Theo nghiên cứu bởi Hackett Benchmark, các doanh nghiệp dành trung bình 25.000 ngày công cho việc lên kế hoạch và đánh giá hiệu suất cho mỗi 1 tỷ USD doanh thu. Một nghiên cứu khác bởi KPMG cho thấy quá trình lập ngân sách tiêu tốn 20-30% thời gian của các nhà quản lý và điều hành. Hơn nữa, các chuyên gia tư vấn tại Horvath và Partner ở Đức ghi chép rằng các nhà điều hành dành ít nhất 50% khả năng của họ vào quy trình lên kế hoạch và lập ngân sách. 

Tuy nhiên, theo dữ liệu được trích dẫn bởi Kaplan và Norton - hai người sáng lập ra Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard), 60% các doanh nghiệp đã không kết nối chiến lược với các ngân sách của họ. Điều đó đồng nghĩa rằng các ngân sách thường xuyên được thiết kế không dựa trên nguồn lực có sẵn và các chiến lược mà ngân sách đáng lẽ phải hỗ trợ, do đó cản trở những nỗ lực của doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu mong đợi. Trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động và phức tạp, quá trình lập ngân sách theo kiểu truyền thống đó đã được chứng minh là không linh động và kém hiệu quả.

Các doanh nghiệp cần phải quản lý ngân sách dựa trên mối liên hệ đối với các quy trình khác của doanh nghiệp.

Trong thế giới phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải xử lý rất nhiều ưu tiên khi điều hành hoạt động doanh nghiệp như giám sát các giao dịch tài chính, đánh giá hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, xác nhận báo cáo tài chính, tiến hành khoá sổ kế toán và hợp nhất dữ liệu tài chính kịp thời. Vì vậy, không ngạc nhiên khi các CFO luôn đặt mục tiêu khoá sổ và lập báo cáo tài chính một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. 

Trong thế giới phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải sắp xếp những ưu tiên khi điều hành hoạt động doanh nghiệp, như giám sát các giao dịch tài chính, đánh giá hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, xác nhận báo cáo tài chính, tiến hành đóng sổ và hợp nhất dữ liệu tài chính kịp thời. Vì vậy, không ngạc nhiên khi các CFOs luôn đặt mục tiêu hàng đầu vào việc đóng sổ và tuân thủ các nguyên tắc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Việc đóng sổ tài chính hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

Truy cập thông tin tài chính nhanh hơn

Lập kế hoạch và lên ngân sách cung cấp một cái nhìn sâu sắc để quản lý rủi ro, thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp cũng như giá trị cổ đông vào đưa ra các quyết định chiến lược. Sử dụng một mô hình kinh doanh như là một nền tảng của quá trình lên kế hoạch cho phép sự phát triển của các mục tài khoản, thời gian được chia theo năm/quý/tháng và lưu trữ các số liệu hiện tại/ngân sách/dự báo cũng những dữ liệu quan trọng khác được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch. Doanh nghiệp nên tìm kiếm những giải pháp lên kế hoạch có khả năng cung cấp những mô hình kinh doanh linh hoạt mà có thể điều chỉnh được theo những yêu cầu kinh doanh của họ.

Một giải pháp lên kế hoạch hiệu quả có thể giúp loại bỏ nhiều công việc làm bằng tay và bảo đảm tính chính xác khi kết nối các báo cáo tài chính với những lộ trình được phân bổ. Chìa khóa cho những ứng dụng lên kế hoạch hiệu quả là khả năng tạo ra những kế hoạch tài chính và vận hành với ít công sức hơn, chính xác hơn và mức độ linh hoạt cao hơn để phản ánh sự thay đổi trong kinh doanh.

• Sự linh hoạt: cho phép khả năng lên kế hoạch thống nhất những giả định đa phương, việc rất cần thiết khi doanh nghiệp chuyển các định hướng kinh doanh từ ngắn hạn sang dài hạn
• Công nghệ: xúc tiến quá trình này bằng cách giảm vai trò của trung gian và cho phép người sử dụng tự phát triển và bảo trì các ứng dụng
• Sự cộng tác: tạo cơ hội cho sự cộng tác thông qua quá trình kết nối trên nền web đối với các kế hoạch và dữ liệu lưu trữ tại một trung tâm dữ liệu chung. Thông tin này có thể được sử dụng sau cho việc lập ngân sách, dự báo, báo cáo và phân tích.

