn cản trở doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội chiến lược, tạo ra giá trị gia tăng cao hơn.
Không ít doanh nghiệp hiện vẫn loay hoay với quy trình thủ công, gồng mình xử lý khối lượng tài liệu khổng lồ mỗi ngày. Trong môi trường làm việc tập trung, việc này đã là một thách thức, nay khi xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, bài toán càng trở nên nan giải.
Bộ phận Kế toán phải xử lý cả những hóa đơn từ đồng nghiệp, nhà cung cấp, đối tác ở khắp mọi nơi. Ngay cả khi tài liệu được số hóa, nếu thiếu một giải pháp quản lý hiệu quả, thông tin vẫn dễ dàng trở thành một mớ hỗn độn. Hậu quả dễ thấy nhất chính là chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.
Vậy, bên cạnh áp lực về khối lượng giấy tờ, quy trình xử lý hóa đơn thủ công còn tiềm ẩn những nút thắt nào khác?"
Đọc thêm: Sự thật bất ngờ về tự động hóa khoản phải trả mà bạn chưa biết
Nội dung
Chắc hẳn bạn đã từng gặp một trong những tình huống quen thuộc sau:
Quy trình thủ công tạo ra những nút thắt không mong muốn, gây ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của hoạt động. Càng chậm trễ thanh toán do quy trình lập hóa đơn không hiệu quả thì tổn thất lên doanh nghiệp càng gia tăng.
Theo Yooz, nhà cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình Thu mua-Thanh toán hàng đầu, chi phí để xử lý một hóa đơn giấy có thể giao động từ USD 3,8 đến USD 16,5 bao gồm các chi phí trực tiếp (giấy, mực, vận chuyển…) và gián tiếp (thời gian đóng gói, gửi thư hoặc chi phí thuê nhân sự nhập dữ liệu…)
Hãy cùng xem xét những số liệu thống kê sau để hiểu rõ hơn về vấn đề này:
Nguồn: Yooz, Tại sao phải tự động hóa các khoản phải trả.
Nhấp vào đây để xem toàn bộ thông tin.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp không chỉ chịu thiệt hại do các quy trình chậm trễ. Việc lập hóa đơn thủ công cũng có thể là tiền đề cho một rủi ro nghiêm trọng hơn: gian lận.
Đọc thêm: 6 dấu hiệu gian lận từ nhân viên khi khai báo chi tiêu
Theo ước tính của các chuyên gia tài chính Anh2, mỗi doanh nghiệp tại Anh mất hơn £295.000 mỗi năm (tương đương USD 373.000) do gian lận hóa đơn, trong đó phổ biến nhất là hình thức gian lận ủy quyền thanh toán.
Kẻ gian mạo danh các nguồn hợp pháp để lừa cá nhân và doanh nghiệp chuyển tiền.
Đọc thêm: Cách nhận biết và phòng ngừa email lừa đảo (scam email) hiệu quả
Đáng báo động hơn, trong năm 20213, 16,8% trong tổng số £77 triệu bị lừa đảo đến từ các vụ giả mạo CEO (hoặc các cấp quản lý khác trong công ty nạn nhân). Tổng giá trị của các vụ lừa đảo giả danh đã tăng 11% từ £11,6 triệu vào năm 2021 lên £12,9 triệu vào năm 2022, cho thấy xu hướng ngày càng tinh vi và nguy hiểm của loại hình gian lận này.
Ngay cả những tập đoàn lớn, “ông trùm” công nghệ như Meta (Facebook) và Google4 cũng không tránh khỏi những phi vụ lừa đảo tinh vi này. Một vụ việc chấn động đã xảy ra vào năm 2019, một người đàn ông đã mạo danh thành nhà cung cấp phần cứng, sử dụng một loạt hóa đơn, hợp đồng, con dấu giả mạo để qua mặt cả hai tập đoàn. Kết quả là từ 2013 đến năm 2015, Google và Facebook đã thiệt hại hơn 100 triệu USD.
Tiếp theo là vấn đề về tuân thủ!
Việc tuân thủ các quy định hiện hành là một thách thức khó nhằn đối với bộ phận AP. Họ không chỉ phải chú tâm đến từng chi tiết và các quy định về thuế nghiêm ngặt mà còn phải làm đúng với những yêu cầu do nhà cung cấp, quy trình kiểm toán nội bộ đặt ra.
Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả khôn lường. Không ai muốn xử lý các tình huống số tiền thanh toán sai lệch so với hóa đơn, hoặc thậm chí mất hóa đơn, chứng từ trong quá trình kiểm toán. Điều này đòi hỏi bộ phận AP phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đề cao tinh thần trách nhiệm và tuân thủ nghiêm ngặt mọi tiêu chuẩn báo cáo
Đọc thêm: TRG Talk Virtual - Biến tuân thủ thành cơ hội thay vì gánh nặng
Nhưng tuân thủ không chỉ đơn thuần là tránh vi phạm pháp luật mà còn là lá chắn vững chắc chống gian lận, nâng cao tính minh bạch và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối trong quy trình xử lý hóa đơn và quản lý tài chính. Nói cách khác, tuân thủ chính là nền tảng cho sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, một hệ thống quản lý hóa đơn hiện đại, hiệu quả không thể thiếu các tính năng hỗ trợ tối đa cho nhu cầu kiểm toán và tuân thủ.
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn được phát triển như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Về cơ bản, tự động hóa là tận dụng các công nghệ tiên tiến để tối ưu quá trình từ khâu nhận hóa đơn cho đến khi hoàn thành thanh toán. Thay vì các thao tác thủ công rườm rà, tự động hóa cho phép chuyên viên AP giảm thiểu tối đa sai sót, đồng thời giúp họ tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, tăng khả năng hiển thị và đảm bảo tuân thủ.
Những công nghệ then chốt thúc đẩy tự động hóa:
Chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh nổi tiếng đến từ Mỹ, Five Guys, đã lựa chọn Yooz để tự động hóa quy trình Thu mua – Thanh toán (procure-to-pay, P2P) cho chi nhánh Five Guys tại Anh. Quyết định này được đưa ra nhằm mục đích tự động hóa toàn bộ chức năng kế toán phải trả (AP) bằng công nghệ tiên tiến của Yooz, bao gồm tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA), machine learning và Trí tuệ nhân tạo (AI).
Đọc thêm: Tự động hoá quy trình Thu Mua - Thanh Toán (P2P) với giải pháp từ Yooz
Công nghệ OCR của Yooz đã giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hóa đơn của Five Guys từ vài tuần xuống còn vài ngày. Khả năng tích hợp liền mạch giữa Yooz và Sage X3, được thực hiện bởi đội ngũ Yooz chỉ trong hai tuần, đã đáp ứng đúng nhu cầu vận hành đa địa điểm của Five Guys. Kết quả là hơn 90% hóa đơn của Five Guys hiện đã được tự động hóa.
Dự kiến, chi nhánh Five Guys tại Tây Ban Nha và Đức cũng sẽ triển khai Yooz như một phần trong kế hoạch mở rộng. Giải pháp ước tính sẽ giúp tự động hóa hơn 4.000 tài liệu hóa đơn mỗi tháng.
Tìm hiểu thêm về Yooz qua webinar “Xu hướng giải pháp P2P năm 2025: Tối ưu chi phí, gia tăng giá trị”
“Tự động hóa quy trình lập hóa đơn với Yooz giúp đảm bảo tính bảo mật và tăng khả năng hiển thị về mọi hoạt động hàng ngày tại tất cả các nhà hàng của chúng tôi tại Anh và Tây Ban Nha. Chúng tôi rất ấn tượng về tốc độ tích hợp giữa Yooz với Sage X3 và cách công nghệ OCR đã giúp giảm thời gian xử lý hóa đơn. Hiện chúng tôi đang lên kế hoạch với Yooz để triển khai phần mềm tại Đức.”
Jen KIM
Giám đốc tài chính
“Đội ngũ của Yooz thấu hiểu những yêu cầu đặc thù của ngành dịch vụ F&B. Yooz hiện hiện đang là đối tác được hơn 1.000 doanh nghiệp nhà hàng và khách sạn toàn cầu tin tưởng. Các tính năng quản lý đa địa điểm đem đến cho bộ phận quản lý khả năng nắm bắt mọi thông tin, thực trạng chi phí và vận hành tại từng chi nhánh khiến Yooz trở thành lựa chọn hoàn hảo cho Five Guys UK.”
Magali MICHEL
Giám đốc Yooz
Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng để tự động hóa? TRG International có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm giải pháp phù hợp nhất. Hãy chia sẻ mối quan tâm của bạn với TRG bằng cách yêu cầu tư vấn demo ngay hôm nay!
Nguồn:
1. https://www.quadient.com/en/blog/86-accounting-teams-rely-manual-invoice-data-entry
2. https://internationalbanker.com/technology/every-organisation-should-be-aware-of-invoice-scams/
3. https://www.pinsentmasons.com/out-law/news/uk-finance-report-shows-persisting-risk-invoice-ceo-fraud-businesses
4. https://www.npr.org/2019/03/25/706715377/man-pleads-guilty-to-phishing-scheme-that-fleeced-facebook-google-of-100-million