Lập ngân sách là một bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch tài chính cho bất kỳ doanh nghiệp nào, trong đó có cả doanh nghiệp khách sạn. Ngân sách là nền tảng đảm bảo doanh nghiệp bạn đạt được các mục tiêu chiến lược.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những yếu tố một ngân sách khách sạn cần phải có, quy trình lập ngân sách, các phương pháp cũng như các mẹo thực hành để bạn có thể phân bổ ngân sách hiệu quả.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Mục lục:
II. Khi nào phải lập ngân sách khách sạn?
III. Tại sao khách sạn cần lập ngân sách?
IV. Làm thế nào để lập ngân sách khách sạn?
V. Tối đa hóa doanh thu với các giải pháp Quản lý Khách sạn của TRG
Ngân sách đóng vai trò như một lộ trình tài chính toàn diện cho khách sạn, bao gồm chi tiết các khoản thu và chi dự kiến trong một khoảng thời gian (thường là một năm). Ngân sách thường bao gồm nhiều nguồn thu khác nhau như đặt phòng, đồ ăn, thức uống, các dịch vụ bổ sung cũng như chi phí vận hành, tiếp thị và vốn đầu tư.
Kế hoạch tài chính chiến lược này giúp định hướng cho quá trình ra quyết định, đảm bảo đáp ứng đúng với các mục tiêu ngắn và dài hạn của doanh nghiệp.
Khám phá trang tài nguyên của TRG dành riêng cho ngành khách sạn tại đây.
Mùa lập ngân sách của khách sạn thường bắt đầu vào tháng 10 xuyên suốt tháng 12. Trong thời gian này, bộ phận tài chính của khách sạn sẽ lên kế hoạch tài chính và hoạt động cho năm sau.
Khoảng thời gian ba tháng quan trọng này tạo tiền đề cho các quy trình vận hành, đầu tư và chiến lược cũng như tạo cơ hội để điều chỉnh định biên nhân sự và đưa ra các sáng kiến nhằm tăng lượng đặt phòng khách sạn.
Đọc thêm: Tối ưu hóa quản lý ngân sách doanh nghiệp: Nên dùng phần mềm hay không?
Ngân sách không chỉ đơn giản là tính toán thu chi mà còn là một công cụ chiến lược đa năng, cung cấp một khuôn khổ tiêu chuẩn về doanh thu, cho phép các chủ khách sạn đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ.
Ngân sách giúp khách sạn tối ưu hóa nguồn lực, lợi nhuận và cho phép phân bổ vốn hợp lý đến nơi sẽ tạo ra lợi tức đầu tư lớn nhất. Hơn nữa, bổ sung các quỹ dự phòng vào ngân sách còn giúp chủ khách sạn chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ như các vấn đề bảo trì đột xuất.
Về bản chất, ngân sách là lộ trình định hướng quyết định và hành động vì vậy doanh nghiệp không nên bỏ qua hoặc đánh giá thấp quy trình lập ngân sách.
Đọc thêm: Kempinski nâng cao năng lực hệ thống báo cáo tài chính với Infor EPM
Một ngân sách hiệu quả cần được triển khai theo cách có hệ thống: thu thập dữ liệu hiệu suất, thiết lập mục tiêu, dự báo thu nhập, phân bổ nguồn lực, giám sát liên tục và hoàn thiện kế hoạch thực hiện.
Quá trình lập ngân sách của khách sạn nên bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu chi tiết từ những năm trước, bao gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như tỷ lệ lấp đầy phòng, giá trung bình hàng ngày (ADR), doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR) và chi phí dùng để thu hút khách hàng.
Đọc thêm: Loại bỏ Excel: Xu hướng hiện đại của các CFO
Ngoài ra, khách sạn cũng nên thu thập cả điểm hài lòng của khách hàng, đánh giá trực tuyến và phản hồi từ khách để hiểu sâu hơn về các yếu tố cần được chú ý và cải thiện, chẳng hạn như chất lượng dịch vụ, mức độ sạch sẽ hoặc tiện nghi.
Các lượt đánh giá trực tuyến cung cấp nhiều thông tin hữu ích về thị hiếu của du khách. Nếu họ liên tục đề cập đến việc phải chờ đợi lâu để nhận hoặc trả phòng, có thể khách sạn cần phải đầu tư thêm nhân viên lễ tân hoặc triển khai các giải pháp công nghệ để đẩy nhanh quy trình.
Bằng cách xem xét cả dữ liệu tài chính và chất lượng, khách sạn có thể tạo ra ngân sách toàn diện và chính xác hơn.
Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (mô hình SMART) là rất quan trọng.
Ví dụ: nếu chiến lược dài hạn của khách sạn là tăng lợi nhuận thì mục tiêu SMART có thể là "tăng doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR) lên 10%". Mục tiêu này cụ thể (tăng RevPAR), đo lường được (10%), có thể đạt được (dựa trên điều kiện thị trường và dữ liệu trong quá khứ, phù hợp (phù hợp với chiến lược dài hạn của khách sạn) và có thời hạn (trong năm tới).
Một ví dụ khác về mục tiêu SMART có thể là "giảm 15% mức tiêu thụ năng lượng". Mục tiêu này cụ thể (giảm mức tiêu thụ năng lượng), có thể đo lường được (15%), có thể đạt được (thông qua thực hiện các biện pháp hoặc công nghệ tiết kiệm năng lượng), phù hợp (với các sáng kiến bền vững) và có thời hạn (trong năm tới).
Những mục tiêu này là tiêu chuẩn để thành công và cung cấp nền tảng đánh giá hiệu quả cho các chiến lược lập ngân sách và phân bổ nguồn lực.