Trong môi trường kinh doanh với nhu cầu ngày càng tăng, Giám đốc tài chính (CFO) phải cố gắng hoàn thiện những hoạt động tài chính cốt lõi và tìm cách nâng tài chính lên mức độ chiến lược. Trong đó, những thách thức bao gồm:

Gián đoạn quy trình trong hoạt động tài chính cốt lõi

Nhà lãnh đạo và quản lý tài chính phải đối đầu với nhiều thách thức về mặt quy trình, được xem như vấn đề nền tảng hay cốt lõi. Vận hành những quy trình này thường diễn ra không hiệu quả.

Những quy trình căn bản cần phải xem xét bao gồm: Mua -Thanh toán (Procure-to-Pay); Hợp đồng – Giao nhận (Contract-to-Collection); và Dịch vụ-Xuất hóa đơn (Service-to-Bill). Bên cạnh đó cũng có những mối lo ngại liên quan đến vấn đề quản lý dòng tiền. Những  quy trình lẽ ra phải được tự động hóa lại phải xử lý thủ công. Hoặc các khoản phải thu không đồng bộ với các khoản phải trả.

Trong việc lên kế hoạch, lập ngân sách và dự báo, những con số không luôn luôn thể hiện một bức tranh hoàn hảo hoặc chính xác. Khi ngân sách bị thu hẹp lại, những sai phạm nhỏ có thể dẫn đến việc tính toán sai, điều mà sau cùng phải được giải thích cho các giám đốc cấp cao hoặc tệ hơn là các nhà đầu tư. Hệ thống lập ngân sách có thể ngăn cản những tình huống như vậy bằng cách cung cấp những tính năng được xây dựng trước nhằm đảm bảo sự chính xác. Doanh nghiệp cần phải được hỗ trợ trong việc:

• Chỉ ra liệu một số liệu nên được xem như là tài chính hay phi tài chính
• Chuyển giao giữa các loại tiền tệ khác nhau
• Hiển thị phiên bản đa tiền tệ (số thực, ngân sách hoặc dự báo)
• Phân bổ các phần của ngân sách đến những bộ phận kinh doanh khác nhau
• Thực hiện từng bước các kế hoạch ngân sách theo định kỳ
• Tạo ra bảng lương và ngân sách tài sản chi tiết

Phần mềm lập ngân sách cho phép doanh nghiệp thiết kế bất kỳ ngân sách hay kế hoạch từ con số không, dựa trên dữ liệu quá khứ hay ngân sách/kế hoạch điều chỉnh liên tục. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp cải thiện được tính chính xác của công việc như tính toán, phân bổ, quy đổi tiền tệ và giảm lượng thời gian cần để làm những việc đó. Sử dụng tính năng quy trình làm việc được định sẵn và khả năng cảnh báo có thể bảo đảm rằng doanh nghiệp vẫn đang thực hiện đúng như tiến độ đã đề ra. Khi có một sự thay đổi nào đó, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi ngân sách và lưu vào cơ sở dữ liệu, theo đó hệ thống sẽ tự động cập nhật các con số và báo cáo ảnh hưởng bởi sự thay đổi đó.

Hệ thống dự báo cho phép doanh nghiệp tạo ra các dự báo chính xác về mặt thống kê, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các yêu cầu về hoạt động, thực hiện những thay đổi cần thiết và đạt được mục tiêu đề ra. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể thu gom các thông tin dự báo trước thường xuyên thông qua hệ thống Web, Excel hoặc từ hệ thống kinh doanh khác. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu dự báo, kiểm tra mức độ chính xác của những kế hoạch đã được nộp, và nhận được những cảnh báo tự động cho phép doanh nghiệp tự động định dạng vấn đề khi chúng xuất hiện và đưa ra hành động phù hợp.

