Trong những bài viết gần đây, chúng ta đã thảo luận về vai trò quan trọng của việc quản lý công nợ phải trả (Accounts payable – AP). Tự động hóa quản lý công nợ phải trả, quy trình làm việc tự động, và hóa đơn điện tử từ lâu đã là giải pháp cho các vấn đề AP thường gặp trong tài khoản phải trả do lỗi của con người. Mặc dù tự động hóa AP có thể cải thiện quản lý tài khoản phải trả và quản lý tài chính một cách hoàn chỉnh, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các quy trình thủ công.

Vậy lý do là gì? Có những trở ngại nhất định trong việc tự động hóa quản lý tài khoản phải trả, do đó hiểu được những trở ngại này là một bước quan trọng trong việc khắc phục chúng.

Những trở ngại trong áp dụng tự động hóa quản lý nợ phải trả

Khảo sát năm 2012 cho thấy lý do chính mà doanh nghiệp là không sẵn lòng áp dụng tự động hóa AP (accounts payable automation) do thiếu ngân sách cho hệ thống này. Họ nghĩ tự động hóa xử lý tài khoản phải trả người bán không phải là một sự đầu tư đáng giá do phải tốn thời gian và công sức để xây dựng một hệ thống toàn diện, và sẽ cần nhiều thời gian để hệ thống tự động hóa AP mang lại lợi nhuận. Thiếu hợp tác giữa các nhà cung cấp và doanh nghiệp, các tiêu chuẩn và quy tắc khác nhau trong việc lập hóa đơn và thu thập dữ liệu cũng cản trở việc thực hiện thành công tự động hóa xử lý tài khoản phải trả người bán. Chưa kể đến việc chống đối sự thay đổi trong tổ chức thường gặp khi áp dụng hệ thống mới.

Ngay cả khi doanh nghiệp quyết định áp dụng tự động hóa, thiếu hiểu biết về các giải pháp hiện tại, chức năng và yêu cầu hệ thống của các giải pháp đó thường là lý do tại sao tự động hóa không được thực hiện thuận lợi. Do vậy, tự động hóa AP nên được thực hiện từng bước, từ nền tảng cơ bản đến các giải pháp tiên tiến nhất. Các doanh nghiệp lại thường quá nôn nóng và tiến hành tự động hóa AP ở cấp độ trung gian hoặc cao hơn và bỏ qua những giai đoạn căn bản ban đầu. Điều này có thể dẫn tới nhiều sai sót hơn trong hệ thống quản lý công nợ phải trả.

Tiến hành tự động hóa quản lý nợ phải trả

Hiểu rõ hệ thống quản lý công nợ phải trả hiện tại: Doanh nghiệp xác định và đánh giá hệ thống AP hiện tại của họ trước khi phát triển một tầm nhìn, mục tiêu mới cho hệ thống AP mong đợi. Xem xét hệ thống hiện có, nghiên cứu các chi phí của hệ thống quản lý công nợ phải trả hiện tại, và phân tích các vấn đề cố hữu trong quy trình xử lý tài khoản phải trả là những bước cần thiết trước khi thiết lập mục tiêu cho hệ thống mới. Doanh nghiệp cũng nên chú ý đến các chính sách của họ về quy trình công việc xử lý tài khoản phải trả người bán.

Tiến hành từng bước: Hiểu thấu đáo về từng phần của quy trình xử lý tài khoản phải trả, như là cách nhận/ trả hóa đơn. Khi nhận hóa đơn, doanh nghiệp có thể kiểm soát hóa đơn giấy tờ bằng việc scan hóa đơn, sử dụng hóa đơn điện tử, trích lọc thông tin từ hình ảnh kỹ thuật số của hóa đơn. Bước cải thiện này khá đơn giản, không đòi hỏi đào tạo hoặc thay đổi tổ chức nhiều. Bước tiếp theo doanh nghiệp có thể tiến hành là cho phép tự động hóa quy trình làm việc: từ khâu xác nhận hóa đơn để phê duyệt. Tự động hóa cần cho phép các nhà quản lý theo dõi tình trạng thanh toán, quản lý chi phí đi lại và giải trí dễ dàng hơn, và cải thiện tính minh bạch của tài chính và nợ phải trả. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ các loại thanh toán điện tử.

Theo dõi tiến trình tự động hóa AP: Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicators–KPIs) và sử dụng chúng thường xuyên để theo dõi, đo lường, quản lý chi phí và cải thiện hiệu suất trong xử lý tài khoản phải trả. So sánh với các doanh nghiệp khác đang trong quá trình tự động hóa AP hoặc đã tự động hóa có thể giúp doanh nghiêp hiểu rõ về những gì có thể thực hiện tốt hơn, những gì doanh nghiệp đang thực hiện tốt.

Quản lý sự thay đổi: Điều quan trọng là biết được những nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi và đào tạo đầy đủ cho họ Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần xác định và nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan từ các phòng ban khác và các nhà cung cấp trong quá trình tự động hóa này.

Hiểu giá trị lâu dài của hệ thống AP tự động: Đảm bảo hệ thống AP tự động đủ linh hoạt để thích ứng theo thời gian và có thể được tích hợp dễ dàng vào hệ thống tài chính và các hệ thống ERP khác mà vẫn đáp ứng được yêu cầu quy định.

Lựa chọn hệ thống AP thích hợp cho doanh nghiệp: Có rất nhiều sự lựa chọn cho hệ thống AP tự động; chọn ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp đòi hỏi nghiên cứu, như là đọc các bài báo cáo, xem xét các chuẩn so sánh, tham gia các hội thảo liên quan.Các doanh nghiệp thường không nhận thức hết hoặc không hiểu rõ về hệ thống AP, quy trình xử lý hóa đơn và các công cụ thanh toán điện tử. Có kiến thức trong lĩnh vực quản lý tài khoản phải trả là rất quan trọng để khai thác tối đa các công nghệ tự động hóa AP.

***

Đây là bài viết cuối cùng trong loạt bài về quản lý công nợ phải trả. Hãy tải xuống tài liệu “Cách quản lý công nợ phải trả hiệu quả nhất”để có một cái nhìn hoàn thiện hơn về vấn đề này!