Để đưa ra dự báo doanh thu chính xác, chủ khách sạn nên xem xét nhiều yếu tố khác nhau như dữ liệu trước đây, xu hướng thị trường và các kế hoạch marketing hoặc bán hàng.
Phân tích dữ liệu trước đây giúp xác định xu hướng và các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu. Ví dụ: nếu một khách sạn liên tục có tỷ lệ lấp đầy và tỷ lệ sử dụng phòng trung bình hàng ngày trong một tháng ở mức cao thì khách sạn đó có thể dự đoán tỷ lệ tương tự trong năm tới.
Xu hướng thị trường cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc dự báo doanh thu. Bằng cách cập nhật các xu hướng của ngành và điều kiện thị trường, các chủ khách sạn có thể dự đoán những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp. Ví dụ: nếu nhu cầu đi công tác hoặc du lịch giải trí tăng cao trong một mùa cụ thể, các khách sạn có thể sửa đổi dự báo doanh thu của mình để phản ánh những xu hướng này.
Đọc thêm: Quản trị doanh thu khách sạn ngày nay đang thay đổi như thế nào?
Các kế hoạch marketing hoặc bán hàng cung cấp thông tin về mọi chương trình khuyến mãi, chiến dịch quảng cáo hoặc sự kiện sắp tới có thể thu hút nhiều khách hơn và tăng doanh số bán hàng.
Để dự đoán chính xác đòi hỏi phải dùng đúng kỹ thuật quản lý doanh thu hiệu quả. Việc thường xuyên xem xét và điều chỉnh dự báo doanh thu dựa trên thực tế có thể giúp nâng cao quy trình lập ngân sách đáng kể và giúp các chủ khách sạn đi đúng hướng mình đã đặt ra.
Một trong những hạng mục mà khách sạn nên xem xét là marketing, bao gồm các khoản đầu tư vào tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), quảng cáo cho mỗi lần nhấp chuột (PPC) và marketing qua mạng xã hội nhằm giúp tăng độ nhận diện của khách sạn, thu hút thêm khách tiềm năng cũng như tăng số lượt đặt phòng.
Theo khảo sát của SiteMinder, các chủ khách sạn nhấn mạnh tầm quan trọng của một chiến lược digital marketing (tiếp thị kỹ thuật số) và độ nhận diện thương hiệu trực tuyến, tin rằng đầu tư vào những lĩnh vực này giúp thúc đẩy thành công.
50% người tham gia khảo sát đánh giá việc quản lý chiến lược, thúc đẩy doanh thu là ưu tiên hàng đầu của họ, và các hoạt động digital marketing là ưu tiên thứ hai. Điều thú vị là các chủ khách sạn đã đề cập rằng họ sẽ phân bổ một phần ngân sách cho việc đào tạo và tuyển dụng, báo hiệu cho xu hướng hướng đầu tư vào các kỹ năng như SEO.
Một hạng mục khác cũng cần xem xét là duy trì hoặc nâng cấp cơ sở vật chất, tiện nghi của khách sạn nhằm đảm bảo tính cạnh tranh và thu hút khách.
Cuối cùng, các khách sạn nên xem xét phân bổ kinh phí để nâng cấp công nghệ, bao gồm đầu tư vào hệ thống quản lý vận hành (PMS) hoặc phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và trải nghiệm tổng thể của khách.
Chia nhỏ việc phân bổ có thể giúp khách sạn có thấu hiểu hơn về các nhu cầu cụ thể, đảm bảo nguồn lực được phân bổ hiệu quả và các lĩnh vực có ảnh hưởng nhiều nhất đến sự thành công của khách sạn nhận được đầu tư phù hợp.
Ngân sách là tài liệu sống đòi hỏi sự quan tâm và điều chỉnh liên tục. Vì vậy, quản lý cần tiến hành đánh giá thường xuyên hàng tháng hoặc hàng quý để xem xét hiệu quả sử dụng ngân sách so với mục tiêu đã đề ra.
Bằng cách thường xuyên theo dõi và điều chỉnh ngân sách, chủ khách sạn có thể đảm bảo đạt được các mục tiêu tài chính, tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng, nhờ đó phản ứng nhanh hơn với những điều kiện và xu hướng thị trường đang thay đổi.
Ngân sách sau khi hoàn thiện cần được phổ biến đến mọi trưởng bộ phận để thực hiện. Người quản lý cũng cần phải đảm bảo rằng nhân viên của hiểu rõ trách nhiệm của mình và các chỉ số hiệu suất mà họ sẽ được đánh giá thông qua ngân sách.
Khách sạn cũng cần phải có kênh liên lạc chính thống, minh bạch để giải quyết mọi thắc mắc phát sinh, đồng thời thu hút sự tham gia của các trưởng bộ phận trong giai đoạn hoàn thiện để thu thập thêm ý kiến đóng góp hoặc sáng kiến hữu ích. Nhờ đó thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và trao quyền để mọi người cùng đóng góp vào thành công chung của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc cung cấp cho các trưởng bộ phận cái nhìn toàn diện về ngân sách cho phép họ điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp với mục tiêu tài chính chung của khách sạn.
Sau khi ngân sách đã được quyết toán và phân bổ, quản lý cần thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ để đảm bảo có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra cũng như kịp thời điều chỉnh nếu cần để đảm bảo không bị vượt ngân sách.
Các giải pháp Quản lý Khách sạn toàn diện do TRG International cung cấp hứa hẹn sẽ giúp các chủ khách sạn tối đa hóa doanh thu và chuẩn hóa hóa quy trình quản lý từ tài chính đến vận hành.
Sau đây là các giải pháp được yêu thích do TRG cung cấp:
Để tìm hiểu thêm cách thức hoạt động của các giải pháp Quản lý Khách sạn nêu trên, hãy yêu cầu bản demo ngay hôm nay!