Những doanh nghiệp nói chung bắt đầu một quá trình dự báo tin rằng việc luyện tập trước sẽ giúp họ tương thích các mong muốn, tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Cho dù được chuẩn bị kỹ tới mức nào, quá trình dự báo thường mang lại kết quả thiếu chính xác, đặt mục tiêu thấp và đạt được dễ dàng, được biết đến như là “sandbagging”. Kết quả thiếu chính xác xảy ra khi một doanh nghiệp đơn giản là tăng hoặc giảm kết quả của năm trước đó chỉ 1%, phớt lờ chi tiết và chỉ nhìn vào thông tin tổng kết, bóp méo ngân sách, hoặc thất bại trong việc tính đến ngoại lệ trong con số của năm trước đó. Hệ thống dự báo có thể dẫn đến việc dự đoán chính xác hơn bằng cách cung cấp tính năng bao gồm:

Chức năng của bộ phận tài chính trong các tổ chức hiện nay đòi hỏi một cách tiếp cận kép: cố gắng để trở nên hiệu quả trong chi phí và quy trình, đồng thời cung cấp thông tin chất lượng nhằm giúp cho quá trình đưa ra quyết định và quản lý hiệu năng. Bộ phận tài chính đang phát triển và hợp tác nhiều hơn với những bộ phận khác của doanh nghiệp để tạo ra nhiều giá trị hơn nữa.

Kết quả nghiên cứu từ Hiệp hội Kế toán Quản trị Công chứng Anh Quốc (CIMA) nêu ra những loại thay đổi đã xảy ra trong bộ phận tài chính 10 năm qua, bao gồm:

• Giảm chi phí
• Tái cấu trúc quy trình doanh nghiệp bằng sử dụng Trung tâm dịch vụ chia sẻ hay gia công
• Tăng cường tập trung vào sản phẩm và dịch vụ của tổ chức
• Tăng cường tập trung vào quá trình nội bộ trong toàn bộ tổ chức

Doanh nghiệp dựa hoàn toàn vào các bảng tính để đưa ra kế hoạch và ngân sách, bao gồm cả việc thu thập thông tin, lưu trữ và phân tích dữ liệu sử dụng mô hình giả định “nếu thì” thường có hiệu năng thấp nhất.

Hiệu năng doanh nghiệp cao nhất về độ chính xác ngân sách và khả năng sinh lời thường có được những tính năng được chuyên biệt có sẵn trong những ứng dụng độc lập cho phép tiến hành phân tích rõ ràng hơn.

Nhiều doanh nghiệp dựa vào bảng tính để chuẩn bị những báo cáo tài chính, lên kế hoạch, lập ngân sách và hợp nhất tài chính. Tuy nhiên, rõ ràng phương pháp tiếp cận này có nhiều thiếu sót. Những bảng tính không cung cấp dữ liệu kiểm toán đáng tin cậy để đảm bảo sự thống nhất về dự liệu, chưa kể đến việc chúng có thể gây ra rắc rối với những phiên bản khác nhau. Theo đó, bảng tính được xem như khó kiểm soát và gây nhiều chi phí không đáng có cho doanh nghiệp. Do đó, các tổ chức nên thay thế hệ thống bảng tính với giải pháp lên kế hoạch có khả năng loại bỏ sai sót từ việc sử dụng bảng tính trong khi vẫn có giao diện tương tự để đảm bảo sự phù hợp, minh bạch và chính xác.

Một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả và linh hoạt cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thu gom dữ liệu qua Internet và loại bỏ sai sót gây ra bởi việc nhập lại dữ liệu và làm việc với bảng tính. Dữ liệu nên được hợp nhất và trữ tại một trung tâm thông tin an toàn để đảm bảo rằng ai cũng có được nguồn thông tin đáng tin cậy và thông tin có thể được chia sẻ trong quá trình lên kế hoạch, lập ngân sách và dự báo.

Những doanh nghiệp hàng đầu có xu hướng cao gấp đôi trong việc triển khai những ứng dụng chuyên biệt cho quá trình lên kế hoạch và lập ngân sách hơn là dựa vào những tính năng có sẵn của giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, đáng chú ý hơn, trong một vài trường hợp, cả giải pháp độc lập và tách rời đều được sử dụng bởi những công ty hàng đầu thị trường.

Khả năng thỏa mãn nhu cầu báo cáo tài chính của doanh nghiệp dựa vào những tính năng của giải pháp được triển khai, khả năng tích hợp hệ thống và cả nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Một nhân tố khác nữa là kích cỡ và cấu trúc của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp nhỏ hay có cấu trúc đơn giản có thể không cần một công cụ hợp nhất trong khi với những tập đoàn đa quốc gia, có nhiều chi nhánh con, công cụ hợp nhất có thể là một sự xem xét quan trọng.